Faktura elektroniczna (e-faktura)
Faktura elektroniczna to faktura wystawiona, przesłana i otrzymana w formacie elektronicznym, z zapewnieniem autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. W polskim systemie podatkowym szczególną odmianą e-faktury jest faktura ustrukturyzowana wystawiana w KSeF.
Co jest, a co nie jest e-fakturą
PDF wysłany mailem jest fakturą elektroniczną, o ile spełnia wymogi autentyczności i integralności. Nie jest natomiast fakturą ustrukturyzowaną — ta ma z góry określony format XML i jest wystawiana za pośrednictwem KSeF.
- E-faktura: dowolny format elektroniczny spełniający wymogi ustawy o VAT.
- Faktura ustrukturyzowana: format XML zgodny ze strukturą logiczną publikowaną przez Ministerstwo Finansów.
- Skan faktury papierowej: obraz dokumentu, wymaga odczytu danych przez OCR lub IDR.
E-faktura w procesie
Sam format nie skraca obiegu. Efekt pojawia się wtedy, gdy dane z faktury automatycznie zasilają obieg faktur kosztowych i trafiają do systemu FK bez przepisywania.
Przykłady zastosowania
Dostawca przysyła fakturę PDF, system odczytuje dane i zakłada sprawę bez ręcznego wprowadzania.
Po przejściu na KSeF ten sam proces zasilany jest plikiem XML, a rozpoznawanie obrazu przestaje być potrzebne.
Najczęstsze pytania
Czy faktura PDF to faktura elektroniczna?
Tak, jeśli zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu.
Czy trzeba drukować e-faktury do archiwum?
Nie. Faktury elektroniczne przechowuje się w postaci elektronicznej przez wymagany okres, z zachowaniem możliwości odczytu i kontroli.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
