Akta osobowe
Akta osobowe to komplet dokumentów pracowniczych, które pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dla każdej zatrudnionej osoby — od dokumentów rekrutacyjnych, przez umowę o pracę i jej zmiany, po dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Od 2019 roku pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci papierowej albo elektronicznej; obie postacie są równoważne prawnie przy spełnieniu odpowiednich wymogów.
Co zawierają akta osobowe
Akta osobowe dzielą się na części oznaczone literami. Część A obejmuje dokumenty z etapu rekrutacji, część B przebieg zatrudnienia, część C dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy, część D dokumenty o karach porządkowych, a część E dokumentację kontroli trzeźwości.
Akta osobowe w wersji elektronicznej
Prowadzenie akt w postaci cyfrowej wymaga odwzorowania dokumentu papierowego i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. System musi zapewnić integralność, kompletność i kontrolę dostępu.
- Jeden rekord pracownika zamiast segregatora w kilku szafach.
- Uprawnienia nadawane per dział i per część akt.
- Automatyczne przypomnienia o terminach badań i szkoleń BHP.
W praktyce akta osobowe prowadzi się w module e-Teczka, zintegrowanym z systemem kadrowo-płacowym.
Przykłady zastosowania
Kadrowa dodaje aneks do umowy — dokument trafia od razu do części B akt konkretnego pracownika, bez drukowania.
Podczas kontroli PIP dział HR udostępnia komplet akt w kilka minut, z pełną historią zmian.
Najczęstsze pytania
Czy akta osobowe można prowadzić wyłącznie elektronicznie?
Tak. Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pod warunkiem spełnienia wymogów dotyczących integralności, kompletności i zabezpieczenia dokumentacji.
Jak długo przechowuje się akta osobowe?
Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku co do zasady jest to 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dla wcześniejszych zatrudnień okres zależy od daty zatrudnienia i może wynosić 50 lat albo zostać skrócony do 10 lat po spełnieniu warunków przewidzianych w przepisach i przekazaniu odpowiednich danych do ZUS.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
