piątek,19 Styczeń 2018

Przechowywanie dokumentów tylko w e-archiwum, a kontrola skarbowa?

przechowywanie dokumentów kontrola skarbowa

Przechowywanie dokumentów to zagwozdka wielu organizacji. Pomimo dostępnych na rynku technologii i alternatywnych do tradycyjnego archiwum rozwiązań, częstym problemem staje się interpretacja obecnych ustaw. Niejednokrotnie spotykamy się z pytaniem – czy rozwiązania, które działają w innych krajach są zgodne z Polskimi przepisami i czy kontrola skarbowa nie jest im przeciwna? 

Z drugiej strony pojawia się potrzeba ochrony. Dokumenty przechowywane w archiwum często nie posiadają swojej kopii, ponieważ ich przechowywanie wiązałoby się z wynajęciem kolejnej przestrzeni. Utrata oryginału może wiązać się z problemami ze strony kontroli skarbowej, jak również wywołaniem zamieszania wewnątrz firmy. Kryzysowych sytuacji się nie planuje i nikt się do nich nie przygotowuje. A nieszczęśliwe zdarzenia zazwyczaj zaskakują w jednych z najbardziej niespodziewanych momentów, jak na przykład pożar czy kradzież. W niektórych przypadkach nawet rozlana na dokument kawa może spowodować niemały problem. W związku z tym wiele osób stawia sobie pytanie – jak działać przezornie bez potrzeby ponoszenia ogromnych kosztów?

W poprzednich wpisach, pisaliśmy o tym jakie korzyści przynoszą platformy do digitalizacji, system OCR i e-archiwum. Dziś na przykładzie sytuacji przedstawionej w interpretacji wniosku pewnej Spółki z Ograniczoną Odpowiedzialnością, chcielibyśmy udowodnić, że proponowane przez nas rozwiązania są bezpieczne.

Spółka ta, przeniosła księgi rachunkowe do programu księgowego, umożliwiającego archiwizację dokumentów w formie elektronicznej. Wszystkie dokumenty zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne są wprowadzane i przechowywane w systemie. (np. za pomocą skanu) Wprowadzone do systemu zostały również dokumenty zarchiwizowane poprzednio tradycyjną metodą, a ich papierowe kopie zostały zniszczone. System funkcjonuje zgodnie z prawem, chroniąc dokumenty przed wglądem osób niepowołanych i przechowuje je co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

W związku z tym, dnia 8 kwietnia 2016, powyższa Spółka złożyła wniosek do Izby Skarbowej, z prośbą o interpretacje przepisów prawa podatkowego i zapytaniem czy w świetle obowiązujących praw, firma może przechowywać dokumenty otrzymane i wystawione jedynie w formie elektronicznej oraz niszczyć oryginalne papierowe kopie dokumentów. Jak również, czy spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w wystawionych fakturach, jeśli będą one istnieć tylko w formie elektronicznej

W odpowiedzi Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów wyraził zgodę na przechowywanie dokumentów (tj. faktur wystawionych i otrzymanych od kontrahentów) wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych oraz odliczanie podatku naliczonego z faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, która została zniszczona.

Z powyżej opisanej sprawy wynika, że posiadanie e-archiwum do przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, których oryginał jest w postaci papierowej, jest nie tylko legalne, ale i bezpieczne. Co więcej, przechowywanie dokumentów jedynie w archiwum elektronicznym, przy wcześniejszym zniszczeniu ich papierowych kopii, w świetle Polskiego prawa jest dozwolone.

Jednym z elementów platformy digitalizacji jest e-archiwum. Zachęcamy zatem do przeczytania innych wpisów na naszym blogu z których dowiesz się więcej o funkcjach platformy, e-archiwum i automatyzacji biznesu.

Źródło: Interpretacje.org 

OSTATNIE WPISY

Czym są platformy low code i z czego wynika ich popularność?

Low code odnosi się do techniki tworzenia aplikacji biznesowych, bez konieczności programowania ich od podstaw. Jest to odpowiedź na zwiększające się diametralnie potrzeby dzisiejszego świata przy jednoczesnym deficycie programistów. Low code pozwala tworzyć aplikacje i inne rozwiązania programistyczne za pomocą wcześniej skonstruowanych modeli, szablonów, oraz grafik, odpowiadającym krokom w procesach, które są w większości “wyklikiwane”, […]


Elektroniczne podpisywanie dokumentów

Podpis elektroniczny w JobRouter W dzisiejszych czasach i aktualnych warunkach pracy wielu firm, podpisywanie dokumentów w sposób elektroniczny jest znacznym udogodnieniem dla obu zaangażowanych stron.  Podpisywanie dokumentów w sposób elektroniczny jest uregulowane prawnie przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej w rozporządzeniu eIDAS. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS podpisem elektronicznym są dane elektroniczne powiązane i połączone […]


JobRouter 5.1

Najnowsza wersja JobRouter została połączona z Microsoft Office oraz z platformą Zapier. Wprowadzenie integracji z Microsoft Office pozwala na znacznie łatwiejszą pracę nad dokumentami. Zapier natomiast pozwala na integrację z ponad 2000 aplikacji. JobRouter 5.1 to również dodatkowe funkcje w modułach JobData i  JobViewer. Platforma poszerzyła również swoje możliwości integracji. Zapier to platforma, pozwalająca na […]


COVID-19 – Jak digitalizacja firmy przygotowuje ją na każdą ewentualność?

Plądrujący Europę korona wirus, wywołujący chorobę Covid-19, to ogromne uderzenie w gospodarkę. Niestety, wiele firm nie było przygotowanych na takie okoliczności, w związku z czym musiało tymczasowo zawiesić swoją działalność. W wielu przypadkach oznaczało to redukcję wakatów. Dla każdego przedsiębiorcy jest to jeden z najczarniejszych scenariuszy prowadzenia biznesu. W większości dotkniętych sektorów brak szybkiej reakcji […]


Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o