Elektroniczna archiwizacja dokumentów
Elektroniczna archiwizacja dokumentów to przechowywanie dokumentów w postaci cyfrowej według ustalonych zasad opisu, dostępu i okresów retencji. Celem nie jest samo zapisanie plików, lecz zapewnienie, że dokument da się odnaleźć, wykazać jego autentyczność i usunąć w terminie zgodnym z przepisami.
Elementy poprawnej archiwizacji elektronicznej
- Jednolity opis dokumentu — typ, data, strona, numer sprawy.
- Kontrola integralności, na przykład przez podpis lub pieczęć elektroniczną.
- Reguły retencji z automatycznym oznaczaniem dokumentów do brakowania.
- Kopie zapasowe i odtwarzalność w rozsądnym czasie.
- Log dostępu do dokumentu.
Najczęstsze błędy
Typowy problem to archiwum rozproszone po dyskach działowych i skrzynkach mailowych oraz brak wyszukiwania po treści skanów. Rozwiązaniem jest jedno repozytorium zasilane automatycznie z procesów — zobacz archiwum dokumentów oraz elektroniczny obieg dokumentów.
Przykłady zastosowania
Faktury po zaksięgowaniu trafiają do archiwum z 5-letnim okresem retencji i znacznikiem roku podatkowego.
Po upływie okresu przechowywania system tworzy listę dokumentów do brakowania i przekazuje ją do akceptacji.
Najczęstsze pytania
Czy trzeba przechowywać papierowe oryginały po archiwizacji elektronicznej?
Dla wielu rodzajów dokumentów nie, ale są wyjątki wynikające z przepisów szczególnych. Zakres warto ustalić z księgowością i działem prawnym.
Jak zapewnić autentyczność archiwum?
Przez kontrolę integralności plików, rejestr operacji oraz ograniczenie możliwości edycji dokumentu po zamknięciu sprawy.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
