Porządek w archiwum faktur to podstawa w zorganizowanym dziale Księgowości. Zbyt wiele razy dziennie pracownicy działu odszukują faktury w segregatorach by zweryfikować wpływy na konto, wyjaśnić rozbieżności i wątpliwości w dokonywanych płatnościach, nie wspominając o nagłych telefonach z biura szefa z prośbą o „natychmiastową informację” ( w przypadku bardziej wyrozumiałych pracodawców figuruje wersja „niezwłoczną informację” dotyczącą płatności w ramach projektu numer ….”). Ile jest takich sytuacji dziennie? Tygodniowo? Miesięcznie? Rocznie? Nie sposób zliczyć? Nie sposób także podsumować czasu, który pracownicy tracą na odszukanie danych w przepastnych segregatorach. Nawet jeśli są one opisane i archiwizowane w najbardziej skrupulatny sposób to samo odszukanie pojedynczej faktury zajmuje w takim przypadku min 5 minut. Wystarczy, zatem, że dziennie odnosimy się do wglądu 12 faktur i tracimy całą godzinę pracy, czyli 20 roboczogodzin w ciągu miesiąca, czyli 600 roboczogodzin na rok (!) Przy założeniu niewygórowanej stawki za godzinę 20 zł, mamy roczną stratę 12 000 zł / pracownika …co najmniej (gdyż przyjęliśmy jedne z najniższych kryteriów).
I pomyśleć, że wystarczyłoby mieć elektroniczne archiwum z możliwością integracji z systemem finansowo-księgowym, aby pracownicy działu księgowego mogli bezpośrednio z poziomu systemu F-K wyświetlić obraz faktury jednym kliknięciem. Podgląd skanów faktur w systemie OCR ułatwia szybkie odnalezienie dokumentu i dostęp do jego danych bez konieczności przeszukiwania papierowych segregatorów. System F-K może wówczas odwoływać się bezpośrednio do elektronicznego archiwum lub zewnętrznej bazy danych i na podstawie zdefiniowanych parametrów, takich jak numer faktury i NIP kontrahenta, wyświetlić właściwy dokument.
Proste? Łatwe? Efektywne? …A ile czasu i pieniędzy oszczędza dla firmy!
Jak dokonuje się tego rodzaju integracji? W zależności od sytuacji, możemy przeprowadzić integrację na dwa sposoby:
- Część systemów F-K posiada aplikację API znacznie ułatwiającą przeprowadzenie integracji z zewnętrznymi systemami i bazami danych
- (Jeśli system nie posiada w standardzie narzędzia api), należy odnieść się do dokumentacji technicznej systemu F-K lub zwrócić się ze zleceniem części integracji do producenta/dystrybutora/serwisanta posiadanego systemu F-K. Zlecenie powinno dotyczyć eksportu danych opisujących fakturę do zewnętrznej bazy danych oraz importu obrazu faktury odpowiadającej stosownie zdefiniowanym parametrom. Obraz faktury powinien być dostępny pod dodanym do interfejsu przyciskiem lub menu rozwijanym (pod prawym przyciskiem myszki). Po stronie dostawcy elektronicznego archiwum leży najczęściej eksport do w/w zewnętrznej bazy danych obrazu faktury wraz z indeksami opisującymi dokument w e-archiwum, które jednocześnie odpowiadają przyjętym parametrom wspólnym dla wyświetlanej faktury i danych w systemie F-K (np. numer faktury i NIP kontrahenta).
Integracja e-archiwum z systemem F-K nie musi być jednostronna. Przy okazji prac związanych wyświetleniem faktury z e-archiwum z poziomu systemu F-K można dokonać dodatkowych konfiguracji związanych z eksportem i importem danych do /z zewnętrznej bazy danych. Tym samym sposobem bowiem oba systemy mogą przekazywać sobie dodatkowe informacje. Zaksięgowana płatność w systemie F-K może eksportować status „Zapłacone” do zewnętrznej bazy danych, skąd zostanie on pobrany do e-archiwum i automatycznie przypisany właściwemu dokumentowi. Piszę o tym fakcie w tym punkcie, ponieważ dokonanie takich działań przy okazji integracji w ramach wyświetlania faktury nie stanowi zbyt kosztownego zlecenia w porównaniu ze zleceniem powyższej funkcji w ramach odrębnego zlecenia. Koszt w tym przypadku najczęściej stanowi czas, jaki zajmie działowi IT ponowne skoordynowanie prac dwóch zespołów programistycznych (jednego odpowiedzialnego za e-archiwum i drugiego wspierającego system F-K).
Powyższy przypadek zewnętrznej bazy zawierających dane z obu systemów, może zostać wykorzystany do bezpiecznego udostępniania danych poprzez panel dedykowany kontrahentom na stronie www (po ich uprzednim zalogowaniu się)… ale to już materiał na osobny wpis.
