Elektroniczny obieg faktur
Elektroniczny obieg faktur to proces prowadzący fakturę kosztową od wpływu do zaksięgowania — obejmuje rejestrację, odczyt danych, dekretację, akceptację merytoryczną i formalną oraz przekazanie dokumentu do systemu finansowo-księgowego. Zastępuje krążenie papierowych faktur między działami.
Etapy obiegu faktury kosztowej
- Wpływ — z KSeF, poczty elektronicznej lub skanu.
- Odczyt danych: kontrahent, kwoty, VAT, numer zamówienia.
- Dopasowanie do zamówienia lub umowy.
- Dekretacja i wskazanie centrum kosztów.
- Akceptacja merytoryczna i formalna według progów kwotowych.
- Eksport do systemu FK i archiwizacja.
Obieg faktur a KSeF
Po przejściu na faktury ustrukturyzowane dokument wchodzi do firmy już jako dane, a nie obraz. Obieg wewnętrzny nadal jest potrzebny — KSeF dostarcza fakturę, ale nie decyduje, kto ma ją zaakceptować i na jaki koszt zaksięgować. Zobacz integrację z KSeF oraz elektroniczny obieg faktur.
Przykłady zastosowania
Faktura za usługi transportowe jest automatycznie dopasowana do zamówienia i trafia tylko do jednej akceptacji.
System wychwytuje duplikat faktury, zanim dokument trafi do księgowania.
Najczęstsze pytania
Ile czasu można zaoszczędzić na obiegu faktur?
Firmy najczęściej raportują skrócenie czasu akceptacji z kilku dni do godzin, głównie przez eliminację oczekiwania na przekazanie dokumentu.
Czy obieg faktur jest potrzebny po wdrożeniu KSeF?
Tak. KSeF odpowiada za wystawianie i odbiór faktur, a nie za wewnętrzne akceptacje, dekretację i kontrolę kosztów.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
