Przekazane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez e-MSI Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, KRS 0000387940, w celach związanych z udzieleniem odpowiedzi na Państwa żądanie zgłoszone za pośrednictwem formularza kontaktowego. Więcej informacji w polityce prywatności.

Zgadzam się na przesyłanie na wskazany adres e-mail informacji handlowych od e-MSI Sp. z o.o. zgodnie z przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz prawem telekomunikacyjnym. (wymagane)

Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez e-MSI Sp. z o.o. w celu przekazywania informacji w postaci newsletterów. Podanie danych jest dobrowolne. Wiem, że mam prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, żądania od administratora danych dostępu do moich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, lub sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Odbiorcami danych mogą być podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora danych.

Zapisz mnie do newslettera!

*Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe

Aby obieg danych odbywał się najefektywniej oraz bezproblemowo, firmy powinny dążyć do osiągnięcia ustabilizowanej elektronicznej struktury. W takiej strukturze, obieg dokumentów papierowych może zostać zastąpiony elektronicznym obiegiem informacji.

Analizując kroki, które należy wykonać, aby wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów, zalecamy rozpoczęcie od zdefiniowania celów i korzyści, jakie chcesz, aby Twój biznes tym samym osiągnął.

Podstawowym celem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwość raportowania bieżącego stanu zadań, realizacji, obłożenia pracy oraz efektywności na każdym etapie przepływu informacji.

Oznacza to, że przekazywane dane muszą mieć ustrukturyzowaną formę zamkniętą w bazie danych. Każda informacja powinna być porównywalna z inną tego samego typu. Aby mogło się to wydarzyć, niezbędny jest odpowiedni system elektronicznego obiegu dokumentów. Zanim jednak uruchomimy proces transformacji obiegu dokumentów w firmie, na obieg formularzy, musimy rozważyć kilka kluczowych kwestii.

Elektroniczny obieg dokumentów i wykorzystanie w nim kodów kreskowych – pozytywnie wpłynie na dwie podstawowe kwestie:

Archiwum fizyczne

Po pierwsze, pozwala usprawnić sposób archiwizowania fizycznych dokumentów. W firmach, w których obieg dokumentów koncentruje się na fakturach, dokumenty składowane mogą być według indeksu kodu, zamiast na przykład kontrahentów. Ułatwia to odnalezienie takiego dokumentu, w przypadku konieczności sięgnięcia do oryginału.

W firmach zarządzających dużą ilością zróżnicowanej dokumentacji, w których akta muszą być powiązane ze sobą, a archiwum fizyczne stanowi odrębnie zarządzaną przestrzeń, jedną z podstawowych danych opisujących dokument, jest jego fizyczna lokalizacja.

Kod kreskowy wykorzystuje się w takim przypadku podczas procesu składowania dokumentu, następnie wchodzi on automatycznie do elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Osoba odpowiedzialna skanuje kod kreskowy tuż przed umieszczeniem dokumentu w archiwum, a następnie oznacza jego fizyczną lokalizację. Dzięki temu rozwiązaniu, zarządzanie nawet dużą przestrzenią archiwum fizycznego nie stanowi problemu.

Lokalizacja dokumentu

W przypadku papieru obieg dokumentów w firmie w większości jest jednokierunkowy (od sekretariatu do archiwum), a sięgnięcie do oryginału zdarza się sporadycznie, zarządzanie nimi nie jest wielkim wyzwaniem. Problemy pojawiają się w momencie, gdy mamy do czynienia z częstą obsługą wypożyczania dokumentacji. Bądź, gdy dokumenty pojawiają się w obiegu najpierw w wersji elektronicznej, a dopiero później w postaci dokumentu papierowego.

W tym przypadku, zastosowanie kodów kreskowych umożliwia lokalizację dokumentu w organizacji poprzez oznaczenie każdorazowego przekazania dokumentu skanowaniem kodu. W ten sposób tworzy się jednolita historia obiegu dokumentu, uwzględniając różne lokalizacje firmy i budując jedną cyfrową księgę korespondencji.

Od czego zacząć wprowadzanie zmian w dotychczasowym procesie obiegu dokumentów?

Tak jak w każdym procesie zmian w organizacji, pierwszym krokiem, jaki musimy wykonać przed wdrożeniem digitalizacji obiegu dokumentów, jest analiza.

Od czego powinniśmy jednak zacząć? Czy możemy określić stan wyjściowy, poszukując nieefektywności procesowych, aby zastąpić je nowymi rozwiązaniami?

Czy też odrzucamy dotychczasową formę i projektujemy nową, „idealną”, określając w kolejnych krokach zmiany, jakich należy dokonać, aby taką formę osiągnąć?

Odpowiedź na to pytanie zależy niestety od wielu czynników i każda organizacja musi odpowiedzieć sobie na to pytanie indywidualnie.

Elektroniczny obieg informacji – Analiza

Gdy zdefiniowaliśmy już nasze główne cele, jakie chcemy osiągnąć dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur, to w kolejnym kroku należy wybrać ścieżkę projektową, którą podążymy dalej. Tutaj, jak wcześniej wspomnieliśmy, wszystko zależeć będzie od charakteru organizacji.

Co zrobić w przypadku średniej wielkości przedsiębiorstwa?

Każda firma, w której cyfryzacja procesów jest przygotowaniem do zwiększenia ilości zamówień, powiększenia zespołu lub wdrożenia nowego produktu, czy ekspansji? W pierwszej kolejności, najkorzystniej byłoby zaprojektować docelowy proces obiegu informacji, który zastąpi bieżący obieg dokumentów. Następnie, w kolejnym kroku określenie ścieżki dojścia do pożądanej formy.

Co zrobić w przypadku większej firmy, która obejmuje analizowanym procesem dużą ilość pracowników, i w której występuje wcześniej wspomniana inercja?

Modelowym rozwiązaniem byłoby odtworzenie procesów w stanie obecnym, a następnie poszukiwanie optymalizacji w każdym kroku tych procesów. W miarę możliwości, odseparowując kolejne przestrzenie poddawane optymalizacji.

Oczywiście jak już wspomnieliśmy, czynników wpływających na dobór odpowiedniej ścieżki jest wiele i każdorazowo decyzja ta będzie podejmowana indywidualnie. Przy bardzo rozbudowanych procesach, konieczne może być rozdzielenie go na mniejsze części i przyjęcie odpowiedniej metodologii do każdej z nich osobno.

Jaki system elektronicznego obiegu dokumentów wybrać?

Trafnym wyborem systemu, który spełni oczekiwane wymagania, jest nie tylko program do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, lecz system pokrywający wszystkie procesy w organizacji — system low-code workflow.

System workflow, inaczej nazywany również platformą digitalizacji low-code, daje możliwość automatyzacji nie tylko obiegu korespondencji wewnętrznej w firmie, ale każdego procesu w niej występującego. (Niekoniecznie opartego o jakikolwiek dokument). System daje możliwość sięgnięcia po dane występujące w innych procesach organizacji, bez konieczności ingerencji osoby fizycznej.

Najlepszy system to taki, który obsługując elektroniczny obieg informacji, może zostać poszerzony o dodatkowe funkcje w dowolnym czasie. Np. gdy tylko firma zdecyduje się przenieść na kolejne poziomy automatyzacji. Dzięki temu eliminujemy potrzebę szkolenia pracowników obsługi kolejnego programu.

Ponadto, systemy workflow i low-code charakteryzują się niezwykle wysoką skutecznością w zakresie eliminowania błędów i oszczędności czasu.

Jest to skutek wykorzystania bardziej zaawansowanych algorytmów oraz szerszych możliwości integracji z innymi systemami niż „pudełkowe” programy DMS stworzone jedynie do obsługi elektronicznego obiegu faktur.

Analizując możliwości dostępnych na rynku rozwiązań oraz rozważając przyszłość większości rozwijających się organizacji, zasadnym rozwiązaniem jest sięgnięcie po zaawansowany system, już na samym początku automatyzacji.

Zespół e-MSI, dzięki wieloletniemu doświadczeniu, potrafi zamknąć nawet najbardziej skomplikowane procesy w systemie workflow, jakim jest wdrażany przez nas od 7 lat system JobRouter. Świadczy o tym nieustannie powiększające się grono zadowolonych klientów, o których przeczytacie w naszym portfolio. Niezależnie od branży, w jakiej Twoja firma się specjalizuje, z chęcią stawimy czoło nawet największym wyzwaniom w automatyzacji biznesu.

Dowiedz się więcej na temat systemów workflow.

Elektroniczny obieg dokumentów, a ryzyko popełnienia błędu?

Bez względu jednak na kształt i rozmiar organizacji, najważniejszym aspektem digitalizacji procesu obiegu dokumentów jest automatyzacja. Polega ona na przekazaniu odpowiedzialności za wykonanie określonych czynności lub podjęcie decyzji w procesie, systemowi, który ma obsługiwać elektroniczny obieg dokumentacji. Choć wydaje się to ryzykowne, (poprzez brak ingerencji osobowy fizycznej) to paradoksalnie jest elementem zmniejszającym ryzyko.

Decyzje podejmowane na podstawie „twardych” danych, za pomocą algorytmów czy reguł pozostają niezmienne. Te same decyzje podejmowane przez człowieka są poddane dodatkowym czynnikom, takim jak na przykład rozproszenie uwagi w danym momencie. Statystyki pokazują, że najczęściej popełniane błędy w procesach firmowych, nie wynikają z braku kompetencji a braku koncentracji, czy też zwykłych pomyłek.

Jakie zadania można przejąć EOD?

Wszystkie, które są oparte na danych i nie wymagają refleksji człowieka. Również, a może nawet w szczególności te, które polegają na przeniesieniu czy kopiowaniu danych, a więc:
– Wypełnianie formularzy
– Tworzenie powtarzalnych dokumentów
– Dołączanie skanów dokumentów do formularzy
– Dołączanie / wzbogacanie danych, danymi z innych procesów czy systemów
– Archiwizację dokumentów
– Przekazywanie danych pomiędzy aplikacjami / systemami

Jakie zadania można przejąć EOD?

Elektroniczny obieg dokumentów między systemami

W ten sposób dochodzimy do jednego z najważniejszych punktów. Poniższe informacje są w szczególności ważne, gdy zdecydowaliśmy się już podjąć proces analizy obieg dokumentów w firmie, czy jakiejkolwiek innej organizacji.

Punktem inicjującym rozważania aby zautomatyzować elektroniczny obieg dokumentów, jest przeważnie chęć zaadresowania konkretnego procesu występującego w organizacji. Czasami nawet konkretnego typu dokumentu, jak na przykład: umowy, faktury, zlecenia, reklamacji itp. Nie jest jednak możliwe wyizolowanie danego procesu z przedsiębiorstwa, bez wpływu na pozostałe.

Każdy element elektronicznego obiegu faktur jest tylko częścią głównego procesu i bazuje na danych przetwarzanych również w innych działaniach firmy. Co więcej, elementy te wpływają na czynności w częściach organizacji, które nie uczestniczą bezpośrednio w danym obiegu.

Dlatego ważne jest całościowe spojrzenie na firmę, przed przystąpieniem do analizy oraz wybór odpowiedniego systemu, który zostanie wdrożony.

Od dokumentów do formularzy - jak skutecznie przejść na elektroniczny obieg informacji w firmie?

Elektroniczny obieg dokumentów i wykorzystanie w nim kodów kreskowych – pozytywnie wpłynie na dwie podstawowe kwestie:

Elektroniczny obieg informacji – Analiza

Elektroniczny obieg dokumentów między systemami

Podziel się wiedzą

Powiązane artykuły