piątek,19 styczeń 2018

Przechowywanie dokumentów tylko w e-archiwum, a kontrola skarbowa?

przechowywanie dokumentów kontrola skarbowa

Przechowywanie dokumentów to zagwozdka wielu organizacji. Pomimo dostępnych na rynku technologii i alternatywnych do tradycyjnego archiwum rozwiązań, częstym problemem staje się interpretacja obecnych ustaw. Niejednokrotnie spotykamy się z pytaniem – czy rozwiązania, które działają w innych krajach są zgodne z Polskimi przepisami i czy kontrola skarbowa nie jest im przeciwna? 

Z drugiej strony pojawia się potrzeba ochrony. Dokumenty przechowywane w archiwum często nie posiadają swojej kopii, ponieważ ich przechowywanie wiązałoby się z wynajęciem kolejnej przestrzeni. Utrata oryginału może wiązać się z problemami ze strony kontroli skarbowej, jak również wywołaniem zamieszania wewnątrz firmy. Kryzysowych sytuacji się nie planuje i nikt się do nich nie przygotowuje. A nieszczęśliwe zdarzenia zazwyczaj zaskakują w jednych z najbardziej niespodziewanych momentów, jak na przykład pożar czy kradzież. W niektórych przypadkach nawet rozlana na dokument kawa może spowodować niemały problem. W związku z tym wiele osób stawia sobie pytanie – jak działać przezornie bez potrzeby ponoszenia ogromnych kosztów?

W poprzednich wpisach, pisaliśmy o tym jakie korzyści przynoszą platformy do digitalizacji, system OCR i e-archiwum. Dziś na przykładzie sytuacji przedstawionej w interpretacji wniosku pewnej Spółki z Ograniczoną Odpowiedzialnością, chcielibyśmy udowodnić, że proponowane przez nas rozwiązania są bezpieczne.

Spółka ta, przeniosła księgi rachunkowe do programu księgowego, umożliwiającego archiwizację dokumentów w formie elektronicznej. Wszystkie dokumenty zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne są wprowadzane i przechowywane w systemie. (np. za pomocą skanu) Wprowadzone do systemu zostały również dokumenty zarchiwizowane poprzednio tradycyjną metodą, a ich papierowe kopie zostały zniszczone. System funkcjonuje zgodnie z prawem, chroniąc dokumenty przed wglądem osób niepowołanych i przechowuje je co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

W związku z tym, dnia 8 kwietnia 2016, powyższa Spółka złożyła wniosek do Izby Skarbowej, z prośbą o interpretacje przepisów prawa podatkowego i zapytaniem czy w świetle obowiązujących praw, firma może przechowywać dokumenty otrzymane i wystawione jedynie w formie elektronicznej oraz niszczyć oryginalne papierowe kopie dokumentów. Jak również, czy spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w wystawionych fakturach, jeśli będą one istnieć tylko w formie elektronicznej

W odpowiedzi Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów wyraził zgodę na przechowywanie dokumentów (tj. faktur wystawionych i otrzymanych od kontrahentów) wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych oraz odliczanie podatku naliczonego z faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, która została zniszczona.

Z powyżej opisanej sprawy wynika, że posiadanie e-archiwum do przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, których oryginał jest w postaci papierowej, jest nie tylko legalne, ale i bezpieczne. Co więcej, przechowywanie dokumentów jedynie w archiwum elektronicznym, przy wcześniejszym zniszczeniu ich papierowych kopii, w świetle Polskiego prawa jest dozwolone.

Jednym z elementów platformy digitalizacji jest e-archiwum. Zachęcamy zatem do przeczytania innych wpisów na naszym blogu z których dowiesz się więcej o funkcjach platformy, e-archiwum i automatyzacji biznesu.

Źródło: Interpretacje.org 

OSTATNIE WPISY

Co należy mieć na uwadze wdrażając systemy low-code i no-code?

Większość organizacji posiada własny zespół IT, na którym polega w zakresie rozwoju i wdrażania aplikacji. Zapotrzebowanie na wewnętrzne systemy informatyczne znacznie wzrosło podczas pandemii. To spowodowało, że wiele firm musiało zmienić swoje modele operacyjne i plany inwestycyjne. To znaczy, wprowadzić technologie, które pozwolą na zdalne, bądź hybrydowe utrzymywanie procesów biznesowych. W rezultacie, aby sprostać strategicznym […]


JobRouter 5.2 jest już z nami!

JobRouter® 5.2: Większa produktywność i bezpieczeństwo Twojej pracy JobRouter wypuściło najnowszą wersję JobRouter 5.2 w wersji beta. Nowa wersja oznacza nowe funkcje. W tym poście dowiecie się co dokładnie, co czeka na Was w JobRouter 5.2. JobRouter skupił się na ulepszeniu doświadczeń w systemie zwłaszcza użytkownikom końcowym. Ulepszona przeglądarka Office, dodatkowe opcje wyszukiwania, interaktywne przewodniki […]


Jak automatyzować firmę?

PORÓWNANIE RODZAJÓW AUTOMATYZACJI Transformacja cyfrowa widoczna jest wszędzie i nietrudno zrozumieć dlaczego. Pozbycie się krążącego z biurka na biurko papieru i powtarzających się zadań daje długoterminowe korzyści.Ich obliczenie staje się coraz bardziej wymierne, ponieważ cyfryzacja jest nową normą. Ale jakie technologie wybrać? Czy tak bardzo wychwalane RPA może rozwiązać złożone problemy biznesowe? Czy klasyczna automatyzacja […]


E-Doręczenia

E-doręczenia to kolejny projekt, który popchnie Polskę na drodze digitalizacji administracji publicznej. Rząd w tej chwili pracuje nad stworzeniem standardu doręczeń elektronicznych i planuje wdrożyć je w życie jeszcze w tym roku. O co dokładnie chodzi? Do tej pory komunikacja z organami administracyjnymi oznaczała wymianę listów poleconych oraz wizyty w urzędach. Nowy projekt ma na […]


Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o