Słownik pojęć e-MSI

Brakowanie dokumentacji

Brakowanie dokumentacji to procedura niszczenia dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B), której okres przechowywania minął i która nie ma już wartości praktycznej ani prawnej. W jednostkach objętych nadzorem archiwalnym co do zasady wymaga zgody dyrektora archiwum państwowego, a w firmie - decyzji zgodnej z polityką retencji. Brakowanie jest zawsze protokołowane, a dokumentacji kategorii A nigdy się nie brakuje.

6 pytań i odpowiedzi5 powiązane hasła

Jaką dokumentację można wybrakować, a jakiej nie

Brakowaniu podlega wyłącznie dokumentacja niearchiwalna, oznaczona w wykazie akt kategorią B z liczbą lat: B5, B10, B25, B50. Dokumentacja BE wymaga przed brakowaniem ekspertyzy archiwum państwowego, które może część z niej uznać za materiały archiwalne. Kategoria Bc obejmuje kopie, których oryginały się zachowały, oraz dokumentację o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, przechowywaną krócej niż rok. Materiałów archiwalnych kategorii A nie brakuje się nigdy - po 25 latach trafiają do archiwum państwowego. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym sprawę zakończono, nie od daty dokumentu. Niezależnie od kategorii brakowanie wstrzymuje się, gdy dokumentacja jest potrzebna w toczącym się postępowaniu, kontroli lub sporze.

W firmach okresy wynikają z przepisów szczególnych: dokumentację podatkową przechowuje się do przedawnienia zobowiązania, czyli co do zasady pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, dowody księgowe - pięć lat od początku roku następującego po roku obrotowym, dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych od 2019 r. - dziesięć lat od końca roku, w którym ustało zatrudnienie, a zatrudnionych wcześniej - pięćdziesiąt lat, chyba że za osoby przyjęte w latach 1999-2018 pracodawca złożył do ZUS oświadczenie ZUS OSW i raporty informacyjne ZUS RIA. Dokumentację medyczną przechowuje się co do zasady dwadzieścia lat. RODO dodaje zasadę ograniczenia przechowywania: dane osobowe nie mogą leżeć dłużej, niż wymaga cel.

Jak przebiega brakowanie w jednostce publicznej

Archiwista zakładowy typuje dokumentację, której okres przechowywania upłynął, i ocenia, czy nie zachowała wartości praktycznej.
Sporządza spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, osobny dla kategorii B, BE i Bc, a kierownicy komórek, z których pochodzi dokumentacja, go opiniują.
Kierownik jednostki występuje do dyrektora właściwego archiwum państwowego z wnioskiem o zgodę na brakowanie, dołączając spis.
Archiwum może odmówić zgody, wyłączyć część dokumentacji z brakowania albo wydać zgodę, potwierdzając, że dokumentacja nie stanowi materiałów archiwalnych.
Po zgodzie dokumentację niszczy się tak, by nie dało się jej odtworzyć, zwykle przez wyspecjalizowaną firmę, która wystawia potwierdzenie zniszczenia.
W ewidencji archiwum zakładowego odnotowuje się wybrakowanie z datą i numerem zgody.

Dokumentację elektroniczną z systemu EZD brakuje się według tych samych zasad, z tą różnicą, że dokumenty usuwa się trwale z systemu, a datę wybrakowania i numer zgody archiwista odnotowuje narzędziami EZD. Papierowe odpowiedniki ze składu chronologicznego można wybrakować równolegle.

Brakowanie w firmie: polityka retencji zamiast wykazu akt

Przedsiębiorstwo nie występuje o zgodę do archiwum, ale potrzebuje własnej podstawy decyzji: harmonogramu przechowywania, który dla każdego rodzaju dokumentu wskazuje okres i przepis, z którego wynika. Brakowanie akceptuje właściciel dokumentacji, a przy danych osobowych warto zasięgnąć opinii inspektora ochrony danych, jeśli firma go wyznaczyła. Papier niszczy się w niszczarce lub u operatora zgodnie z klasą bezpieczeństwa normy DIN 66399, dla danych osobowych zwykle nie niższą niż P-4. Dokumenty elektroniczne usuwa się z systemu oraz z kopii zapasowych po upływie ich retencji, a operację zapisuje w protokole.

Brakowanie w elektronicznym archiwum dokumentów

W archiwum elektronicznym brakowanie przestaje być coroczną akcją z segregatorami. System może liczyć terminy z metadanych - kategorii archiwalnej lub okresu retencji przypisanego typowi dokumentu - i regularnie przygotowywać listę dokumentów do brakowania. Dokumenty objęte sporem lub kontrolą dostają blokadę, która wyłącza je z listy. Zatwierdzenie idzie przez proces, na przykład: właściciel dokumentacji, archiwista. Po akceptacji system generuje protokół, trwale usuwa pliki i zostawia wpis w dzienniku. W rozwiązaniach e-MSI na platformie JobRouter® tak opisano na przykład e-Teczkę: system monitoruje okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej, a po upływie wymaganego czasu pozwala automatycznie zarchiwizować lub usunąć dokumenty zgodnie z przyjętymi zasadami. Więcej o tym podejściu znajdziesz na stronie elektroniczne archiwum dokumentów.

Najczęstsze błędy przy brakowaniu dokumentacji

Niszczenie dokumentów bez protokołu, którego potem żąda kontrola.
Liczenie terminu od daty dokumentu zamiast od końca roku po zakończeniu sprawy.
Brakowanie dokumentacji BE bez ekspertyzy archiwum.
Zniszczenie dokumentów potrzebnych w sporze lub kontroli, które właśnie trwa.
Usunięcie z systemu, ale pozostawienie kopii w backupach i na dyskach pracowników.
Trzymanie wszystkiego „na wszelki wypadek” - koszty i naruszenie zasady ograniczenia przechowywania z RODO.

Przykłady zastosowania

Archiwista urzędu gminy sporządza spis dokumentacji B5 ze spraw zakończonych w 2020 r., kierownicy referatów opiniują spis, a wójt występuje do archiwum państwowego o zgodę na brakowanie.

Spółka niszczy faktury zakupowe z 2019 r. dopiero po sprawdzeniu, że upłynął pięcioletni termin przedawnienia zobowiązania podatkowego i że żadna z nich nie dotyczy trwającej kontroli.

Dział kadr planuje brakowanie akt osobowych pracownika zatrudnionego w 2019 r. na dziesięć lat po ustaniu zatrudnienia, a osoby zatrudnionej w 2010 r. - na pięćdziesiąt, bo pracodawca nie złożył do ZUS oświadczenia ZUS OSW i raportu informacyjnego ZUS RIA.

W trakcie kontroli podatkowej administrator archiwum nakłada blokadę na dokumentację objętą kontrolą, więc mimo upływu terminu nie pojawia się ona na liście do brakowania.

Archiwum elektroniczne wysyła właścicielowi dokumentacji miesięczną listę dokumentów po retencji. Po jego akceptacji system usuwa pliki, generuje protokół i zapisuje operację w dzienniku.

Najczęstsze pytania

Co to znaczy brakowanie dokumentacji?

To formalne wydzielenie i zniszczenie dokumentacji, której okres przechowywania minął i która nie ma już wartości praktycznej ani prawnej. Dotyczy wyłącznie dokumentacji niearchiwalnej kategorii B. Materiały archiwalne kategorii A przekazuje się do archiwum państwowego zamiast niszczyć.

Jak przygotować dokumenty do brakowania?

W jednostce publicznej archiwista typuje dokumentację, której okres przechowywania minął, i sporządza spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, osobno dla kategorii B, BE i Bc. Spis opiniują kierownicy komórek, a kierownik jednostki wnosi o zgodę do dyrektora archiwum państwowego. W firmie podstawą jest harmonogram retencji, a brakowanie zatwierdza właściciel dokumentacji.

Od kiedy liczy się okres przechowywania dokumentacji?

Od początku roku następującego po roku, w którym zakończono sprawę - nie od daty dokumentu. Dla dokumentów podatkowych termin biegnie od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, a dla akt osobowych od końca roku, w którym ustał stosunek pracy.

Jakie są zasady brakowania dokumentacji elektronicznej?

Takie same jak papierowej: brakować można tylko dokumentację niearchiwalną po upływie okresu przechowywania, w urzędzie za zgodą archiwum państwowego. Dokumenty usuwa się trwale z systemu i z kopii zapasowych, a w ewidencji zostaje ślad brakowania - w urzędzie data i numer zgody archiwum, w firmie protokół. Terminy system wylicza z metadanych.

Jak zniszczyć dokumenty zawierające dane osobowe?

W sposób uniemożliwiający odtworzenie: papier w niszczarce lub u operatora z klasą bezpieczeństwa według normy DIN 66399, zwykle P-4 lub wyższą, z protokołem lub certyfikatem zniszczenia. Pliki - przez trwałe usunięcie z systemu, backupów i nośników, z wpisem w dzienniku.

Co grozi za zniszczenie dokumentów przed terminem?

Zniszczenie materiałów archiwalnych przez osobę, która ma szczególny obowiązek ich ochrony, jest przestępstwem z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zagrożonym karą do trzech lat pozbawienia wolności. Brak wymaganych dokumentów podatkowych, księgowych lub kadrowych grozi sankcjami przy kontroli i utratą dowodów w sporze. Z kolei przechowywanie danych osobowych zbyt długo narusza RODO.