Słownik pojęć e-MSI

Analiza przedwdrożeniowa

Analiza przedwdrożeniowa to etap poprzedzający wdrożenie systemu informatycznego, w którym firma razem z dostawcą lub konsultantem opisuje obecne procesy, zbiera wymagania oraz ustala zakres, integracje, harmonogram i budżet. Jej wynikiem jest dokumentacja przedwdrożeniowa - podstawa wyceny, umowy i odbioru, która chroni przed zbudowaniem systemu innego niż ten, którego firma potrzebuje.

6 pytań i odpowiedzi5 powiązane hasła

Co obejmuje analiza przedwdrożeniowa systemu informatycznego

To moment, w którym zdanie „potrzebujemy nowego systemu” zamienia się w listę konkretnych decyzji. Zakres jest podobny niezależnie od tego, czy firma wdraża ERP, nowy sklep internetowy, czy obieg dokumentów - zmienia się głębokość poszczególnych części.

Stan obecny (as-is) - jak dziś płyną dokumenty i dane, kto co robi, gdzie powstają przestoje i ręczne przepisywanie.
Stan docelowy (to-be) - jak proces ma wyglądać po wdrożeniu i których kroków firma nie przenosi.
Wymagania - funkcjonalne, czyli co system ma robić, i niefunkcjonalne: wydajność, bezpieczeństwo, dostępność, liczba użytkowników.
Integracje i dane - z jakimi systemami trzeba wymieniać dane, na przykład ERP, program kadrowy, KSeF, oraz co przenieść ze starego systemu.
Zakres, harmonogram, budżet i ryzyka - co wchodzi w pierwszy etap, co później i ile to kosztuje.

W sektorze publicznym podobną funkcję pełni analiza potrzeb i wymagań z art. 83 Prawa zamówień publicznych. Zamawiający publiczny wykonuje ją przed wszczęciem postępowania na zamówienie klasyczne o wartości równej lub wyższej od progów unijnych. Obejmuje m.in. sprawdzenie, czy potrzebę da się zaspokoić zasobami własnymi, rozeznanie rynku, warianty realizacji, możliwość podziału zamówienia na części i ryzyka.

Jak przebiega analiza przedwdrożeniowa - etapy

Spotkanie otwierające: cele wdrożenia, mierniki sukcesu, osoba decyzyjna po stronie firmy i kluczowi użytkownicy z działów.
Warsztaty i wywiady z użytkownikami - księgowością, kancelarią, kadrami, IT - oraz przegląd prawdziwych dokumentów, formularzy i raportów.
Mapowanie procesów w notacji czytelnej dla obu stron, na przykład BPMN, razem z wyjątkami i zastępstwami.
Inwentaryzacja systemów i danych: skąd pobierać słowniki, dokąd wysyłać wyniki, jakie interfejsy są dostępne.
Podział wymagań na obowiązkowe, ważne i dodatkowe.
Przegląd i akceptacja dokumentu przez firmę.

Czas trwania zależy od liczby procesów i systemów. Dla jednego procesu wystarcza kilka warsztatów, analiza ERP obejmującego produkcję i logistykę trwa znacznie dłużej i angażuje cały zespół.

Dokumentacja przedwdrożeniowa - co zawiera

Wynikiem analizy jest dokument, który obie strony akceptują i do którego wracają przy każdej wątpliwości. Zwykle zawiera mapy procesów as-is i to-be, listę wymagań z priorytetami, opis ról i uprawnień, specyfikację integracji, plan migracji danych, harmonogram etapów, wycenę i kryteria odbioru. Dobra dokumentacja przedwdrożeniowa jest na tyle konkretna, że inny dostawca mógłby na jej podstawie złożyć ofertę. Warto ustalić w umowie, czy firma może z niej korzystać, jeśli wdrożenie wykona ktoś inny.

Analiza przedwdrożeniowa w projektach e-MSI

e-MSI zaczyna od procesu, a nie od wyboru systemu. Przy wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów pierwszym krokiem jest analiza przedwdrożeniowa: mapowanie obecnych procesów (as-is), wskazanie wąskich gardeł i określenie celów cyfryzacji. Potem na platformie JobRouter® powstają prototypy kluczowych obiegów, budowane w metodyce zwinnej, w iteracjach trwających od jednego do trzech tygodni. Użytkownicy mogą więc na bieżąco sprawdzać założenia analizy na prototypie, a nie tylko na papierze.

Gdy firma nie wie jeszcze, co wdrażać, punktem wyjścia jest audyt procesów biznesowych. Po rozmowie o procesie, bez przygotowanej specyfikacji, powstaje Mapa Potencjału Automatyzacji: które procesy zautomatyzować, uprościć, połączyć z innymi systemami, wesprzeć AI, a które zostawić bez zmian, od czego zacząć i jak złożona będzie zmiana. Kolejnym krokiem może być warsztat, prototyp, Proof of Concept, pilotaż albo pełne wdrożenie.

Najczęstsze błędy w analizie przedwdrożeniowej

Opis procesu według regulaminu zamiast według tego, jak ludzie naprawdę pracują.
Pominięte wyjątki: zastępstwa, korekty, faktury bez zamówienia, pisma bez znaku sprawy.
Warsztaty tylko z kierownikami i IT, bez osób, które codziennie obsługują dokumenty.
Przeniesienie papierowego procesu do systemu jeden do jednego, bez pytania, czy każdy krok jest potrzebny.
Integracja opisana jednym zdaniem „system połączy się z ERP”, bez wskazania danych, kierunku i częstotliwości.
Brak procedury zmiany zakresu - dokument traktowany jak zamknięty, choć wdrożenie zawsze przynosi nowe ustalenia.

Przykłady zastosowania

Hurtownia przed wdrożeniem obiegu faktur mapuje drogę dokumentu od pobrania z KSeF do zaksięgowania i odkrywa, że najwięcej czasu faktura czeka na opis merytoryczny, a nie na księgowanie.

Kierownik kancelarii w urzędzie gminy przed zakupem systemu EZD spisuje rejestry korespondencji, sposób użycia JRWA i obsługę e-Doręczeń - te ustalenia stają się wymaganiami w dokumentacji przedwdrożeniowej.

Producent przed wymianą ERP prowadzi warsztaty z produkcją, magazynem i księgowością, a analityk rozpisuje listę integracji z systemem magazynowym i wymiany danych z odbiorcami.

Dział kadr przed wdrożeniem e-teczki ustala, które dokumenty powstają na papierze, kto je podpisuje i gdzie trafiają - na tej podstawie dostawca wycenia skanowanie archiwum i obieg nowych dokumentów.

Sklep internetowy przed migracją na nową platformę spisuje rozszerzenia, integracje z płatnościami i firmami kurierskimi oraz mapę przekierowań adresów, żeby po przeniesieniu nie stracić ruchu z Google.

Najczęstsze pytania

Co to jest analiza przedwdrożeniowa?

To etap przed wdrożeniem systemu informatycznego, w którym dostawca i firma opisują obecne procesy, zbierają wymagania, ustalają integracje, zakres, harmonogram i budżet. Kończy się dokumentacją przedwdrożeniową, na podstawie której dostawca wycenia i realizuje wdrożenie, a firma odbiera gotowy system.

Ile trwa analiza przedwdrożeniowa?

Zależy od zakresu. Analiza jednego procesu, na przykład obiegu faktur, to zwykle kilka warsztatów i dokument w ciągu kilku tygodni. Analiza ERP dla firmy produkcyjnej, z wieloma działami i integracjami, trwa dłużej. Najwięcej czasu zajmuje zwykle dostępność ludzi po stronie firmy, a nie sama praca analityka.

Czy analiza przedwdrożeniowa jest płatna?

Zwykle tak - to praca analityków i konsultantów, wyceniana jako osobny etap albo część projektu. Osobna umowa na analizę daje firmie swobodę: z gotową dokumentacją może zdecydować, czy kontynuuje wdrożenie z tym samym dostawcą, czy zbiera inne oferty. Warunki korzystania z dokumentu warto ustalić w umowie.

Co zawiera dokumentacja przedwdrożeniowa?

Mapy procesów obecnych i docelowych, listę wymagań z priorytetami, role i uprawnienia użytkowników, specyfikację integracji z innymi systemami, plan migracji danych, harmonogram, wycenę i kryteria odbioru. To dokument, do którego obie strony wracają przy sporach o zakres i przy odbiorze systemu.

Czym różni się analiza przedwdrożeniowa ERP od analizy obiegu dokumentów?

Metoda jest ta sama, inna jest skala. ERP obejmuje zwykle finanse, sprzedaż, magazyn i produkcję, więc analiza dotyka większości firmy i wielu migracji danych. Analiza obiegu dokumentów skupia się na drodze dokumentu, ścieżkach akceptacji, zastępstwach i integracji z ERP lub systemem księgowym.

Czy urząd musi zrobić analizę przed zakupem systemu?

Przy zamówieniach klasycznych o wartości równej lub wyższej od progów unijnych zamawiający publiczny musi przed wszczęciem postępowania wykonać analizę potrzeb i wymagań z art. 83 Prawa zamówień publicznych. Obejmuje ona m.in. zasoby własne, rozeznanie rynku, warianty realizacji, podział na części i ryzyka. Poniżej progów unijnych ustawa tego nie wymaga (art. 266).