czwartek,11 Sierpień 2016

Obieg korespondencji w systemie workflow

Zapanowanie nad dziesiątkami czy setkami pism przychodzących i wychodzących to dla każdej organizacji nie lada wyzwanie. Obieg korespondencji odbywa się drogą listowną lub mailową, przechodząc przez różne działy i osoby, często doprowadzając do sytuacji, gdy odnalezienie potrzebnego dokumentu może graniczyć z cudem. Trudno też kontrolować informacje, które zostały wysłane przez pracowników organizacji – kopie nie są przechowywane, proces akceptacji tych pism jest wydłużony, ponieważ przed wysyłką wgląd do nich musi mieć wgląd kadra kierownicza. W odpowiedzi na te problemy powstał system workflow.

W jaki sposób system workflow może rozwiązać problemy związane z brakiem kontroli nad obiegiem korespondencji?

1.  Automatyczne uruchomienie procesu

Automatyzacja obiegu korespondencji pozwala przede wszystkim na rozdzielenie między pracowników zadań z nią związanych przy jak najmniejszym nakładzie pracy. Rola osoby odbierającej pocztę ograniczona jest do zeskanowania pism czy dokumentów. Każdy zeskanowany dokument spowoduje uruchomienie procesu i przypisanie zadania konkretnemu pracownikowi, co ma dwie ogromne zalety: minimalizuje ryzyko zagubienia jakiegoś pisma i maksymalnie skraca czas między otrzymaniem korespondencji a poinformowaniem pracownika o oczekującym zadaniu. Automatyczny start procesu jest także możliwy po otrzymaniu wiadomości e-mail na zdefiniowany w systemie adres.

2. System część zadań wykona sam

Wykorzystanie systemu workflow to również koniec z niektórymi prostymi, ale powtarzalnymi czynnościami, np. nieustannym przepisywaniem tych samych danych. Część pracy zostanie automatycznie wykonana w systemie. Może on przechowywać dane o pracownikach lub klientach, sam uzupełni część danych (w oparciu o to, kto jest zalogowany lub jakie dane wcześniej wprowadzono), przygotuje także gotowe do wydruku pisma, formularze lub etykiety na koperty zgodnie z wcześniej określonym formatem.

3. Łatwiejsze wyszukiwanie

Zgromadzenie całej korespondencji w jednym systemie dostępnym dla wszystkich użytkowników sprawi, że pracownicy nie będą już musieli poświęcać swojego czasu na długotrwałe (czasem bezowocne) przeszukiwanie segregatorów, teczek i załączników do maili. System workflow oferuje wiele możliwości przeszukiwania, m.in. w oparciu o zdefiniowane przez pracowników kategorie, a także przeszukiwanie pełnotekstowe. Wspólne dla całej organizacji repozytorium korespondencji jest też ogromnym ułatwieniem wtedy, gdy dana organizacja ma biura w różnych lokalizacjach – uzyskiwanie dostępu do dokumentów nie będzie wymagało angażowania współpracowników, dzięki czemu będzie znacznie szybsze.

4. Szybsze wymienianie się korespondencją wewnątrz firmy

Szybkość komunikacji wzrośnie nie tylko z powodu łatwiejszego dostępu do korespondencji – system oferuje jeszcze kilka innych funkcjonalności, które to umożliwiają. Pisma można w łatwy sposób przesłać innym pracownikom lub działom – tylko w celu zapoznania się z nim lub jednocześnie wyznaczając związane z nim zadanie. Dużo szybciej przebiega akceptacja pism wychodzących – osoby akceptujące mogą dodać w systemie swoje uwagi, a następnie, po ewentualnych poprawkach, zaakceptować dokument jednym kliknięciem, bez konieczności drukowania każdej nowej wersji i przekazywania podpisanych ręcznie kopii między jednym biurem a drugim. Ponadto mamy pewność, że wszystkie osoby zainteresowane mają dostęp do najnowszej wersji dokumentu i dzięki temu są na bieżąco.

5. Większa kontrola

Prowadzenie obiegu korespondencji w systemie workflow pozwala też gromadzić wiedzę o tym, co się wydarzyło i lepiej zarządzać dokumentami i zadaniami. Każdy z pracowników otrzymuje swoją listę zadań, wraz z ich priorytetami i terminami wykonania. Przełożeni mogą kontrolować status tych zadań i w przypadku problemów (np. czyjejś nieobecności lub zbyt dużego obciążenia pracą) przekierowywać je do innych osób. Pracownicy mają natomiast jasną informację o tym, ile pracy ich czeka i mogą dobrze ją rozplanować.

System workflow to również lepsza kontrola nad dostępem do korespondencji. Różne poziomy uprawnień dają pewność, że nie trafi ona w niepowołane ręce. Łatwo można również dotrzeć do informacji o tym, kto odebrał lub wysłał jakąś przesyłkę lub zajmował się danym zadaniem, dzięki czemu wiadomo do kogo należy kierować pytania lub od kogo wyciągnąć konsekwencje w przypadku błędów.

OSTATNIE WPISY

Czym są platformy low code i z czego wynika ich popularność?

Low code odnosi się do techniki tworzenia aplikacji biznesowych, bez konieczności programowania ich od podstaw. Jest to odpowiedź na zwiększające się diametralnie potrzeby dzisiejszego świata przy jednoczesnym deficycie programistów. Low code pozwala tworzyć aplikacje i inne rozwiązania programistyczne za pomocą wcześniej skonstruowanych modeli, szablonów, oraz grafik, odpowiadającym krokom w procesach, które są w większości “wyklikiwane”, […]


Elektroniczne podpisywanie dokumentów

Podpis elektroniczny w JobRouter W dzisiejszych czasach i aktualnych warunkach pracy wielu firm, podpisywanie dokumentów w sposób elektroniczny jest znacznym udogodnieniem dla obu zaangażowanych stron.  Podpisywanie dokumentów w sposób elektroniczny jest uregulowane prawnie przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej w rozporządzeniu eIDAS. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS podpisem elektronicznym są dane elektroniczne powiązane i połączone […]


JobRouter 5.1

Najnowsza wersja JobRouter została połączona z Microsoft Office oraz z platformą Zapier. Wprowadzenie integracji z Microsoft Office pozwala na znacznie łatwiejszą pracę nad dokumentami. Zapier natomiast pozwala na integrację z ponad 2000 aplikacji. JobRouter 5.1 to również dodatkowe funkcje w modułach JobData i  JobViewer. Platforma poszerzyła również swoje możliwości integracji. Zapier to platforma, pozwalająca na […]


COVID-19 – Jak digitalizacja firmy przygotowuje ją na każdą ewentualność?

Plądrujący Europę korona wirus, wywołujący chorobę Covid-19, to ogromne uderzenie w gospodarkę. Niestety, wiele firm nie było przygotowanych na takie okoliczności, w związku z czym musiało tymczasowo zawiesić swoją działalność. W wielu przypadkach oznaczało to redukcję wakatów. Dla każdego przedsiębiorcy jest to jeden z najczarniejszych scenariuszy prowadzenia biznesu. W większości dotkniętych sektorów brak szybkiej reakcji […]


Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o