BPMN – notacja modelowania procesów

Podstawowe symbole BPMN

• Zdarzenia (koła): początkowe z cienką linią, pośrednie z podwójną, końcowe z grubą. Ikona w środku mówi, co je wywołuje - komunikat, upływ czasu, błąd.
• Czynności (zaokrąglone prostokąty): zadanie wykonywane przez człowieka lub system oraz podproces oznaczony plusem, który rozwija się w osobny diagram.
• Bramki (romby): wyłączająca XOR z krzyżykiem wybiera jedną ścieżkę, równoległa AND z plusem uruchamia wszystkie, włączająca OR z kółkiem - jedną lub kilka zależnie od warunków.
• Przepływy: sekwencji (linia ciągła ze strzałką) łączą kroki w jednym basenie, komunikatów (linia przerywana) łączą różnych uczestników, asocjacje (kropkowane) dołączają dane i komentarze.
• Baseny i tory: basen to uczestnik procesu, na przykład firma i klient, tor to rola lub dział wewnątrz basenu.
• Dane i artefakty: obiekty danych i magazyny danych pokazują, na czym proces pracuje, a artefakty - adnotacje tekstowe i grupy - dodają opis bez wpływu na przebieg.

Jak czytać i rysować diagram BPMN

Diagram czyta się od lewej do prawej, od zdarzenia początkowego do końcowego. Czynności nazywa się czasownikiem i rzeczownikiem - „Zaakceptuj fakturę”, nie „Faktura” - a bramki pytaniem z etykietami na wyjściach: „Zgodna z zamówieniem? Tak / Nie”. Tory odpowiadają rolom, nie systemom, dzięki czemu od razu widać, kto co robi i ile razy dokument zmienia właściciela. Poziom szczegółu dobiera się do odbiorcy: mapa dla zarządu mieści się na jednej stronie, a fragmenty powtarzalne, jak weryfikacja kontrahenta, trafiają do podprocesów. Model dla ludzi i model wykonawczy dla systemu to zwykle dwa różne diagramy, nawet jeśli opisują ten sam proces.

BPMN a inne notacje

Zwykły schemat blokowy nie ma standardu ani ról, więc każdy rysuje go inaczej. Diagramy aktywności UML służą projektowaniu oprogramowania, a EPC jest związane z metodyką ARIS i środowiskiem SAP. BPMN uzupełniają dwie notacje tej samej organizacji: DMN do zapisu reguł decyzyjnych w tabelach oraz CMMN do spraw, w których kolejność kroków nie jest z góry znana. W praktyce firm i urzędów BPMN wystarcza do opisania większości procesów, a DMN przydaje się tam, gdzie decyzje zależą od wielu warunków, na przykład przy progach akceptacji.

BPMN w praktyce wdrożenia workflow

Diagram BPMN jest najlepszym wspólnym językiem między działem biznesowym a zespołem wdrożeniowym. Na etapie analizy powstaje mapa stanu obecnego, a potem mapa docelowa z uproszczonymi krokami, jasnymi bramkami i rolami. Ta druga staje się specyfikacją: każdy krok to zadanie w systemie, każda bramka to reguła, każdy tor to grupa uprawnień.

Na platformie JobRouter, którą wdraża e-MSI, procesy projektuje się w graficznym Designerze z notacją BPMN - warunki, rozgałęzienia i punkty decyzyjne odwzorowuje się wizualnie, w dużej mierze bez pisania kodu. Zanim proces trafi do projektanta, warto sprawdzić, czy w ogóle opłaca się go automatyzować - temu służy audyt procesów biznesowych, który wskazuje procesy do automatyzacji, uproszczenia albo pozostawienia bez zmian. Wspólna notacja sprawia, że klient zatwierdza diagram, który rozumie, a nie konfigurację, której nie widzi.

Najczęstsze błędy w diagramach BPMN

• Brak zdarzenia końcowego lub kilka ścieżek, które urywają się w powietrzu.
• Bramka bez etykiet na wyjściach - nie wiadomo, kiedy proces idzie którą ścieżką.
• Przepływ sekwencji między basenami zamiast przepływu komunikatów.
• Tory nazwane od systemów („ERP”, „mail”) zamiast od ról.
• Zbyt wiele szczegółów na jednym poziomie: diagram na trzy strony, którego nikt nie czyta.
• Czynności nazwane rzeczownikami, przez co nie wiadomo, co się w nich dzieje.