Brakowanie dokumentacji
Brakowanie dokumentacji to procedura wydzielenia i zniszczenia dokumentów, dla których upłynął okres przechowywania i które nie mają wartości archiwalnej. Przebiega według ustalonych zasad, z wykazem dokumentów i akceptacją osób odpowiedzialnych, a jej przebieg jest dokumentowany.
Przebieg brakowania
- Wygenerowanie wykazu dokumentów po upływie retencji.
- Weryfikacja przez właściciela merytorycznego.
- Akceptacja i uzyskanie wymaganych zgód.
- Zniszczenie lub trwałe usunięcie plików.
- Zapis protokołu brakowania.
Dokumenty elektroniczne
Trwałe usunięcie musi objąć także kopie zapasowe i indeksy wyszukiwania — inaczej dokument formalnie zniszczony nadal pozostaje w systemie. Zasady te wpisuje się w politykę archiwum elektronicznego.
Przykłady zastosowania
Wykaz dokumentów do brakowania powstaje automatycznie na koniec każdego kwartału.
Protokół brakowania jest przechowywany dłużej niż same zniszczone dokumenty.
Najczęstsze pytania
Czy każdą dokumentację można wybrakować?
Nie. Materiały o wartości archiwalnej podlegają wieczystemu przechowywaniu i przekazaniu do archiwum państwowego w podmiotach objętych tym obowiązkiem.
Czy usunięcie pliku wystarczy?
Nie, jeśli kopia pozostaje w backupie lub w indeksie wyszukiwania. Procedura musi obejmować wszystkie miejsca składowania.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
