Elektroniczny obieg umów
Elektroniczny obieg umów to proces obejmujący przygotowanie umowy z szablonu, uzgodnienia treści, akceptacje wewnętrzne, podpis elektroniczny oraz rejestr i nadzór nad terminami. Umowa przestaje istnieć jako plik w mailu, a staje się sprawą z jednoznaczną wersją i historią zmian.
Co obejmuje obieg umów
- Szablony i klauzule zatwierdzone przez dział prawny.
- Ścieżka akceptacji zależna od wartości i rodzaju umowy.
- Kontrola wersji i porównanie zmian względem wzorca.
- Podpis elektroniczny stron.
- Rejestr umów z terminami wypowiedzenia i odnowienia.
Dlaczego rejestr umów jest ważniejszy niż się wydaje
Największe koszty biorą się nie z samego podpisania, lecz z przeoczonych terminów — automatycznie przedłużonych umów i niewykorzystanych okien wypowiedzenia. System pilnuje dat i przypomina odpowiedzialnym z wyprzedzeniem. Zobacz obieg umów i podpis elektroniczny.
Przykłady zastosowania
Umowa niestandardowa trafia do działu prawnego, a zgodna z wzorcem omija ten etap i skraca proces o trzy dni.
Na 60 dni przed automatycznym przedłużeniem umowy właściciel dostaje przypomnienie o decyzji.
Najczęstsze pytania
Czy obieg umów wymaga integracji z systemem prawnym?
Nie. Podstawą jest repozytorium umów, szablony i ścieżki akceptacji. Integracje dodaje się później, na przykład z ERP lub CRM.
Jak zapewnić, że podpisano właściwą wersję?
System blokuje edycję po skierowaniu dokumentu do podpisu i przypisuje podpis do konkretnej wersji pliku.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
