ePodpis (podpis elektroniczny)
ePodpis to elektroniczny sposób potwierdzenia tożsamości podpisującego i integralności dokumentu. Rozporządzenie eIDAS wyróżnia podpis zwykły, zaawansowany i kwalifikowany — tylko ten ostatni ma w całej Unii Europejskiej skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Trzy poziomy podpisu elektronicznego
- Zwykły — na przykład podpis rysowany lub kliknięcie akceptacji. Dowodowo najsłabszy.
- Zaawansowany — jednoznacznie przypisany podpisującemu, wykrywa zmianę dokumentu po podpisaniu.
- Kwalifikowany — oparty o certyfikat kwalifikowany, równoważny podpisowi odręcznemu.
Kiedy wystarczy podpis zaawansowany
Dla większości dokumentów wewnętrznych i wielu umów handlowych wystarczy podpis zaawansowany. Kwalifikowany jest konieczny tam, gdzie przepis wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, a także przy odwzorowaniach dokumentów w aktach osobowych. Zobacz, jak działa podpis elektroniczny w firmie.
Przykłady zastosowania
Umowa handlowa jest podpisywana przez obie strony zdalnie w ciągu godziny, bez kuriera i skanowania.
Dyrektor akceptuje wniosek w aplikacji mobilnej, a system dokłada podpis do dokumentu PDF.
Najczęstsze pytania
Czy podpis elektroniczny jest ważny prawnie?
Tak. Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu na terenie całej Unii Europejskiej.
Jakich dokumentów nie można podpisać elektronicznie?
Dotyczy to głównie czynności wymagających formy szczególnej, na przykład aktu notarialnego. Zakres warto potwierdzić z działem prawnym.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
