Elektroniczne podpisywanie umów
Elektroniczne podpisywanie umów to zawieranie i autoryzowanie umów przy użyciu podpisu elektronicznego, bez drukowania i wysyłki papieru. Umowa podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym spełnia wymóg formy pisemnej, a cały przebieg podpisu zostaje udokumentowany w systemie.
Jak wygląda proces podpisu online
Umowa powstaje z szablonu z danymi pobranymi z systemu, przechodzi akceptacje wewnętrzne, a następnie trafia do podpisu — najpierw po stronie firmy, potem kontrahenta. Po złożeniu ostatniego podpisu dokument automatycznie ląduje w archiwum i w rejestrze umów.
- Skrócenie czasu zawarcia umowy z dni do godzin.
- Brak kosztów druku, kuriera i skanowania.
- Pewność, że podpisano ostateczną wersję dokumentu.
Jaki podpis wybrać
Do umów wymagających formy pisemnej potrzebny jest podpis kwalifikowany. Dla dokumentów wewnętrznych zwykle wystarcza podpis zaawansowany — porównanie znajdziesz w opisie podpisu elektronicznego w firmie, a cały przebieg prowadzi elektroniczny obieg umów.
Przykłady zastosowania
Umowa z dostawcą jest podpisywana przez dwóch członków zarządu i kontrahenta tego samego dnia.
Aneks do umowy najmu trafia do podpisu bezpośrednio z procesu, z automatycznie uzupełnionymi danymi.
Najczęstsze pytania
Czy umowa podpisana elektronicznie jest ważna?
Tak. Umowa opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym spełnia wymóg formy pisemnej.
Czy obie strony muszą używać tego samego narzędzia?
Nie. Podpisy kwalifikowane różnych dostawców są wzajemnie weryfikowalne, o ile zachowany jest standard eIDAS.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
