Czas cyklu procesu
Czas cyklu to czas, jaki upływa od rozpoczęcia do zakończenia jednego przebiegu procesu, na przykład od wpływu faktury do zatwierdzenia jej do zapłaty. Obejmuje pracę i wszystkie przerwy - oczekiwanie w kolejce, na akceptację, na brakujące dokumenty. W produkcji tym terminem określa się też czas wykonania jednej sztuki na stanowisku.
Czas cyklu procesu - od czego do czego się go liczy
Wynik zależy od tego, które dwa zdarzenia uznamy za start i koniec. Dla faktury kosztowej może to być wpływ do firmy i zatwierdzenie do zapłaty, dla wniosku zakupowego - złożenie i decyzja, dla pisma w urzędzie - wpływ i wysłanie odpowiedzi. Różnica między „wpływem” a „rejestracją” bywa kilkudniowa, gdy dokument leży na biurku, zanim ktoś go wprowadzi do systemu. Trzeba też ustalić, czy liczymy dni kalendarzowe, czy robocze. Czas cyklu mierzy się dla każdej sprawy osobno, a potem podsumowuje. Lepiej niż średnia sprawdza się mediana i wartość, poniżej której mieści się dziewięć spraw na dziesięć, bo kilka zawieszonych spraw potrafi zawyżyć średnią o tygodnie.
Czas cyklu a lead time, czas przetwarzania i czas taktu
- Czas przetwarzania - ile ktoś faktycznie pracuje nad sprawą. Zwykle to niewielka część czasu cyklu, resztę zajmuje oczekiwanie.
- Lead time (czas realizacji) - czas z perspektywy klienta, od złożenia zamówienia do dostarczenia. W metodzie Kanban czas cyklu liczy się od rozpoczęcia pracy, a lead time od chwili zgłoszenia, więc lead time jest zwykle dłuższy.
- Czas taktu - tempo, jakiego wymaga popyt: dostępny czas pracy podzielony przez liczbę sztuk, których w tym czasie potrzebują klienci. To cel, a nie pomiar.
- Czas cyklu w produkcji - czas wykonania jednej sztuki na operacji, liczony jako czas produkcji netto podzielony przez liczbę wykonanych sztuk. Czas cyklu produkcyjnego wyrobu to z kolei okres od rozpoczęcia pierwszej operacji do zakończenia ostatniej.
Szkoły zarządzania używają tych nazw niejednolicie, dlatego w firmie liczy się jedna spisana definicja.
Jak skrócić czas cyklu procesu
Prawo Little’a łączy trzy wielkości: średnia liczba spraw w toku równa się przepustowości pomnożonej przez średni czas cyklu. Jeśli zespół zamyka tyle samo spraw co zwykle, a spraw w toku przybywa, średni czas cyklu się wydłuża. Najwięcej dają zwykle działania na oczekiwaniu, a nie na pracy:
- kompletne dane na wejściu, żeby sprawa nie wracała po brakujący załącznik,
- równoległe akceptacje zamiast kolejnych podpisów jeden po drugim,
- reguły, które automatycznie kierują sprawę do właściwej osoby,
- zastępstwa na czas urlopu i przypomnienia przed terminem,
- limit spraw w toku na osobę.
Czas cyklu w obiegu dokumentów i w rozwiązaniach e-MSI
W księgowości czas cyklu akceptacji faktury zjada termin płatności. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych ogranicza umowny termin zapłaty między przedsiębiorcami do 60 dni od doręczenia faktury. Dłuższy termin strony mogą wyraźnie uzgodnić, jeśli nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela, ale nie wtedy, gdy duży przedsiębiorca płaci mikro-, małemu lub średniemu przedsiębiorcy. W urzędzie czas cyklu sprawy porównuje się z terminami z art. 35 kodeksu postępowania administracyjnego: co do zasady miesiąc na sprawę wymagającą postępowania wyjaśniającego i dwa miesiące na sprawę szczególnie skomplikowaną, liczone od dnia wszczęcia postępowania.
Platforma JobRouter®, którą wdraża e-MSI, zapisuje pełną historię przebiegu procesu, co pozwala analizować czas realizacji zadań. Proces może mieć eskalacje i przypomnienia, a w analityce danych dashboardy pokazują aktualny stan procesów, a mapy procesów i dane operacyjne pomagają znaleźć wąskie gardła. W Państwowym Gospodarstwie Wodnym Wody Polskie wdrożenie obiegu faktur kosztowych i umów w JobRouter skróciło czas ich procesowania.
Najczęstsze błędy w pomiarze czasu cyklu
- Start liczony od rejestracji w systemie zamiast od faktycznego wpływu dokumentu.
- Wliczanie spraw niezakończonych albo pomijanie ich bez śladu w raporcie.
- Raportowanie samej średniej bez mediany i spraw skrajnych.
- Mieszanie dni roboczych i kalendarzowych w jednym zestawieniu.
- Brak oznaczenia przerw, w których sprawa czeka na klienta lub stronę - zespół odpowiada wtedy w raporcie za cudze opóźnienia.
Przykłady zastosowania
Główna księgowa sprawdza, że mediana czasu od wpływu faktury kosztowej do zatwierdzenia wynosi 9 dni, a przy 14-dniowych terminach płatności część faktur trafia do przelewu w ostatniej chwili.
Kierownik kancelarii urzędu mierzy czas od wpływu pisma do wysłania odpowiedzi i widzi, że sprawy czekają najdłużej na dekretację w poniedziałki.
Dział zakupów porównuje czas cyklu wniosków zakupowych przed zmianą i po zmianie ścieżki akceptacji na równoległą - dyrektor finansowy i kierownik działu zatwierdzają jednocześnie.
Kierownik zmiany w zakładzie produkcyjnym mierzy czas cyklu na stanowisku montażu i porównuje go z czasem taktu wynikającym z dziennego zapotrzebowania.
Dział kadr liczy czas od podpisania umowy z nowym pracownikiem do założenia mu kont w systemach i ustala, że najdłużej trwa oczekiwanie na zgłoszenie od przełożonego.
Najczęstsze pytania
Co to jest czas cyklu (cycle time)?
Czas cyklu, po angielsku cycle time, to czas od rozpoczęcia do zakończenia jednego przebiegu procesu, łącznie z pracą i oczekiwaniem. Dla faktury może to być czas od wpływu do zatwierdzenia do zapłaty, dla pisma w urzędzie - od wpływu do wysłania odpowiedzi. W produkcji tym samym terminem określa się czas wykonania jednej sztuki.
Jak obliczyć czas cyklu?
W procesie biznesowym od daty zakończenia sprawy odejmuje się datę jej rozpoczęcia, a wyniki dla wszystkich spraw z okresu podsumowuje medianą lub średnią. W produkcji czas produkcji netto dzieli się przez liczbę wykonanych sztuk, na przykład 500 minut przez 1000 sztuk daje 30 sekund.
Czym różni się czas cyklu od lead time?
Lead time liczy się z perspektywy klienta, od złożenia zamówienia lub zgłoszenia do dostarczenia. W metodzie Kanban czas cyklu zaczyna się później, w chwili rozpoczęcia pracy nad sprawą. Dlatego lead time jest dłuższy o czas, w którym zamówienie czekało w kolejce, zanim ktokolwiek się nim zajął. Gdy czas cyklu liczy się od wpływu sprawy, oba pojęcia praktycznie się pokrywają.
Jaka jest różnica między czasem cyklu a czasem taktu?
Czas cyklu to pomiar - ile faktycznie trwa wykonanie sztuki lub sprawy. Czas taktu to wymaganie wynikające z popytu: dostępny czas pracy podzielony przez liczbę sztuk lub spraw, których w tym czasie potrzebują klienci. Gdy czas cyklu jest dłuższy od czasu taktu, zespół lub linia nie nadąża za zapotrzebowaniem.
Co to jest czas cyklu produkcyjnego?
To okres od rozpoczęcia pierwszej operacji do zakończenia ostatniej przy wytwarzaniu wyrobu lub partii, łącznie z przerwami między operacjami. Pojęcie to trzeba odróżnić od czasu cyklu pojedynczej operacji na stanowisku, który opisuje czas wykonania jednej sztuki.
Jak skrócić czas cyklu procesu?
Przede wszystkim ograniczyć oczekiwanie: zbierać kompletne dane na wejściu, prowadzić akceptacje równolegle, automatycznie kierować sprawy do właściwych osób, ustawić zastępstwa i przypomnienia oraz pilnować liczby spraw w toku. Sama szybsza praca daje zwykle mniej niż usunięcie kolejek.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
