Akta osobowe pracownika (części A-E)
Akta osobowe pracownika to zbiór oświadczeń i dokumentów związanych z zatrudnieniem, prowadzony przez pracodawcę osobno dla każdego pracownika. Dzielą się na pięć części: A - ubieganie się o pracę, B - nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia, C - jego ustanie, D - kary porządkowe, E - kontrola trzeźwości.
Co zawierają części A, B, C, D i E akt osobowych
Akta osobowe są częścią dokumentacji pracowniczej, którą Kodeks pracy każe prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Ich podział określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 474). Każda część odpowiada innemu etapowi zatrudnienia:
- Część A - dokumenty zebrane przy ubieganiu się o pracę: dane osobowe kandydata, kopie dyplomów i świadectw pracy, skierowanie i orzeczenie z badań lekarskich przed przyjęciem.
- Część B - nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia: umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia, potwierdzenie zapoznania z regulaminem i zasadami BHP, zaświadczenia ze szkoleń BHP, orzeczenia z badań okresowych, dokumenty urlopów rodzicielskich i wychowawczych, pracy zdalnej, zakazu konkurencji w czasie zatrudnienia.
- Część C - ustanie zatrudnienia: wypowiedzenie i inne oświadczenia o rozwiązaniu umowy, kopia świadectwa pracy, zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy, potwierdzenie czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym.
- Część D - odpis zawiadomienia o karze porządkowej i inne dokumenty o odpowiedzialności porządkowej pracownika.
- Część E - informacje o kontroli trzeźwości i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Obowiązuje od 21 marca 2023 r.
Jak prowadzić akta osobowe - numeracja i wykaz dokumentów
W każdej części dokumenty układa się chronologicznie i numeruje, a część ma własny wykaz zawartości. Dokumenty powiązane tematycznie w częściach A, B i C można wydzielić jako A1, B1, C1 i kolejne. W części D każda kara dostaje osobną podczęść (D1, D2), w części E - każda kontrola (E1, E2). Dzięki temu da się usunąć całą podczęść i nadać pozostałym kolejne numery. Odpis zawiadomienia o karze usuwa się po roku nienagannej pracy. Informacje z kontroli trzeźwości przechowuje się najdłużej rok od zebrania, chyba że posłużyły do ukarania pracownika albo są dowodem w postępowaniu. W aktach papierowych pracodawca trzyma odpisy lub kopie dokumentów od kandydata lub pracownika, poświadczone za zgodność z oryginałem.
Ile lat przechowywać akta osobowe pracownika
- 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał - dla zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.
- 10 albo 50 lat - dla zatrudnionych w latach 1999-2018. Krótszy okres przysługuje, gdy pracodawca złożył do ZUS oświadczenie ZUS OSW i raporty informacyjne ZUS RIA.
- 50 lat od zakończenia pracy - dla zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.
Razem ze świadectwem pracy pracodawca informuje, jak długo przechowa dokumentację i do kiedy można ją odebrać. Nieodebraną niszczy w ciągu 12 miesięcy od końca terminu odbioru, bez możliwości odtworzenia treści. Gdy pracownik wraca do firmy przed upływem okresu przechowywania, pracodawca prowadzi dalej dotychczasowe akta.
Zmiana postaci akt z papierowej na elektroniczną
Dokumentacja elektroniczna jest równoważna papierowej. Przejście polega na zeskanowaniu dokumentu i opatrzeniu skanu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy, co potwierdza zgodność z oryginałem. Pracowników trzeba o zmianie poinformować, a papierowe dokumenty mogą odebrać w ciągu 30 dni. System z aktami musi chronić je przed utratą i nieuprawnionym dostępem, rejestrować, kto co zmienił, wyszukiwać po metadanych, eksportować dokumentację i drukować ją.
W rozwiązaniach e-MSI akta prowadzi się w e-Teczce na platformie JobRouter®. Repozytorium odwzorowuje części A, B, C, D i E, a dokumenty trafiają do właściwej części automatycznie - ze skanów rozpoznawanych przez OCR i IDR® albo prosto z procesów kadrowych, takich jak rekrutacja czy zmiana warunków zatrudnienia. Dostęp wynika z ról i uprawnień, każda operacja trafia do ścieżki audytowej, a system pilnuje okresów przechowywania.
Najczęstsze błędy w aktach osobowych
- Wnioski o urlop wypoczynkowy, ewidencja czasu pracy i karty wypłaconego wynagrodzenia w aktach - to osobna dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
- Brak numeracji albo wykazu dokumentów w którejś części.
- Odpis kary porządkowej zostawiony w części D po roku nienagannej pracy.
- Skany bez kwalifikowanego podpisu lub pieczęci, przez co zmiana postaci jest nieskuteczna.
- Nowe akta przy ponownym zatrudnieniu tej samej osoby zamiast kontynuacji dotychczasowych.
Przykłady zastosowania
Kadrowa w hurtowni przyjmuje magazyniera: dane kandydata i orzeczenie z badań wstępnych wpina do części A, umowę o pracę i zaświadczenie ze szkolenia BHP do części B, a każdy dokument dopisuje do wykazu.
Pracownik dostaje upomnienie za spóźnienia. Odpis zawiadomienia trafia do części D jako D1, a po roku nienagannej pracy kadry usuwają całą tę podczęść i przenumerowują pozostałe.
Firma transportowa kontroluje trzeźwość kierowców alkomatem. Wynik wskazujący na stan po użyciu alkoholu trafia do części E jako E1 i znika z akt najpóźniej po roku, jeśli nie posłużył do ukarania.
Biuro rachunkowe prowadzące kadry klienta skanuje papierowe akta, a osoba upoważniona przez pracodawcę opatruje skany kwalifikowanym podpisem. Pracownicy dostają informację, że przez 30 dni mogą odebrać oryginały.
Była pracownica składa e-mailem wniosek o kopię swojej dokumentacji, bo kompletuje papiery do wniosku emerytalnego. Pracodawca wydaje kopię całości lub wskazanej części akt.
Najczęstsze pytania
Co to są akta osobowe?
To prowadzony osobno dla każdego pracownika zbiór dokumentów związanych z zatrudnieniem - od rekrutacji po rozwiązanie umowy. Są częścią dokumentacji pracowniczej wymaganej przez Kodeks pracy i dzielą się na pięć części: A, B, C, D i E. Zakładane są wyłącznie dla osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy.
Jakie dokumenty muszą być w aktach osobowych?
Wszystkie oświadczenia i dokumenty związane z zatrudnieniem, pogrupowane w części. Część A to dokumenty z ubiegania się o pracę, w tym orzeczenie z badań wstępnych. Część B obejmuje umowę o pracę i przebieg zatrudnienia: szkolenia BHP, badania okresowe, urlopy rodzicielskie, pracę zdalną. Część C dotyczy ustania zatrudnienia, a części D i E kar porządkowych i kontroli trzeźwości.
Co zawiera część D i E akt osobowych?
Część D zawiera odpis zawiadomienia o karze porządkowej, usuwany po roku nienagannej pracy. Część E, obowiązująca od marca 2023 r., to informacje o kontroli trzeźwości i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Każda kara i każda kontrola ma osobną, numerowaną podczęść: D1, D2, E1, E2.
Ile lat trzeba trzymać dokumenty pracownicze?
Dla pracowników zatrudnionych od 2019 r. - 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dla zatrudnionych przed 1999 r. - 50 lat. Przy zatrudnieniu w latach 1999-2018 okres wynosi 50 lat, chyba że pracodawca złożył do ZUS oświadczenie ZUS OSW i raporty ZUS RIA - wtedy 10 lat. Dotyczy to całej dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych.
Czy pracownik może dostać kopię swoich akt osobowych?
Tak. Pracownik i były pracownik mogą złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej, a pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej. Po śmierci pracownika takie prawo mają najbliżsi członkowie rodziny. Dodatkowo RODO daje każdemu prawo dostępu do własnych danych osobowych.
Czy akta osobowe można prowadzić elektronicznie?
Tak, postać elektroniczna jest równoważna papierowej. Przy zmianie postaci każdy dokument się skanuje, a skan opatruje kwalifikowanym podpisem lub kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy. Pracowników trzeba poinformować o zmianie i dać im 30 dni na odbiór papierowych dokumentów. Nieodebrane pracodawca może zniszczyć.
Powiązane hasła
Zobacz, jak wygląda to w systemach, które wdrażamy w polskich firmach.
