EZD RP – państwowy system EZD dla administracji
EZD RP to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją, który NASK rozwija na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji i udostępnia bezpłatnie, przede wszystkim jednostkom publicznym. Urząd prowadzi w nim czynności kancelaryjne: rejestruje przesyłki, zakłada sprawy, dekretuje, podpisuje i archiwizuje dokumenty. EZD RP jest następcą systemu EZD PUW.
Czym jest EZD RP i kto go rozwija
EZD to sposób prowadzenia dokumentacji opisany w instrukcji kancelaryjnej, a EZD RP to konkretny program, w którym ten sposób się realizuje. System wyrósł z doświadczeń EZD PUW, który Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku wdrażał od 2011 r. Dziś rozwija go NASK - Państwowy Instytut Badawczy, na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji. NASK udostępnia go na licencji freeware, więc jednostka nie płaci za licencję. Z systemu korzystają ministerstwa, oddziały KRUS, urzędy gmin, przedszkola, biblioteki i uczelnie. Według Ministerstwa Cyfryzacji w sierpniu 2026 r. pracowało na nim ponad 4 tys. urzędów i instytucji, wobec 1021 w grudniu 2024 r. Część wdrożeń sfinansowano ze środków KPO.
EZD RP a EZD PUW - co się zmieniło
Od 30 kwietnia 2024 r. EZD PUW nie jest udostępniany kolejnym jednostkom. Dotychczasowi użytkownicy mają wsparcie do 31 marca 2031 r., więc migracja nie musi być natychmiastowa, ale trzeba ją zaplanować. Według NASK narzędzia do przeniesienia danych z innych systemów klasy EZD powinien przygotować producent danego systemu.
Sam EZD RP działa w dwóch wariantach. Wariant A to dotychczasowy sposób pracy z modułami „Zadania” i „Biurko”. Wariant B porządkuje pracę wokół modułów „Do obsłużenia” i „Monitorowanie”, grupuje dokumenty i zadania w tzw. przestrzeniach i pozwala wystawiać zadania z poziomu sprawy, dokumentu albo innego zadania. Od 2025 r. nowe jednostki dostają wariant B, który docelowo ma zostać jedynym.
Jak działa EZD RP: chmura, instalacja lokalna i integracje
- Instalacja lokalna - system działa na serwerach jednostki, a jej dział IT odpowiada za aktualizacje, kopie zapasowe i bezpieczeństwo.
- SaaS - system działa w chmurze. Podmiotom administracji rządowej, a w projekcie Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego także uczelniom publicznym, NASK zapewnia bezpłatną infrastrukturę, a samorządy mogą korzystać z chmury innych dostawców na warunkach, które nie są centralnie uregulowane.
- ePUAP i e-Doręczenia - przesyłki elektroniczne trafiają do rejestru bez przepisywania, a pismo do adresata bez adresu do doręczeń elektronicznych można wysłać publiczną usługą hybrydową.
- KSeF - od początku 2026 r. system pobiera faktury zakupowe z KSeF i rejestruje je w rejestrze przesyłek wpływających. Integracja nie jest obowiązkowa.
- API - dostawcy oprogramowania dziedzinowego testują wymianę danych z EZD RP w bezpłatnej piaskownicy.
EZD RP obejmuje czynności kancelaryjne. Urząd ma jednak też procesy o innym charakterze: obieg faktur z opisem merytorycznym, umowy, wnioski kadrowe, e-usługi dla mieszkańców. Publiczne opisy projektów e-MSI w sektorze publicznym obejmują system do obsługi faktur, umów i wniosków dla Urzędu Miasta Grodzisk Mazowiecki, elektroniczny obieg dokumentów i e-usługi współpracujące z ePUAP w powiecie słubickim oraz obieg faktur i umów w Wodach Polskich, zautomatyzowany na platformie JobRouter®. Moduł JobePUAP monitoruje skrzynkę ePUAP i uruchamia procesy na podstawie wiadomości. Więcej na stronie cyfryzacja w administracji publicznej.
Czy EZD RP jest obowiązkowy
Na 24 września 2026 r. żaden przepis nie nakazuje używania akurat EZD RP. Jednostka może prowadzić dokumentację w innym systemie klasy EZD. Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada, że od 1 stycznia 2028 r. elektroniczne zarządzanie dokumentacją ma być obowiązkowe w całej administracji, ale to zapowiedź, a nie obowiązujące prawo. Rządowy projekt nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, rozpatrywany we wrześniu 2026 r. w komisjach sejmowych, ma określić wymagania dla systemów klasy EZD i sprawić, by odwzorowań cyfrowych pism papierowych nie można było kwestionować tylko z powodu ich cyfrowej formy.
Na co uważać przy wdrożeniu EZD RP
- Bezpłatna licencja nie oznacza bezpłatnego wdrożenia - czas ludzi, skanery, serwery lub chmura i szkolenia kosztują.
- Nieaktualny wykaz akt i instrukcja kancelaryjna przeniesione do systemu utrwalają stare błędy.
- Brak decyzji, które procesy zostają poza kancelarią, kończy się obiegiem faktur w arkuszach obok EZD.
- Odkładanie migracji z EZD PUW na ostatnie lata wsparcia zostawia mało czasu na testy i poprawki.
Przykłady zastosowania
Urząd wojewódzki korzysta z EZD RP w modelu SaaS na infrastrukturze NASK - nie kupuje serwerów, a kancelaria od pierwszego dnia rejestruje przesyłki z e-Doręczeń.
Starostwo z własną serwerownią instaluje EZD RP lokalnie. Informatyk planuje okna aktualizacji i kopie zapasowe, a referenci pracują w przeglądarce.
Faktura od dostawcy wystawiona w KSeF pojawia się w rejestrze przesyłek wpływających EZD RP bez udziału kancelarii. Sekretariat dekretuje ją do referatu księgowości.
Gmina pracująca na EZD PUW planuje przejście na EZD RP na 2027 r. Zaczyna od aktualizacji wykazu akt, słowników i struktury komórek, żeby nie przenosić bałaganu.
Dostawca systemu podatkowego dla samorządów testuje w piaskownicy API przekazywanie decyzji do akt sprawy w EZD RP, zanim urząd włączy integrację produkcyjnie.
Najczęstsze pytania
Co to jest EZD RP?
To państwowy system do elektronicznego zarządzania dokumentacją, rozwijany przez NASK na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji. Urzędy, szkoły, uczelnie i inne jednostki publiczne prowadzą w nim korespondencję i sprawy według instrukcji kancelaryjnej: rejestrują pisma, dekretują je, zakładają sprawy, podpisują i archiwizują dokumenty.
Czy EZD RP jest za darmo?
Licencja jest bezpłatna - NASK udostępnia system na licencji freeware. Płatne mogą być elementy wokół niego: serwery albo chmura innego dostawcy, skanery, praca informatyków i czas pracowników na wdrożenie. Podmioty administracji rządowej mogą korzystać z bezpłatnej infrastruktury SaaS zapewnianej przez NASK.
Czy EZD RP jest obowiązkowy?
Na 24 września 2026 r. nie. Żaden przepis nie nakazuje używania akurat EZD RP, a jednostka może wybrać inny system klasy EZD. Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada obowiązek elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji od 1 stycznia 2028 r., ale do czasu uchwalenia przepisów to tylko zapowiedź.
Czym się różni EZD PUW od EZD RP?
EZD PUW powstał w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim i był udostępniany innym urzędom. Od 30 kwietnia 2024 r. nie trafia do nowych jednostek, a wsparcie dla obecnych użytkowników trwa do 31 marca 2031 r. EZD RP to jego następca rozwijany przez NASK, z modelem SaaS i API dla systemów dziedzinowych. Integrację z KSeF przygotowano dla obu systemów.
Czy EZD RP integruje się z KSeF?
Tak. Od początku 2026 r. EZD RP pobiera faktury zakupowe z KSeF i automatycznie rejestruje je w rejestrze przesyłek wpływających, zarówno w modelu SaaS, jak i w instalacji lokalnej. Integracja nie jest obowiązkowa - najbardziej opłaca się tam, gdzie EZD RP jest głównym miejscem obsługi dokumentów zakupowych.
Czy EZD RP działa w chmurze?
Tak, w modelu SaaS. Podmiotom administracji rządowej, a w projekcie Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego także uczelniom publicznym, NASK zapewnia bezpłatną infrastrukturę chmurową. Samorządy mogą korzystać z chmury innych dostawców albo zainstalować system na własnych serwerach. Wtedy za aktualizacje, kopie zapasowe i bezpieczeństwo odpowiada dział IT jednostki.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
