Dziennik podawczy
Dziennik podawczy to tradycyjna nazwa księgi kancelaryjnej, w której urząd, uczelnia lub firma rejestruje w kolejności chronologicznej pisma przychodzące i wychodzące, nadając każdemu kolejny numer. Tak nazywa się też potocznie miejsce przyjmowania pism od interesantów, czyli kancelarię, a w urzędach objętych instrukcją kancelaryjną samą księgę zastąpił rejestr przesyłek wpływających i wychodzących.
Dziennik podawczy - co to znaczy w praktyce
Termin ma dwa znaczenia i warto je rozróżniać. Pierwsze to księga: zeszyt, arkusz albo rejestr w systemie, do którego wpisuje się każde pismo w chwili wpływu lub wysyłki. Wpis dostaje kolejny numer, datę i dane nadawcy albo adresata, a numer trafia na pismo. Drugie znaczenie to miejsce: okienko, sekretariat lub kancelaria ogólna, gdzie interesant zostawia pismo. Stąd zwroty „złożyć pismo na dziennik podawczy” czy tabliczka „dziennik podawczy” na drzwiach uczelni i urzędów. W sądach mówi się raczej o biurze podawczym - ten termin pojawia się w regulaminie urzędowania sądów powszechnych.
Dziennik podawczy a rejestr korespondencji i RPW
Funkcja jest ta sama co w rejestrze korespondencji: chronologiczna ewidencja pism. Różnica leży w tym, co numer z księgi znaczy dla akt. W dawnym systemie dziennikowym to numer z dziennika identyfikował pismo i porządkował akta. Instrukcja kancelaryjna z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, obowiązująca organy gmin, powiatów, województw i zespolonej administracji rządowej w województwie, przyjmuje system bezdziennikowy oparty na wykazie akt. Pismo nadal dostaje numer z rejestru przesyłek wpływających (RPW), ale ten numer tylko dokumentuje wpływ przesyłki. O miejscu pisma w aktach decyduje znak sprawy nadany według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
W firmach nazwy używa się zamiennie: dziennik podawczy, dziennik korespondencji, książka korespondencyjna. Liczy się funkcja - jedno miejsce, w którym widać, co wpłynęło, kiedy i komu to przekazano.
Jak złożyć pismo na dziennik podawczy i mieć dowód złożenia
Najprościej przyjść z dwoma egzemplarzami. Kancelaria przybija na piśmie pieczęć wpływu z datą i miejscem na numer z rejestru, a na kopii potwierdza przyjęcie. Instrukcja kancelaryjna nakazuje punktowi kancelaryjnemu wydać potwierdzenie otrzymania przesyłki na żądanie składającego, a Kodeks postępowania administracyjnego (art. 63 § 4) zobowiązuje organ do potwierdzenia wniesienia podania, jeśli wnoszący tego zażąda.
Data z dziennika nie jest jedyną, która chroni termin. Według art. 57 § 5 k.p.a. termin jest zachowany także wtedy, gdy przed jego upływem pismo nadano w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego albo wysłano na adres do doręczeń elektronicznych organu, a nadawca otrzymał dowód otrzymania. Uwaga na zwykły e-mail: podanie wysłane na adres poczty elektronicznej urzędu pozostawia się bez rozpoznania, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.
Elektroniczny dziennik podawczy w rozwiązaniach e-MSI
Gdy pisma przychodzą papierem, kurierem, na skrzynki typu biuro@ i przez e-Doręczenia, jeden zeszyt w okienku nie nadąża, a każde miejsce przyjmowania pism zaczyna prowadzić własną listę. e-MSI opisuje wdrożenie cyfrowego sekretariatu na platformie JobRouter® w przedsiębiorstwie, w którym pisma papierowe, kurierskie i z e-Doręczeń były rozproszone. System nadaje e-Doręczeniom i listom tradycyjnym tę samą logikę: pisma elektroniczne pobiera automatycznie, rozpoznaje typ pisma, kieruje je do właściwego działu i pilnuje terminów ustawowych. Dowody nadania i odbioru z e-Doręczeń - te same, od których zależy zachowanie terminu - zostają w historii sprawy. Budowę wpisu i numerację w takiej ewidencji opisuje szerzej hasło rejestr korespondencji, a cały przebieg - strona proces obsługi korespondencji.
Na co uważać przy prowadzeniu dziennika podawczego
- Wpisywanie pism „na później” - data w dzienniku rozjeżdża się z faktyczną datą wpływu, od której biegną terminy.
- Pieczęć wpływu tylko na kopercie, która potem ginie - jeśli kopertę da się otworzyć, pieczęć przybija się na pierwszej stronie pisma.
- Odmowa potwierdzenia przyjęcia pisma, gdy składający o nie prosi.
- Traktowanie numeru z dziennika jak znaku sprawy - w urzędzie to dwa różne identyfikatory.
- Wysyłanie podania do urzędu zwykłym e-mailem - w postępowaniu administracyjnym takie podanie pozostawia się bez rozpoznania, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.
Przykłady zastosowania
Mieszkanka składa w kancelarii urzędu gminy wniosek o zaświadczenie. Pracownik rejestruje go w rejestrze przesyłek wpływających, przybija pieczęć wpływu i na jej prośbę potwierdza przyjęcie na kopii.
Student zanosi podanie do dziekana na dziennik podawczy uczelni. Pismo dostaje numer i datę wpływu, a kancelaria przekazuje je do właściwego dziekanatu.
Pełnomocnik składa w biurze podawczym sądu rejonowego pismo procesowe w ostatnim dniu terminu i zabiera kopię z datą wpływu jako dowód, że termin został zachowany.
Sekretariat spółki prowadzi elektroniczny dziennik podawczy. Reklamacja przysłana listem poleconym dostaje numer, skan trafia do systemu, a dział obsługi klienta widzi zadanie z terminem odpowiedzi.
Przedsiębiorca nadaje odwołanie od decyzji listem poleconym w placówce Poczty Polskiej w ostatnim dniu terminu. Urząd wpisuje je do rejestru dwa dni później, ale termin jest zachowany, bo liczy się data nadania u operatora wyznaczonego.
Najczęstsze pytania
Co to jest dziennik podawczy?
To księga lub rejestr, w którym urząd, uczelnia albo firma zapisuje po kolei pisma przychodzące i wychodzące, z numerem, datą oraz nadawcą lub adresatem. Tą samą nazwą określa się miejsce przyjmowania pism, czyli kancelarię. Złożyć pismo na dziennik podawczy znaczy zostawić je w kancelarii, gdzie zostanie zarejestrowane.
Jak działa dziennik podawczy?
Pracownik kancelarii przyjmuje pismo, przybija na nim pieczęć wpływu z datą i wpisuje je do rejestru pod kolejnym numerem, razem z nadawcą. Numer trafia na pismo, a na prośbę składającego kancelaria potwierdza przyjęcie na kopii. Potem pismo idzie do dekretacji i do osoby, która je załatwi. W firmie tę rolę pełni zwykle sekretariat.
Czym różni się dziennik podawczy od rejestru korespondencji?
Funkcja jest ta sama: chronologiczna ewidencja pism z numerem i datą. Dziennik podawczy to nazwa tradycyjna, z czasów systemu dziennikowego, w którym numer z dziennika identyfikował pismo. Dziś w urzędach mówi się o rejestrze przesyłek wpływających i wychodzących, a pismo w aktach identyfikuje znak sprawy.
Jak dostać potwierdzenie złożenia pisma w kancelarii?
Wystarczy o nie poprosić. Kodeks postępowania administracyjnego zobowiązuje organ do potwierdzenia wniesienia podania na żądanie wnoszącego, a instrukcja kancelaryjna nakazuje punktowi kancelaryjnemu wydać potwierdzenie otrzymania przesyłki. Najprościej przynieść kopię pisma, na której kancelaria potwierdzi datę wpływu.
Czy pismo wysłane e-mailem trafi na dziennik podawczy urzędu?
W postępowaniu administracyjnym podanie wysłane na zwykły adres e-mail urzędu pozostawia się bez rozpoznania, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Pismo elektroniczne wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych albo przez konto w systemie teleinformatycznym organu. W firmach o rejestrowaniu e-maili decyduje wewnętrzna instrukcja.
Czy o zachowaniu terminu decyduje data z dziennika podawczego?
Nie zawsze. Przy piśmie złożonym osobiście liczy się data wpływu. Według Kodeksu postępowania administracyjnego termin jest zachowany także wtedy, gdy przed jego upływem pismo nadano w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego albo wysłano na adres do doręczeń elektronicznych organu i nadawca otrzymał dowód otrzymania.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
