Proces delegacji w DHL Parcel Polska
DHL Parcel Polska potrzebowała usprawnienia procesu obsługi delegacji i zaliczek — od złożenia wniosku przez pracownika do momentu rozliczenia i wypłaty należnych środków, zarówno dla delegacji krajowych, jak i zagranicznych. Całość projektu zrealizowana została przez firmę e-MSI, z wykorzystaniem platformy low-code JobRouter®.
Lider polskiego rynku przesyłek krajowych i międzynarodowych
DHL Parcel Polska jest liderem polskiego rynku przesyłek krajowych i międzynarodowych oraz jedną z największych i najbardziej innowacyjnych firm transportowych na świecie.
Firma, będąca częścią czołowego koncernu w branży przesyłek pocztowych i logistyki — Deutsche Post DHL Group, oferuje klientom szeroki zakres krajowych i międzynarodowych usług kurierskich, a także rozwiązania w zakresie nadań, monitorowania i doręczania przesyłek.
W swojej działalności DHL Parcel Polska stawia na ciągły rozwój i innowacyjne rozwiązania. Firma oferuje szereg narzędzi online, jak m. in.: aplikacje mobilne, narzędzia śledzenia przesyłek, opcje automatycznego wydruku etykiet przesyłkowych.
Ponadto, DHL Parcel Polska inwestuje w rozwój nowoczesnych technologii, takich jak: robotyka, sztuczna inteligencja i automatyzacja, aby zapewnić najwyższą jakość usług klientom.
Uprościć i zdigitalizować proces obsługi delegacji i zaliczek
Deutsche Post DHL Group zatrudnia ponad 500 000 osób w ponad 220 krajach. W celu spełnienia wszystkich wymagań logistycznych klientów, oddziały korporacyjne na całym świecie ściśle ze sobą współpracują, realizując projekty ukierunkowane na globalizację oraz outsourcing.
Cele biznesowe
W 2019 roku DHL Parcel rozpoczął projekt, będący częścią działań zmierzających do integracji grupowej i programu Value Creation, którego celem jest m. in.:
- integrowanie wewnętrznych sieci
- harmonizowanie produktów
- centralne zarządzanie strukturami sprzedaży
- usprawnianie wewnętrznych procesów
Funkcje systemu
Jednym ze strategicznych punktów projektu jest stworzenie i wdrożenie Systemu Informatycznego do zarządzania firmą, obejmującego między innymi:
- obieg faktur papierowych i elektronicznych
- obieg umów
- archiwizację elektroniczną faktur, umów, wniosków etc.
- rozliczanie delegacji służbowych
- obsługa zgłoszeń związanych z procedurami ISO
- moduł zarządzania przewoźnikami dla Kierownika Transportu Kurierskiego
- zewnętrzna platforma wspomagająca zarządzanie przewoźnikami
Efektywna koordynacja
Główne potrzeby biznesu — efektywna koordynacja realizowanych zadań związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, w tym:
- zapewnienie pracownikom sprawnego dostępu do informacji
- ograniczenie obiegu dokumentów w formie papierowej
- możliwość podglądu ścieżki dokumentów
- podgląd wyników i rozliczeń
Usprawnienie procesu obsługi delegacji i zaliczek
Przedmiotem projektu opisywanego w niniejszym studium przypadku jest usprawnienie procesu obsługi delegacji i zaliczek. Całość projektu zrealizowana została przez firmę e-MSI, z wykorzystaniem platformy low-code JobRouter®.
Etapy realizacji projektu
Projekt zrealizowany został z wykorzystaniem metodyki zwinnej, a kolejne etapy realizacji obejmowały:
- przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, przygotowanie „Koncepcji rozwiązania”
- wytworzenie, wdrożenie i uruchomienie Systemu w środowisku teleinformatycznym DHL Parcel Polska
- przeprowadzenie testów
- przeprowadzenie szkoleń z obsługi Systemu dla administratorów IT i użytkowników
- dostarczenie dokumentacji Systemu
- udzielenie licencji niezbędnych do korzystania z Systemu i przeniesienie na Zamawiającego praw autorskich
- serwis Systemu
Automatyzacja procesów
Zdigitalizowane zostały wszystkie kroki obsługi występujące w ramach procesu w ramach kilku scenariuszy, w tym: wniosków o zaliczkę nie powiązaną z delegacją, wniosków o delegację bez zaliczki, wniosków o delegację z zaliczką. Począwszy od złożenia wniosku przez pracownika do momentu rozliczenia i wypłaty należnych środków, zarówno dla delegacji krajowych jak i zagranicznych.
Oprócz powyższych, głównych etapów, istnieje jeszcze możliwość złożenia wniosku o zaliczkę nie powiązaną z delegacją. Ze względu na analogiczny przebieg, opcja została włączona do tego samego procesu. Rozliczenie zaliczki polega wyłącznie na prowadzeniu ewidencji wydatków poniesionych w ramach zaliczki.
Wdrożony proces składa się z trzech głównych etapów
W pierwszym etapie pracownik składa wniosek o delegację poprzez wypełnienie formularza w systemie JobRouter. Na tej podstawie system generuje wniosek, który w kolejnych krokach przechodzi przez wymagane etapy akceptacji w firmie, takie jak: przełożeni, dział zarządzania projektami, dział księgowości oraz zarząd. Po akceptacji wniosku przechodzi on do kolejnego etapu.
W drugim etapie następuje realizacja rozliczenia delegacji, obejmująca jej przebieg, korzystanie z posiłków, pobieranie diet oraz ryczałtów. Wszystkie wydatki związane z delegacją są dokładnie rejestrowane, a ewidencja wydatków jest kompletna. Uzupełnione rozliczenie również podlega ścieżce akceptacji. Celem tego etapu jest zapewnienie dokładności i przejrzystości rozliczenia delegacji.
W ostatnim etapie następuje weryfikacja formalno-rachunkowa rozliczenia delegacji oraz księgowanie delegacji i jej wydatków w systemie SAP, z uwzględnieniem odliczenia VAT.
Dodatkowo obsługiwane funkcje
Dodatkowo w ramach procesu obsługiwane są również następujące funkcje:
- obsługa samochodów służbowych, w tym samochodów poolowych
- obsługa samochodów prywatnych oraz składanie wniosków dotyczących możliwości ich wykorzystania
- generowanie metryczki podsumowującej obieg
- obsługa oświadczeń o zagubieniu dokumentu ewidencjonującego wydatek
Przygotowanych zostało 9 opcji generowania raportów
W celu wyeliminowania konieczności przenoszenia danych pomiędzy systemami, JobRouter zintegrowany został z systemem SAP DHL, co umożliwia automatyczne księgowanie dokumentów kosztowych zatwierdzonych w procesie.
Na potrzeby użytkowników przygotowanych zostało 9 opcji generowania raportów, które są automatycznie tworzone na bazie wprowadzonych w procesie danych.
Co zyskał klient?
Możliwość śledzenia każdego etapu procesu. Digitalizacja procesu delegacji wyeliminowała konieczność ręcznego wypełniania papierowych formularzy i dokumentów. Wszystkie niezbędne informacje są wprowadzane elektronicznie, co przyspiesza cały proces.
Szybsza realizacja procesów
Wszystkie niezbędne informacje są wprowadzane elektronicznie, co przyspiesza cały proces. Automatyczne obliczenia, generowanie raportów i powiadomienia przyspieszają również przepływ pracy i redukują czas poświęcany na ręczne czynności.
Pełna kontrola nad delegacjami
Dzięki digitalizacji procesu delegacji można śledzić każdy jego etap. Wszystkie informacje są przechowywane w formie elektronicznej, umożliwiając łatwy dostęp i monitorowanie postępów. W rezultacie organizacja zyskuje większą kontrolę nad procesem, eliminowane są błędy i łatwiej zidentyfikować ewentualne problemy.
Mniej błędów i pomyłek
Formularze elektroniczne pozwalają na wprowadzanie danych w sposób jednolity i precyzyjny. Automatyczne obliczenia eliminują błędy ludzkie i minimalizują ryzyko pomyłek.
Łatwiejsza komunikacja i akceptacja
Pracownicy mogą łatwo komunikować się i współpracować. Wszystkie zaangażowane strony, mogą mieć dostęp do niezbędnych informacji i dokonywać akceptacji w dowolnym miejscu i czasie. Mobilność pozwala na szybsze podejmowanie decyzji i skrócenie czasu odpowiedzi.
Opinie klientów są naszą wizytówką
Wdrożony system znacznie przyśpieszył przebieg procesów związanych z delegacjami, odciążając wielu pracowników. Interfejs systemu można łatwo dostosować do potrzeb klienta, tworząc funkcjonalne rozwiązanie dla danego modułu, dostarczające wgląd do wszystkich potrzebnych nam danych. Pracownicy e-MSI Sp. z o.o. wykazali się profesjonalizmem, dokładnie rozpoznając nasze potrzeby i automatyzując proces, co w pełni spełniło nasze oczekiwania.
Masz wyzwanie biznesowe, które wymaga podobnego podejścia?
Porozmawiajmy o tym, jak e-MSI może wesprzeć digitalizację i automatyzację procesów w Twojej organizacji — od analizy przedwdrożeniowej po utrzymanie systemu.
