DMS (Document Management System)
DMS (Document Management System) to system zarządzania dokumentami odpowiadający za ich przechowywanie, opis metadanymi, wersjonowanie, wyszukiwanie i kontrolę dostępu. DMS odpowiada na pytanie gdzie jest dokument i kto może go zobaczyć, natomiast za jego przepływ między osobami odpowiada warstwa workflow.
Funkcje systemu DMS
- Repozytorium z metadanymi zamiast struktury folderów.
- Wersjonowanie i blokada edycji przez dwie osoby naraz.
- Wyszukiwanie pełnotekstowe, także w skanach po OCR.
- Uprawnienia i pełny log dostępu do dokumentu.
- Reguły retencji i brakowania.
DMS a elektroniczny obieg dokumentów
DMS to magazyn i porządek, obieg to ruch. Większość organizacji potrzebuje obu naraz — dokument powstaje lub wpływa, przechodzi ścieżkę akceptacji w elektronicznym obiegu dokumentów, a następnie zostaje w repozytorium z kompletem opisu.
Przykłady zastosowania
Handlowiec znajduje aktualną wersję cennika bez pytania marketingu, bo system pokazuje tylko wersję obowiązującą.
Audytor sprawdza, kto zatwierdził procedurę i jakie były jej wcześniejsze wersje.
Najczęstsze pytania
Czym różni się DMS od dysku sieciowego?
Dysk przechowuje pliki w folderach, DMS opisuje je metadanymi, kontroluje wersje i uprawnienia oraz rejestruje każdą operację.
Czy DMS zastępuje archiwum?
DMS zwykle pełni funkcję archiwum bieżącego, natomiast archiwum wieloletnie wymaga dodatkowo reguł retencji i brakowania.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
