czwartek,11 Sierpień 2016

Obieg korespondencji w systemie workflow

Zapanowanie nad dziesiątkami czy setkami pism przychodzących i wychodzących to dla każdej organizacji nie lada wyzwanie. Obieg korespondencji odbywa się drogą listowną lub mailową, przechodząc przez różne działy i osoby, często doprowadzając do sytuacji, gdy odnalezienie potrzebnego dokumentu może graniczyć z cudem. Trudno też kontrolować informacje, które zostały wysłane przez pracowników organizacji – kopie nie są przechowywane, proces akceptacji tych pism jest wydłużony, ponieważ przed wysyłką wgląd do nich musi mieć wgląd kadra kierownicza. W odpowiedzi na te problemy powstał system workflow.

W jaki sposób system workflow może rozwiązać problemy związane z brakiem kontroli nad obiegiem korespondencji?

1.  Automatyczne uruchomienie procesu

Automatyzacja obiegu korespondencji pozwala przede wszystkim na rozdzielenie między pracowników zadań z nią związanych przy jak najmniejszym nakładzie pracy. Rola osoby odbierającej pocztę ograniczona jest do zeskanowania pism czy dokumentów. Każdy zeskanowany dokument spowoduje uruchomienie procesu i przypisanie zadania konkretnemu pracownikowi, co ma dwie ogromne zalety: minimalizuje ryzyko zagubienia jakiegoś pisma i maksymalnie skraca czas między otrzymaniem korespondencji a poinformowaniem pracownika o oczekującym zadaniu. Automatyczny start procesu jest także możliwy po otrzymaniu wiadomości e-mail na zdefiniowany w systemie adres.

2. System część zadań wykona sam

Wykorzystanie systemu workflow to również koniec z niektórymi prostymi, ale powtarzalnymi czynnościami, np. nieustannym przepisywaniem tych samych danych. Część pracy zostanie automatycznie wykonana w systemie. Może on przechowywać dane o pracownikach lub klientach, sam uzupełni część danych (w oparciu o to, kto jest zalogowany lub jakie dane wcześniej wprowadzono), przygotuje także gotowe do wydruku pisma, formularze lub etykiety na koperty zgodnie z wcześniej określonym formatem.

3. Łatwiejsze wyszukiwanie

Zgromadzenie całej korespondencji w jednym systemie dostępnym dla wszystkich użytkowników sprawi, że pracownicy nie będą już musieli poświęcać swojego czasu na długotrwałe (czasem bezowocne) przeszukiwanie segregatorów, teczek i załączników do maili. System workflow oferuje wiele możliwości przeszukiwania, m.in. w oparciu o zdefiniowane przez pracowników kategorie, a także przeszukiwanie pełnotekstowe. Wspólne dla całej organizacji repozytorium korespondencji jest też ogromnym ułatwieniem wtedy, gdy dana organizacja ma biura w różnych lokalizacjach – uzyskiwanie dostępu do dokumentów nie będzie wymagało angażowania współpracowników, dzięki czemu będzie znacznie szybsze.

4. Szybsze wymienianie się korespondencją wewnątrz firmy

Szybkość komunikacji wzrośnie nie tylko z powodu łatwiejszego dostępu do korespondencji – system oferuje jeszcze kilka innych funkcjonalności, które to umożliwiają. Pisma można w łatwy sposób przesłać innym pracownikom lub działom – tylko w celu zapoznania się z nim lub jednocześnie wyznaczając związane z nim zadanie. Dużo szybciej przebiega akceptacja pism wychodzących – osoby akceptujące mogą dodać w systemie swoje uwagi, a następnie, po ewentualnych poprawkach, zaakceptować dokument jednym kliknięciem, bez konieczności drukowania każdej nowej wersji i przekazywania podpisanych ręcznie kopii między jednym biurem a drugim. Ponadto mamy pewność, że wszystkie osoby zainteresowane mają dostęp do najnowszej wersji dokumentu i dzięki temu są na bieżąco.

5. Większa kontrola

Prowadzenie obiegu korespondencji w systemie workflow pozwala też gromadzić wiedzę o tym, co się wydarzyło i lepiej zarządzać dokumentami i zadaniami. Każdy z pracowników otrzymuje swoją listę zadań, wraz z ich priorytetami i terminami wykonania. Przełożeni mogą kontrolować status tych zadań i w przypadku problemów (np. czyjejś nieobecności lub zbyt dużego obciążenia pracą) przekierowywać je do innych osób. Pracownicy mają natomiast jasną informację o tym, ile pracy ich czeka i mogą dobrze ją rozplanować.

System workflow to również lepsza kontrola nad dostępem do korespondencji. Różne poziomy uprawnień dają pewność, że nie trafi ona w niepowołane ręce. Łatwo można również dotrzeć do informacji o tym, kto odebrał lub wysłał jakąś przesyłkę lub zajmował się danym zadaniem, dzięki czemu wiadomo do kogo należy kierować pytania lub od kogo wyciągnąć konsekwencje w przypadku błędów.

OSTATNIE WPISY

COVID-19 – Jak digitalizacja firmy przygotowuje ją na każdą ewentualność?

Plądrujący Europę korona wirus, wywołujący chorobę Covid-19, to ogromne uderzenie w gospodarkę. Niestety, wiele firm nie było przygotowanych na takie okoliczności, w związku z czym musiało tymczasowo zawiesić swoją działalność. W wielu przypadkach oznaczało to redukcję wakatów. Dla każdego przedsiębiorcy jest to jeden z najczarniejszych scenariuszy prowadzenia biznesu. W większości dotkniętych sektorów brak szybkiej reakcji […]


JobRouter – Aplikacja Mobilna

Zastanawialiście się czy JobRouter może być jeszcze bardziej przyjazny użytkownikom? Otóż może, odkąd do przyjaznego systemu dostępnego z poziomu przeglądarki internetowej, dołączyła zintegrowana aplikacja mobilna. Aplikacja umożliwia dostęp do dokumentów i procesów w systemie za pomocą dostosowanego do smartfonów interfejsu. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do systemu, bez potrzeby włączania laptopa.  Aplikacja mobilna jest w […]


Zmiany w Administracji – Biała Lista

Czego i kogo dotyczy nowy obowiązek? Z początkiem tego roku przedsiębiorcy stanęli przed kolejnym administracyjnym wyzwaniem. Od stycznia 2020 są zobowiązani do korzystania z białej listy, czyli rejestru aktywnych płatników VAT. Dodatkowo, obowiązuje ich nowa ustawa o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym. Pierwszy z obowiązków polega na weryfikowaniu kontrahentów na białej liście. Na liście znajdują się firmy, […]


Proces Obiegu Faktur – Przykład

Przykład procesu obiegu faktur kosztowych Według danych podanych przez Global Business Travel Association (2017) około 50% procesów związanych z przetwarzaniem faktur wciąż odbywa się w sposób manualny. 19% z nich zawiera błędy. Wprowadzenie zmian w procesie manualnej akceptacji faktury, zajmuje średnio 18 minut. W zależności od wielkości firmy, czas spędzony na wykonywanie poprawek w systemie […]


Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o