Archiwum dokumentów
Archiwum dokumentów to uporządkowany zbiór dokumentów przechowywanych po zakończeniu ich bieżącego obiegu, wraz z zasadami opisu, wyszukiwania, dostępu i brakowania. W wersji elektronicznej archiwum jest bazą z metadanymi i wyszukiwaniem pełnotekstowym, a nie folderem na dysku sieciowym.
Co odróżnia archiwum od zwykłego katalogu plików
Archiwum ma opis — każdy dokument niesie metadane pozwalające go odnaleźć bez znajomości nazwy pliku. Ma też reguły czasu przechowywania oraz kontrolę dostępu i historię operacji.
- Metadane: typ dokumentu, kontrahent, data, numer sprawy.
- Wyszukiwanie pełnotekstowe po treści skanów dzięki OCR i IDR.
- Retencja: automatyczne oznaczanie dokumentów do brakowania.
- Log dostępu — kto i kiedy otworzył dokument.
Archiwum jako element obiegu
Najniższy koszt archiwizacji osiąga się wtedy, gdy dokument trafia do archiwum automatycznie na końcu procesu w elektronicznym obiegu dokumentów, z gotowym opisem zebranym po drodze.
Przykłady zastosowania
Księgowość odnajduje fakturę sprzed czterech lat po fragmencie nazwy kontrahenta, bez schodzenia do archiwum papierowego.
Po zakończeniu procesu reklamacji komplet dokumentów sprawy zamyka się w archiwum z 5-letnim okresem retencji.
Najczęstsze pytania
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty księgowe?
Co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Czy archiwum elektroniczne zastępuje papierowe?
Dla większości dokumentów tak, ale część dokumentacji wymaga zachowania oryginału papierowego — zakres warto ustalić z działem prawnym lub księgowością.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
