czwartek,3 Styczeń 2013

Podgląd skanów faktur z systemu finansowo-księgowego

Porządek w archiwum faktur to podstawa w zorganizowanym dziale Księgowości. Zbyt wiele razy dziennie pracownicy działu odszukują faktury w segregatorach by zweryfikować wpływy na konto, wyjaśnić rozbieżności i wątpliwości w dokonywanych płatnościach, nie wspominając o nagłych telefonach z biura szefa z prośbą o „natychmiastową informację” ( w przypadku bardziej wyrozumiałych pracodawców figuruje wersja „niezwłoczną informację” dotyczącą płatności w ramach projektu numer ….”). Ile jest takich sytuacji dziennie? Tygodniowo? Miesięcznie? Rocznie? Nie sposób zliczyć? Nie sposób także podsumować czasu, który pracownicy tracą na odszukanie danych w przepastnych segregatorach. Nawet jeśli są one opisane i archiwizowane w najbardziej skrupulatny sposób to samo odszukanie pojedynczej faktury zajmuje w takim przypadku min 5 minut. Wystarczy, zatem, że dziennie odnosimy się do wglądu 12 faktur i tracimy całą godzinę pracy, czyli 20 roboczogodzin w ciągu miesiąca, czyli 600 roboczogodzin na rok (!) Przy założeniu niewygórowanej stawki za godzinę 20 zł, mamy roczną stratę 12 000 zł / pracownika …co najmniej (gdyż przyjęliśmy jedne z najniższych kryteriów).

I pomyśleć, że wystarczyłoby mieć jedynie elektroniczne archiwum z możliwością integracji z systemem finansowo-księgowym (dalej określanym skrótowo systemem F-K), by pracownicy działu księgowego mogli bezpośrednio z samego systemu F-K za pomocą jednego kliknięcia wyświetlić obraz  faktury (archiwizowany ze skanu faktury papierowej lub dostarczonej e-faktury). System F-K odnosi się wówczas bezpośrednio do elektronicznego archiwum lub zewnętrznej bazy danych (w zależności od integracji) i po zdefiniowanych parametrach (nr faktury i NIP kontrahenta) wyświetla obraz faktury pobrany z e-archiwum. Proste? Łatwe? Efektywne? …A ile czasu i pieniędzy oszczędza dla firmy!

Jak dokonuje się tego rodzaju integracji? W zależności od sytuacji, możemy przeprowadzić integrację na dwa sposoby:

  1. Część systemów F-K posiada aplikację API znacznie ułatwiającą przeprowadzenie integracji z zewnętrznymi systemami i bazami danych
  2. (Jeśli system nie posiada w standardzie narzędzia api), należy odnieść się do dokumentacji technicznej systemu F-K lub zwrócić się ze zleceniem części integracji do producenta/dystrybutora/serwisanta posiadanego systemu F-K. Zlecenie powinno dotyczyć eksportu danych opisujących fakturę do zewnętrznej bazy danych oraz importu obrazu faktury odpowiadającej stosownie zdefiniowanym parametrom. Obraz faktury powinien być dostępny pod dodanym do interfejsu przyciskiem lub menu rozwijanym (pod prawym przyciskiem myszki). Po stronie dostawcy elektronicznego archiwum leży najczęściej eksport do w/w zewnętrznej bazy danych obrazu faktury wraz z indeksami opisującymi dokument w e-archiwum, które jednocześnie odpowiadają przyjętym parametrom wspólnym dla wyświetlanej faktury i danych w systemie F-K (np. numer faktury i NIP kontrahenta).

Integracja e-archiwum z systemem F-K nie musi być jednostronna. Przy okazji prac związanych wyświetleniem faktury z e-archiwum z poziomu systemu F-K można dokonać dodatkowych konfiguracji związanych z eksportem i importem danych do /z zewnętrznej bazy danych. Tym samym sposobem bowiem oba systemy mogą przekazywać sobie dodatkowe informacje. Zaksięgowana płatność w systemie F-K może eksportować status „Zapłacone” do zewnętrznej bazy danych, skąd zostanie on pobrany do e-archiwum i automatycznie przypisany właściwemu dokumentowi. Piszę o tym fakcie w tym punkcie, ponieważ dokonanie takich działań przy okazji integracji w ramach wyświetlania faktury nie stanowi zbyt kosztownego zlecenia w porównaniu ze zleceniem powyższej funkcji w ramach odrębnego zlecenia. Koszt w tym przypadku najczęściej stanowi czas, jaki zajmie działowi IT ponowne skoordynowanie prac dwóch zespołów programistycznych (jednego odpowiedzialnego za e-archiwum i drugiego wspierającego system F-K).

Powyższy przypadek zewnętrznej bazy zawierających dane z obu systemów, może zostać wykorzystany do bezpiecznego udostępniania danych poprzez panel dedykowany kontrahentom na stronie www (po ich uprzednim zalogowaniu się)… ale to już materiał na osobny wpis.

OSTATNIE WPISY

COVID-19 – Jak digitalizacja firmy przygotowuje ją na każdą ewentualność?

Plądrujący Europę korona wirus, wywołujący chorobę Covid-19, to ogromne uderzenie w gospodarkę. Niestety, wiele firm nie było przygotowanych na takie okoliczności, w związku z czym musiało tymczasowo zawiesić swoją działalność. W wielu przypadkach oznaczało to redukcję wakatów. Dla każdego przedsiębiorcy jest to jeden z najczarniejszych scenariuszy prowadzenia biznesu. W większości dotkniętych sektorów brak szybkiej reakcji […]


JobRouter – Aplikacja Mobilna

Zastanawialiście się czy JobRouter może być jeszcze bardziej przyjazny użytkownikom? Otóż może, odkąd do przyjaznego systemu dostępnego z poziomu przeglądarki internetowej, dołączyła zintegrowana aplikacja mobilna. Aplikacja umożliwia dostęp do dokumentów i procesów w systemie za pomocą dostosowanego do smartfonów interfejsu. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do systemu, bez potrzeby włączania laptopa.  Aplikacja mobilna jest w […]


Zmiany w Administracji – Biała Lista

Czego i kogo dotyczy nowy obowiązek? Z początkiem tego roku przedsiębiorcy stanęli przed kolejnym administracyjnym wyzwaniem. Od stycznia 2020 są zobowiązani do korzystania z białej listy, czyli rejestru aktywnych płatników VAT. Dodatkowo, obowiązuje ich nowa ustawa o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym. Pierwszy z obowiązków polega na weryfikowaniu kontrahentów na białej liście. Na liście znajdują się firmy, […]


Proces Obiegu Faktur – Przykład

Przykład procesu obiegu faktur kosztowych Według danych podanych przez Global Business Travel Association (2017) około 50% procesów związanych z przetwarzaniem faktur wciąż odbywa się w sposób manualny. 19% z nich zawiera błędy. Wprowadzenie zmian w procesie manualnej akceptacji faktury, zajmuje średnio 18 minut. W zależności od wielkości firmy, czas spędzony na wykonywanie poprawek w systemie […]


Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o