eTeczka
eTeczka to elektroniczna teczka akt osobowych pracownika, w której dokumenty kadrowe są przechowywane w postaci cyfrowej wraz z metadanymi, uprawnieniami i historią zmian. Zastępuje papierowy segregator i pozwala prowadzić dokumentację pracowniczą wyłącznie elektronicznie.
Co daje e-Teczka działowi HR
- Komplet dokumentów jednego pracownika w jednym miejscu, z podziałem na części akt.
- Automatyczne przypomnienia o wygasających badaniach, szkoleniach i umowach.
- Dostęp pracownika do własnych dokumentów bez angażowania kadr.
- Gotowe paczki dokumentów na potrzeby kontroli.
Warunki formalne
Przeniesienie akt do postaci elektronicznej wymaga odwzorowania cyfrowego dokumentu papierowego i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Pracownika trzeba poinformować o zmianie postaci dokumentacji i o możliwości odbioru papierowych oryginałów. Szczegóły znajdziesz na stronie e-Teczka.
Przykłady zastosowania
Kadry uruchamiają e-Teczkę dla 400 pracowników i likwidują dwie szafy z segregatorami.
Pracownik pobiera zaświadczenie o zatrudnieniu z portalu samoobsługowego, bez maila do kadr.
Najczęstsze pytania
Czy e-Teczka jest zgodna z prawem?
Tak. Przepisy dopuszczają prowadzenie dokumentacji pracowniczej wyłącznie w postaci elektronicznej, przy zachowaniu wymogów integralności i podpisu odwzorowań.
Co zrobić z papierowymi oryginałami po digitalizacji?
Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o możliwości ich odbioru w wyznaczonym terminie, a dopiero potem może je zniszczyć.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
