Archiwum zakładowe
Archiwum zakładowe to komórka organizacyjna lub wyznaczone stanowisko w jednostce, które przejmuje dokumentację spraw zakończonych, przechowuje ją, udostępnia, przygotowuje do brakowania i przekazuje materiały archiwalne do archiwum państwowego. Tworzą je państwowe i samorządowe jednostki, w których powstają materiały archiwalne. Pozostałe jednostki publiczne prowadzą składnicę akt, a firmy archiwum na własnych zasadach.
Archiwum zakładowe, składnica akt i archiwum państwowe
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nakazuje tworzyć archiwum zakładowe w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne (kategoria A). Listę takich jednostek ustala dyrektor właściwego archiwum państwowego, a dla jednostek działających na obszarze całego kraju Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Pozostałe państwowe i samorządowe jednostki prowadzą składnicę akt - przechowuje ona wyłącznie dokumentację niearchiwalną do czasu jej wybrakowania. Nad jednymi i drugimi nadzór sprawują archiwa państwowe, które po 25 latach przejmują materiały kategorii A i wydają zgody na brakowanie. Firma prywatna nie podlega przepisom o archiwach zakładowych, ale prowadzi archiwum firmowe według własnej polityki, bo okresy przechowywania faktur, umów i dokumentów kadrowych wynikają z innych ustaw.
Zadania archiwum zakładowego
- Przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych - w urzędach po upływie dwóch lat, licząc od 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy.
- Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji w odpowiednich warunkach oraz prowadzenie jej ewidencji.
- Udostępnianie akt pracownikom i podmiotom zewnętrznym za pokwitowaniem, z rejestrem wypożyczeń.
- Przeprowadzanie skontrum, czyli sprawdzania zgodności stanu faktycznego z ewidencją.
- Inicjowanie i dokumentowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej po upływie okresów przechowywania.
- Przygotowanie i przekazanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
- Sporządzanie rocznego sprawozdania z działalności i stanu dokumentacji.
Elektroniczne archiwum zakładowe
W jednostce pracującej w systemie EZD archiwum zakładowe jest modułem tego systemu. Przekazanie dokumentacji nie polega na przenoszeniu teczek, tylko na przekazaniu archiwiście uprawnień do dokumentacji w systemie i wygenerowaniu spisu zdawczo-odbiorczego z metadanych. Udostępnianie odbywa się online, z zapisem, kto i kiedy przeglądał akta. Brakowanie polega na trwałym usunięciu dokumentów z systemu, a datę wybrakowania i numer zgody archiwum odnotowuje się w ewidencji. Materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego jako paczkę archiwalną o określonej strukturze - Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych udostępnia do tego system Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Papierowe oryginały ze składu chronologicznego trafiają do archiwum zakładowego osobno, w pudłach opisanych skrajnymi identyfikatorami przesyłek, które wiążą je z wersją elektroniczną.
Archiwum firmowe: jak je zorganizować bez ustawy
Przedsiębiorstwo nie musi mieć archiwisty ani instrukcji archiwalnej, ale potrzebuje tych samych mechanizmów: jednego miejsca przechowywania, metadanych pozwalających dokument znaleźć, polityki retencji z okresami i podstawą prawną, rejestru udostępnień oraz procedury niszczenia. W praktyce oznacza to elektroniczne archiwum dokumentów, do którego trafiają skany i dokumenty z obiegu, oraz uporządkowane pudła z papierem ułożonym chronologicznie, często u zewnętrznego operatora. e-MSI wdraża takie archiwa na platformie JobRouter® - publiczne opisy obejmują między innymi automatyczną archiwizację papierowych dyspozycji klientów w Lubuskim Banku Spółdzielczym. Skany dyspozycji trafiają tam do archiwum w JobRouter®, system IDR® odczytuje z nich numer rachunku, a platforma pilnuje okresu przechowywania liczonego od zamknięcia rachunku.
Najczęstsze problemy archiwów zakładowych
- Komórki organizacyjne trzymają zakończone sprawy w szafach latami i nie przekazują ich do archiwum.
- Spisy zdawczo-odbiorcze niekompletne lub bez kategorii archiwalnych, przez co nie da się planować brakowania.
- Wypożyczenia bez rejestru - akta znikają i nikt nie wie, u kogo są.
- Brak brakowania przez lata, aż archiwum się przepełni.
- Archiwista wyznaczony przypadkowo, bez szkolenia i bez czasu na tę pracę.
- Dokumentacja elektroniczna rozproszona na dyskach sieciowych i w skrzynkach pocztowych, poza jakimkolwiek archiwum.
Przykłady zastosowania
Wydział urzędu przekazuje w 2026 r. do archiwum zakładowego akta spraw zakończonych w 2023 r. na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, z podziałem na kategorie archiwalne.
Kontroler z regionalnej izby obrachunkowej prosi o akta postępowania sprzed czterech lat. Za zgodą kierownika jednostki archiwista wydaje je za pokwitowaniem i odnotowuje wypożyczenie w rejestrze.
Po 25 latach archiwum zakładowe przygotowuje spis materiałów kategorii A z lat 2000-2001 i przekazuje je do archiwum państwowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.
Samorządowa jednostka budżetowa, której archiwum państwowe nie zaliczyło do jednostek wytwarzających materiały archiwalne, prowadzi składnicę akt: przechowuje dokumentację niearchiwalną i brakuje ją po uzyskaniu zgody archiwum państwowego.
Bank wdraża elektroniczne archiwum dyspozycji klientów: skan każdej dyspozycji jest indeksowany automatycznie, a papier trafia do pudeł uporządkowanych chronologicznie.
Najczęstsze pytania
Czym jest archiwum zakładowe?
To komórka organizacyjna lub wyznaczone stanowisko w jednostce, które przejmuje od komórek dokumentację spraw zakończonych, przechowuje ją, udostępnia, przygotowuje do brakowania oraz przekazuje materiały archiwalne do archiwum państwowego. Dokumentację udostępnia na wniosek: na miejscu, przez wypożyczenie lub w postaci kopii, a każde udostępnienie odnotowuje w ewidencji.
Kto musi prowadzić archiwum zakładowe?
Państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, w których powstają materiały archiwalne, czyli dokumentacja kategorii A - przede wszystkim urzędy, a także te szkoły, szpitale, uczelnie czy instytucje kultury, które archiwum państwowe wpisało na listę takich jednostek. Pozostałe jednostki publiczne prowadzą składnicę akt. Firmy prywatne organizują archiwum według własnych zasad.
Czym archiwum zakładowe różni się od składnicy akt?
Archiwum zakładowe przechowuje zarówno materiały archiwalne, które po 25 latach trafią do archiwum państwowego, jak i dokumentację niearchiwalną. Składnica akt przechowuje wyłącznie dokumentację niearchiwalną, przeznaczoną po upływie okresu przechowywania do brakowania. Obie podlegają nadzorowi archiwów państwowych.
Kiedy dokumentacja trafia do archiwum zakładowego?
W urzędach gmin, powiatów, województw i zespolonej administracji rządowej w województwie po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia sprawy. Komórka organizacyjna przekazuje ją na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Inne jednostki publiczne określają termin we własnej instrukcji, a firmy w polityce archiwalnej, na przykład po zamknięciu roku obrotowego.
Kto może być archiwistą zakładowym?
Pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki. Ustawa ani instrukcja archiwalna dla urzędów nie określają wymaganego wykształcenia, ale w praktyce oczekuje się ukończenia kursu kancelaryjno-archiwalnego, a w większych jednostkach archiwum prowadzi osobna komórka. Kluczowe jest, żeby archiwista miał na tę pracę realny czas, a nie tylko dopisek w zakresie obowiązków.
Czy archiwum zakładowe może być elektroniczne?
Tak. W jednostkach pracujących w EZD archiwum jest modułem systemu: przejmuje sprawy zakończone, generuje spisy z metadanych, udostępnia akta online, brakuje dokumenty i przygotowuje paczki archiwalne dla archiwum państwowego. Papierowe oryginały ze składu chronologicznego przechowuje się równolegle.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
