Archiwum zakładowe
Archiwum zakładowe to komórka przechowująca dokumentację po zakończeniu spraw, prowadząca ewidencję zbiorów, udostępnianie oraz brakowanie materiałów niearchiwalnych. W podmiotach objętych przepisami archiwalnymi odpowiada też za przekazywanie materiałów o wartości archiwalnej do archiwum państwowego.
Zadania archiwum zakładowego
- Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych.
- Ewidencja zbiorów i kontrola kompletności.
- Udostępnianie akt uprawnionym osobom.
- Brakowanie dokumentacji po upływie retencji.
Archiwum tradycyjne i elektroniczne
W praktyce oba funkcjonują równolegle: papierowe zbiory historyczne i archiwum elektroniczne dla dokumentacji bieżącej. Kluczem jest wspólna ewidencja, żeby nie trzeba było szukać w dwóch miejscach.
Przykłady zastosowania
Komórka przekazuje zamknięte sprawy do archiwum wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym.
Wniosek o udostępnienie akt jest obsługiwany elektronicznie, z rejestrem wypożyczeń.
Najczęstsze pytania
Czy archiwum zakładowe musi być fizycznym pomieszczeniem?
Dla dokumentacji papierowej tak. Dokumentacja elektroniczna przechowywana jest w systemie, ale podlega tym samym zasadom ewidencji.
Kto odpowiada za archiwum?
Wyznaczony pracownik lub komórka, z odpowiednim przygotowaniem w zakresie przepisów archiwalnych.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
