Integracja działała poprawnie. Faktury pobierały się automatycznie, trafiały do systemu księgowego, były zgodne z przepisami. Z formalnego punktu widzenia wszystko było w porządku.
Problem pojawiał się przy konkretnym typie dokumentów. Chodziło o faktury, w których nabywca był jednym podmiotem, a odbiorca innym. Koszty dotyczyły dwóch obszarów działalności, a decyzje musiały być podejmowane przez różne osoby w organizacji.
W KSeF to nadal była jedna faktura. W systemie finansowym również. Natomiast w rzeczywistości biznesowej taki dokument wymagał kilku niezależnych akceptacji, ustalenia odpowiedzialności i rozliczenia pomiędzy jednostkami.
Ponieważ nie było na to procesu, wszystko odbywało się ręcznie. Ktoś wysyłał fakturę mailem. Ktoś inny przekazywał ją dalej. Kolejna osoba zbierała zgody. Księgowość pilnowała, czy wszyscy się wypowiedzieli. W międzyczasie dokument ginął w skrzynkach, był wysyłany ponownie, trafiał do niewłaściwych osób albo wracał z opóźnieniem.
To nie był problem technologii. To był problem braku uporządkowanego procesu po stronie organizacji.
Po analizie okazało się, że KSeF spełniał swoją rolę – dostarczał fakturę. Problem zaczynał się dopiero później, gdy dokument wymagał kilku niezależnych decyzji po stronie organizacji. Obsługa faktury z wieloma odbiorcami w KSeF wymaga więc nie tylko poprawnej integracji technicznej, ale również dobrze zaprojektowanego workflow, który rozdzieli odpowiedzialność, skieruje dokument do właściwych osób i połączy wszystkie decyzje w jeden spójny proces.
Wdrożyliśmy na start więc prosty workflow, w którym faktura po pobraniu trafia automatycznie do obiegu, a system rozpoznaje, że w procesie uczestniczą dwie strony. Każda z nich dostaje własną ścieżkę akceptacji, jasno określoną odpowiedzialność i własny etap decyzyjny. Na końcu całość wraca do księgowości w postaci kompletnego, zamkniętego dokumentu.
Bez ręcznego przekazywania. Bez pilnowania maili. Bez domyślania się, kto jest „następny”.
Po wdrożeniu klient podsumował to bardzo prosto: wcześniej musieliśmy pilnować tego sami, teraz robi to system.
I właśnie na tym polega różnica między samą integracją z KSeF a realną automatyzacją procesu.
