Dopasowanie trójstronne
Dopasowanie trójstronne to automatyczne porównanie trzech dokumentów: zamówienia, potwierdzenia dostawy lub odbioru oraz faktury. Jeśli dane zgadzają się w granicach ustalonej tolerancji, faktura może zostać zaakceptowana bez udziału człowieka, a weryfikacji podlegają wyłącznie dokumenty odbiegające od wzorca.
Jak działa kontrola
- Porównanie ilości i cen z zamówienia z pozycjami faktury.
- Sprawdzenie potwierdzenia odbioru towaru lub usługi.
- Tolerancja kwotowa i procentowa dla drobnych różnic.
- Skierowanie do wyjaśnienia tylko dokumentów odbiegających od wzorca.
Efekt biznesowy
Zamiast akceptować wszystko, organizacja sprawdza wyłącznie odchylenia. To najskuteczniejszy sposób odciążenia wąskiego gardła w obiegu faktur, bo przypadki typowe przechodzą automatycznie.
Przykłady zastosowania
Faktura zgodna z zamówieniem co do grosza przechodzi bez akceptacji merytorycznej.
Różnica ceny o 3 procent przekracza tolerancję i trafia do wyjaśnienia z działem zakupów.
Najczęstsze pytania
Czy dopasowanie wymaga systemu ERP?
Wymaga dostępu do danych zamówień i przyjęć. Zwykle pochodzą z ERP, ale mogą być prowadzone także w samym systemie procesowym.
Jaką tolerancję ustawić?
Zależy od branży i wolumenu. Zbyt wąska generuje wyjaśnienia, zbyt szeroka osłabia kontrolę kosztów.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
