Automatyczna archiwizacja papierowych dyspozycji klientów w Lubuskim Banku Spółdzielczym
Mimo aktywnie wykorzystywanych kanałów elektronicznych, dyspozycje składane w oddziałach Banku w formie papierowej stanowią nadal znaczącą część operacji, a ich obsługa, wprowadzanie i archiwizowanie zajmuje znaczącą część czasu pracy personelu. Lubuski Bank Spółdzielczy podjął się współpracy z e-MSI Sp. z o.o. w celu automatyzacji procesu archiwizacji dyspozycji — proces został zaimplementowany w systemie workflow JobRouter wraz z narzędziem IDR do automatycznego odczytywania treści.
Bank od 1877 roku, który kładzie duży nacisk na innowacje technologiczne
Lubuski Bank Spółdzielczy (LBS) został założony w 1877 roku, w celu zapewnienia mieszkańcom tego regionu kompleksowych usług bankowych.
Od tego czasu bank nieustannie się rozwija, będąc ważnym podmiotem na polskim rynku bankowym. Lubuski Bank Spółdzielczy oferuje swoim klientom szeroką gamę produktów i usług finansowych, takich jak rachunki osobiste, kredyty hipoteczne, kredyty konsumpcyjne, lokaty, ubezpieczenia i wiele innych.
Jednym z kluczowych obszarów działań Lubuskiego Banku Spółdzielczego jest jego silne zaangażowanie społeczne. Bank aktywnie wspiera lokalne inicjatywy i projekty mające na celu rozwój społeczności i regionu.
Lubuski Bank Spółdzielczy kładzie również duży nacisk na innowacje technologiczne. Wprowadza nowoczesne rozwiązania, takie jak bankowość internetowa i mobilna, aby zapewnić swoim klientom wygodę i łatwy dostęp do usług bankowych.
Papierowe dyspozycje: obowiązek przechowywania i szybki dostęp na żądanie
Mimo aktywnie wykorzystywanych kanałów elektronicznych, dyspozycje składane w oddziałach Banku w formie papierowej stanowią nadal znaczącą część operacji. Obsługa, wprowadzanie i archiwizowanie tych tradycyjnych dokumentów zajmuje znaczącą cześć czasu pracy personelu obsługującego klientów. Zgodnie z polskim prawem, banki mają obowiązek przechowywania dyspozycji operacji przez okres co najmniej 5 lat. W niektórych przypadkach, na przykład przy umowach kredytowych, okres przechowywania może być dłuższy i wynosi 5 lat od zamknięcia umowy.
Udostępnianie dyspozycji uprawnionym organom
Na żądanie uprawnionych organów, takich jak np. prokuratura, Bank zobowiązany jest udostępnić wszystkie dyspozycje dla wskazanego rachunku bankowego.
Papierowe druki i ręcznie uzupełniane dane
Pomimo postępu technologicznego i rozwoju nowoczesnych rozwiązań cyfrowych, banki nadal zapewniają swoim klientom tradycyjny i fizyczny sposób składania zleceń bankowych.
Papierowe druki przeznaczone do różnych rodzajów operacji, mają zwykle niewielki format, co ułatwia ich przechowywanie i archiwizację.
W zależności od rodzaju druku oraz zleconej operacji, na tak małym formacie Klient poprzez ręczne uzupełnienie, zawrzeć musi dużą ilość danych, w tym dane osobowe, numery kont, daty, rodzaje dyspozycji oraz podpis.
Sprawia to, że uzupełniane dane są nierzadko mało czytelne a ich rozczytanie czasochłonne, co stanowi dodatkowe wyzwanie dla wszelkich systemów odczytujących dane z dokumentów.
Archiwizacja dokumentów przed wdrożeniem
Aby utrzymać porządek i dokładność oraz zgodność z wymogami przepisów prawa, istotne jest odpowiednie archiwizowanie tych dokumentów.
W przypadku archiwizacji dyspozycji w formie papierowej, są one umieszczane w bezpiecznym miejscu i ręcznie uporządkowane.
Dokładnie tak proces archiwizacji dyspozycji operacji wyglądał w Lubuskim Banku Spółdzielczym przed wdrożeniem systemu JobRouter przez e-MSI. Dokumenty zajmowały zbyt wiele miejsca, a dostęp do nich był ograniczony — proces odnajdywania dokumentów w przypadku takiej potrzeby był czasochłonny i nieefektywny.
Główne potrzeby biznesu
- zmiana formy przechowywanych dokumentów z analogowych na cyfrowe
- zmniejszenie ilości przechowywanych dokumentów w formie papierowej
- przyspieszenie realizacji procesu
- uporządkowanie dokumentów
- szybki dostęp z możliwością łatwego wyszukiwania
Wdrożenie JobRouter z narzędziem IDR do automatycznego odczytu dyspozycji
Wdrożenie Systemu JobRouter, implementacja procesu archiwizacji dyspozycji operacji wraz z narzędziem IDR (Intelligent Data Recognition) do automatycznego odczytywania treści. Całość projektu zrealizowana została przez firmę e-MSI, z wykorzystaniem platformy low-code JobRouter®.
Etapy realizacji projektu
Projekt zrealizowany został z wykorzystaniem metodyki zwinnej, a kolejne etapy realizacji obejmowały:
- przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, przygotowanie „Koncepcji rozwiązania”
- wytworzenie, wdrożenie i uruchomienie Systemu w środowisku teleinformatycznym Lubuskiego Banku Spółdzielczego
- przeprowadzenie testów
- przeprowadzenie szkoleń z obsługi Systemu dla administratorów IT i użytkowników
- dostarczenie dokumentacji Systemu
- udzielenie licencji niezbędnych do korzystania z Systemu i przeniesienie na Zamawiającego praw autorskich
- wsparcie Użytkowników i utrzymanie Systemu
Automatyzacja procesów
Proces uruchamiany jest automatycznie po pobraniu pliku z ustalonej skrzynki mailowej, na którą przesyłane są skanowane dyspozycje operacji we wszystkich placówkach Banku. Możliwe jest również ręczne zarejestrowanie dyspozycji poprzez dodanie pliku PDF ze skanami z dysku. Następnie skany zostają podzielone na dokumenty — dyspozycje.
Wdrożone rozwiązanie zawiera narzędzie IDR, które wykorzystując technologię OCR, pozwala na automatyczny odczyt numeru rachunku bankowego z dokumentu. Jeżeli odczyt numeru kończy się powodzeniem to nie jest wymagane żadne działanie ze strony użytkownika. Jeżeli numer rachunku nie zostaje rozpoznany, to plik jest przekazywany do użytkownika w celu uzupełnienia. Po uzupełnieniu danych dyspozycja zostaje zapisana w archiwum JobRouter.
Kroki procesu automatycznej archiwizacji w JobRouter
- aktywność użytkownika
- załadowanie dokumentów na skaner
- skaner automatycznie skanuje dokumenty
- odczytanie danych — zlecenie przelewu
- JobData
- archiwizacja dokumentów
- CSV Import/Export
Automatyczne eskalacje
Automatyzacja procesu archiwizacji dyspozycji operacji w JobRouter umożliwia również wprowadzanie informacji o zamkniętych rachunkach w formie list. Informacje te są łączone z przechowywanymi dokumentami dla danego rachunku. Skutkiem tego system zaczyna odliczać czas w przypadku obowiązku przechowywania dokumentów minimum 5 lat od daty zamknięcia rachunku.
Raporty
JobRouter również pozwala tworzyć raporty na bazie informacji o wprowadzonych w system dyspozycjach operacji oraz zamkniętych rachunkach.
System umożliwia pobranie dyspozycji dla rachunku na żądanie uprawnionego organu. Po wprowadzeniu numeru rachunku lub klienta generowana jest paczka dokumentów, zawierająca wszystkie dyspozycje dla tego rachunku z określonego przedziału czasu.
Automatyczna archiwizacja dyspozycji
Materiał wideo z wdrożenia — kliknij, aby odtworzyć.
Co zyskał klient?
Archiwizowanie blisko 15 tys. dokumentów miesięcznie w formie cyfrowej oraz pełna automatyzacja 85% zadań — tylko 15% przypadków trafia do ręcznej weryfikacji.
Szybkie udostępnianie na żądanie
Możliwość szybkiego udostępniania dyspozycji uprawnionym organom.
Wyszukiwanie historii operacji
Proste i szybkie wyszukiwanie historii operacji na podstawie numeru rachunku lub powiązanych z nim informacji.
Wszystko w jednym miejscu
Wszystkie dyspozycje są uporządkowane i dostępne w jednym miejscu, co daje nie tylko lepsze możliwości raportowania, ale i monitorowania.
Elastyczność i skalowalność
Sam system jest elastyczny i skalowalny, jeśli bank zdecyduje się objąć nim kolejne procesy.
Opinie klientów są naszą wizytówką
Wdrożony system JobRouter pozwala na łatwe wyszukiwanie i pobieranie dyspozycji powiązanych z danym rachunkiem w przypadku takiej potrzeby. Dzięki systemowi, proces archiwizacji oraz nadzór nad aktualnością dostępnych dokumentów odbywa się całkowicie automatycznie, bez potrzeby ingerencji pracownika. System gwarantuje również wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywania danych i dokumentów, zgodny z wymaganiami banku.
Masz wyzwanie biznesowe, które wymaga podobnego podejścia?
Porozmawiajmy o tym, jak e-MSI może wesprzeć digitalizację i automatyzację procesów w Twojej organizacji — od analizy przedwdrożeniowej po utrzymanie systemu.
