ECM – enterprise content management
ECM (enterprise content management) to zestaw strategii, metod i systemów, którymi organizacja przechwytuje, porządkuje, przechowuje, zabezpiecza i udostępnia wszystkie swoje treści - dokumenty, skany, e-maile, pliki i nagrania - przez cały ich cykl życia, od powstania po archiwizację lub zniszczenie. Obejmuje zarządzanie dokumentami, obieg, archiwum i uprawnienia.
ECM - co to znaczy i skąd się wzięło
Słowo kluczowe w nazwie to „treść”, a nie „dokument”. ECM obejmuje także informacje bez stałej struktury: e-maile, zdjęcia z protokołów, nagrania rozmów, rysunki techniczne, wydruki z systemów. Termin przyjął się na rynku oprogramowania na początku lat dwutysięcznych, gdy dostawcy zaczęli łączyć w jeden pakiet zarządzanie dokumentami, skanowanie, archiwum i obieg. Stowarzyszenie AIIM, które od lat definiuje to pojęcie, opisuje ECM pięcioma czynnościami: przechwytywanie (capture), zarządzanie (manage), przechowywanie (store), długoterminowe zabezpieczanie (preserve) i udostępnianie (deliver). Od 2017 r. Gartner w swoich raportach rynkowych zamiast o ECM pisze o platformach usług treści (content services platforms) - repozytoriach udostępnianych innym aplikacjom przez interfejsy API zamiast zamkniętych, jednolitych systemów. Samo określenie ECM wciąż jest w powszechnym użyciu.
ECM a DMS - czym się różnią
DMS (document management system) zarządza dokumentami: rejestruje je, opisuje metadanymi, wersjonuje, nadaje uprawnienia i pozwala szybko je znaleźć. ECM to pojęcie szersze, a DMS jest jednym z jego składników. Wspólną podstawą obu jest repozytorium, czyli miejsce, w którym treści leżą razem z metadanymi i uprawnieniami, a archiwum to jego część dla treści zamkniętych, chronionych przed zmianą. Obok niego ECM obejmuje przechwytywanie treści z wielu kanałów, archiwum długoterminowe, zasady retencji, współpracę nad treścią i jej publikację. Różnica ma znaczenie przy wyborze systemu. Firma, która chce uporządkować faktury i umowy, zwykle szuka DMS z obiegiem. Organizacja, która potrzebuje jednej polityki dla wszystkich treści - od poczty po dokumentację techniczną - myśli kategoriami ECM. W praktyce granica się zaciera, bo nowoczesne systemy DMS mają archiwum, workflow i integracje.
Z czego składa się system ECM
- Przechwytywanie - skanowanie papieru, import e-maili i plików, odczyt danych i rozpoznawanie typu dokumentu.
- Zarządzanie dokumentami - metadane, wersje, uprawnienia, wyszukiwanie pełnotekstowe.
- Obieg i procesy - ścieżki akceptacji, zadania, terminy, eskalacje.
- Współpraca - wspólna edycja, komentarze, udostępnianie poza firmę.
- Zarządzanie dokumentacją (records management) - okresy przechowywania, blokada zmian, brakowanie po terminie.
- Archiwum długoterminowe - formaty odporne na starzenie się oprogramowania, kontrola integralności.
- Udostępnianie - portale, przeglądarka dokumentów, integracje z ERP i CRM.
ECM w praktyce e-MSI
ECM rzadko wdraża się jednym projektem. Zwykle zaczyna się od procesu z największą liczbą dokumentów - faktur, korespondencji, akt pracowniczych - i na tym samym repozytorium dokłada kolejne obszary. Tak można rozwijać JobRouter®, który e-MSI wdraża jako system DMS i platformę procesową. Dokumenty ze skanów, poczty i dysków sieciowych trafiają do jednego repozytorium, gdzie są opisywane, wersjonowane i udostępniane według uprawnień. Moduł JobArchive archiwizuje dokumenty zgodnie ze standardami audytowymi, JobMail Connect przenosi do archiwum e-maile prosto z Outlooka, a JobViewer pokazuje w przeglądarce ponad 300 typów plików. System IDR® opracowany przez e-MSI klasyfikuje dokumenty i odczytuje z nich dane, a integracje przekazują je do ERP. Więcej o przechowywaniu na stronie archiwum dokumentów.
Na co uważać przy wdrożeniu ECM
- Zakup systemu przed ustaleniem, kto odpowiada za jakie treści i jak długo trzeba je przechowywać.
- Traktowanie ECM jak samego DMS - rysunki techniczne, nagrania i treści z portali zostają w osobnych narzędziach, poza wspólnymi zasadami.
- Jeden wielki projekt „na całą firmę” zamiast etapów, z których pierwszy obejmuje proces o największym wolumenie.
- Reguły retencji tylko dla dokumentów w obiegu, a e-maile, skany i nagrania bez okresów przechowywania - trzymane bez końca albo usuwane za wcześnie.
- Archiwum długoterminowe w formatach zależnych od jednego programu - po latach plików nie da się otworzyć bez starego oprogramowania.
- Poczta e-mail pozostawiona poza systemem, choć w niej zapada wiele ustaleń z kontrahentami.
Przykłady zastosowania
Biuro rachunkowe dostaje dokumenty klientów e-mailem, jako skany i jako faktury z KSeF. W repozytorium ECM wszystkie mają metadane klienta i okresu, więc księgowa nie szuka ich w trzech miejscach.
Kancelaria prawna archiwizuje korespondencję e-mail z klientem razem z pismami procesowymi. Cała historia sprawy leży w jednej teczce elektronicznej, z wersjami projektów pism.
Dział kadr prowadzi akta osobowe w repozytorium z regułą retencji. Dla osób zatrudnionych od 2019 r. po upływie 10 lat od końca roku, w którym ustało zatrudnienie, system sygnalizuje koniec okresu przechowywania dokumentacji.
Zakład produkcyjny trzyma rysunki techniczne, certyfikaty materiałowe i protokoły odbioru w jednym systemie z wersjonowaniem, więc na halę zawsze trafia aktualna wersja rysunku.
Informatyk łączy repozytorium z systemem ERP przez API. Faktura zaksięgowana w ERP ma odnośnik do skanu i do pełnej historii akceptacji w archiwum.
Najczęstsze pytania
Co oznacza skrót ECM?
W zarządzaniu dokumentami ECM to skrót od enterprise content management, czyli zarządzania treściami w przedsiębiorstwie. Oznacza podejście i klasę systemów do obsługi wszystkich treści organizacji przez cały ich cykl życia: przechwytywania dokumentów i e-maili, ich opisu, wersjonowania, obiegu, uprawnień, archiwizacji i udostępniania innym systemom, na przykład ERP.
Czym różni się ECM od DMS?
DMS zarządza dokumentami: metadanymi, wersjami, uprawnieniami i wyszukiwaniem. ECM jest pojęciem szerszym i zawiera DMS jako jeden ze składników, a do tego przechwytywanie treści z wielu kanałów, archiwum długoterminowe, zasady retencji i współpracę. W praktyce wiele systemów DMS z obiegiem pokrywa dużą część funkcji ECM.
Co oznacza ECM w samochodzie?
W motoryzacji ECM to engine control module, czyli sterownik silnika - elektroniczny moduł, który na podstawie czujników steruje wtryskiem paliwa, zapłonem i innymi parametrami pracy silnika. Często nazywa się go też ECU. Nie ma to związku z ECM jako zarządzaniem treścią w firmie.
Czym różni się ECM od CMS?
CMS (content management system) służy do tworzenia i publikowania treści na stronach internetowych, na przykład WordPress. ECM zarządza głównie treściami wewnętrznymi organizacji: dokumentami, e-mailami, skanami i archiwum, z naciskiem na uprawnienia, obieg i okresy przechowywania. Oba zarządzają treścią, ale dla innych odbiorców i w innym celu.
Czy ECM to to samo co system EZD?
Nie. System EZD służy do elektronicznego zarządzania dokumentacją w urzędach i innych podmiotach stosujących instrukcję kancelaryjną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt. ECM to szersze, biznesowe pojęcie bez jednego wzorca prawnego. Oba obejmują rejestrację, obieg i archiwizację dokumentów, ale EZD robi to według przepisów kancelaryjnych.
Jakie są przykłady systemów ECM?
Do ogólnie znanych należą między innymi OpenText, IBM FileNet, Hyland OnBase, M-Files i Microsoft SharePoint. Część firm buduje funkcje ECM na platformie procesowej z archiwum. Wybór zależy od tego, czy ważniejsze jest archiwum, obieg dokumentów, współpraca nad treścią czy integracja z ERP.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
