Digitalizacja archiwum
Digitalizacja archiwum to przeniesienie zbiorów papierowych do postaci cyfrowej wraz z opisem umożliwiającym wyszukiwanie. Wymaga decyzji o zakresie: rzadko opłaca się skanować wszystko, częściej digitalizuje się dokumenty aktywne, a starsze udostępnia na żądanie.
Trzy warianty podejścia
- Pełna digitalizacja — najdroższa, uzasadniona przy likwidacji archiwum fizycznego.
- Digitalizacja selektywna — dokumenty aktywne i najczęściej wyszukiwane.
- Skanowanie na żądanie — dokument trafia do systemu, gdy ktoś go potrzebuje.
Co policzyć przed decyzją
Koszt metra bieżącego akt, liczbę zapytań do archiwum rocznie oraz koszt wynajmu powierzchni. Zwykle decyduje ta ostatnia pozycja, a nie sam czas wyszukiwania. Efekt zapisuje się w archiwum elektronicznym.
Przykłady zastosowania
Firma digitalizuje umowy obowiązujące, a zamknięte sprawy skanuje dopiero na żądanie.
Rezygnacja z zewnętrznego magazynu dokumentów pokrywa koszt digitalizacji w dwa lata.
Najczęstsze pytania
Czy po digitalizacji można zniszczyć oryginały?
Dla części dokumentów tak, ale są wyjątki wynikające z przepisów. Zakres warto ustalić z działem prawnym i księgowością.
Ile trwa digitalizacja archiwum?
Zależy od objętości i stanu dokumentów. Najwięcej czasu pochłania przygotowanie akt, a nie samo skanowanie.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
