Digitalizacja
Digitalizacja to przekształcenie informacji z postaci analogowej na cyfrową — najczęściej przez skanowanie dokumentów papierowych i odczytanie ich treści. Sama digitalizacja tworzy plik, natomiast wartość biznesowa pojawia się dopiero wtedy, gdy dane z dokumentu zasilają proces.
Digitalizacja to nie to samo co skanowanie
Skan bez opisu jest obrazkiem, którego nie da się wyszukać. Digitalizacja z prawdziwego zdarzenia obejmuje rozpoznanie treści przez OCR i IDR, nadanie metadanych i powiązanie dokumentu ze sprawą.
Etapy digitalizacji dokumentów
- Przygotowanie i skanowanie masowe lub rejestracja dokumentu przy wpływie.
- Rozpoznanie treści i automatyczna klasyfikacja typu dokumentu.
- Uzupełnienie metadanych i walidacja danych kluczowych.
- Skierowanie dokumentu do właściwego procesu i archiwum.
Digitalizacja jest punktem wejścia do elektronicznego obiegu dokumentów — bez niej papier wraca do procesu tylnymi drzwiami.
Przykłady zastosowania
Kancelaria skanuje pocztę przychodzącą rano, a do południa wszystkie pisma są już przypisane do spraw i osób.
Firma digitalizuje archiwum umów i przestaje wynajmować zewnętrzny magazyn dokumentów.
Najczęstsze pytania
Czy skan ma taką samą moc prawną jak oryginał?
Zależy od rodzaju dokumentu. Część dokumentów wymaga zachowania oryginału, część można przechowywać wyłącznie cyfrowo — na przykład akta osobowe po odwzorowaniu i opatrzeniu kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią.
Od czego zacząć digitalizację?
Od dokumentów przychodzących, bo to one generują bieżącą pracę. Archiwum historyczne digitalizuje się zwykle w drugiej kolejności.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
