Efektywne zarządzanie dokumentami w firmie

Jak usprawnić obieg informacji w firmie?

Każde przedsiębiorstwo to suma zachodzących w nim procesów. Te mają dwa wymiary: organizacyjny i formalny. Wymiar organizacyjny to procedury, decyzje i przepływ informacji. Wymiar formalny tworzą natomiast maile, dokumenty oraz formularze w systemach. Gdy obieg dokumentów w organizacji nie odbywa się według wcześniej ustalonych standardów, staje się coraz bardziej nieefektywny, a każdy z elementów procesów w wymiarze formalnym traci swoją wartość.

Sprawne zarządzanie dokumentami i archiwizacja mogą być banalnie proste

Odkryj nowoczesne podejście do zarządzania dokumentami! Sprawdź nasz system obiegu dokumentów już teraz i zobacz, jak możemy usprawnić przepływ informacji w Twojej firmie. Zachęcamy do dalszej lektury w celu poznania powodów i rozwiązań problemów, jakie z pozoru tak prosty proces, jak elektroniczny obieg dokumentów może przynieść  w Twojej firmie.

Elektroniczny obieg dokumentów – wyzwania

Jedną z kluczowych form wymiaru formalnego występującą w firmach jest papier, a czasami nawet jego nadmiar. Pojawia się on w organizacjach w formie obiegu dokumentów przeważnie z dwóch powodów.

Pierwszym powodem jest wymóg zewnętrzny: regulacje prawne (lub ich brak) dotyczące sposobu dokumentowania procesów czy decyzji, które nie pozwalają na wyeliminowanie dokumentu papierowego z procesu.

Drugim powodem jest często przestarzały proces, w którym obieg dokumentu papierowego stosowany jest z przyzwyczajenia lub braku cyklicznego optymalizowania pracy w firmie. Funkcjonujący dokument jest więc dokumentem wewnętrznym, niewymaganym z perspektywy regulacji czy ewentualnych procesów dowodowych.

W obu tych przypadkach naturalnym krokiem rozwojowym jest postawienie na elektroniczny obieg dokumentów – czyli digitalizacja. W przypadku konieczności zachowania formy papierowej dokumentu, działania powinny zmierzać do skrócenia ścieżki, jaką przebywa dokument i przeniesieniu go w formie skanu do obiegu elektronicznego.

Jeżeli dokument papierowy nie jest formalnie wymagany, to powinien zostać wyeliminowany na rzecz informacji przesyłanych elektronicznie. Przy czym nie mówimy tu o mailach, a o formularzach w systemach informatycznych, w których obieg informacji może być w skuteczny sposób raportowany.

Jak przebiega proces digitalizacji w obu przypadkach?

Obieg dokumentów papierowych

W sytuacji, gdy dokument w formie papierowej, nie może zostać wyeliminowany całkowicie z obiegu, w pierwszej kolejności musimy określić ścieżkę, jaką przebywa on obecnie w organizacji. Analizę zaczynamy od określenia wszystkich punktów wejścia obiegu dokumentów, bez względu na ich typ. Albowiem często zdarza się, iż w organizacji istnieje obieg dokumentów mieszany. (Część dokumentów pojawia się w organizacji jako dokument elektroniczny, a część jako papier — dobrym przykładem są faktury). Kluczowym aspektem tej analizy, jest ujęcie wszystkich punktów startowych, takich jak urządzenia (poczta, kurier, mail, skaner, aplikacje, systemy), czy lokalizacje (oddziały, pracownicy mobilni, przedstawiciele, agencje). Jedynie analizując obieg dokumentów całościowo, mamy szansę na ustrukturyzowanie jego przepływu w całej organizacji.

Drugim krokiem analizy całego obiegu dokumentów jest optymalizacja punktów wejścia dokumentów papierowych. Ma to być proces, który zamienia dokument papierowy w dokument elektroniczny tworząc elektroniczny obieg dokumentów. Jest to najbardziej czasochłonny etap przetwarzania dokumentu. Wymaga bowiem zeskanowania i opisania każdego pisma, faktury itp.

Możliwości optymalizacji zależeć będą od rodzaju i wielkości organizacji, głównie ze względu na ilość jej lokalizacji. W każdym przypadku należy skupić się nad trzema wytycznymi:

skrócenie ścieżki obiegu dokumentu papierowego przed skanowaniem

umożliwienie łatwej fizycznej archiwizacji oraz późniejszego śledzenia oryginału dokumentu w obiegu już po zeskanowaniu

zredukowanie ilości pracowników uczestniczących w obiegu dokumentów papierowych do niezbędnego minimum

Jednym z najważniejszych elementów, o który należy zadbać w procesie digitalizacji dokumentu, jest połączenie jego fizycznej postaci z formą elektroniczną. Prawdopodobnie najprostszym i zarazem najbardziej skutecznym sposobem, jest szeroko stosowane oznaczenia każdego dokumentu wchodzącego w elektroniczny obieg kodem kreskowym.