Przekazane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez e-MSI Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, KRS 0000387940, w celach związanych z udzieleniem odpowiedzi na Państwa żądanie zgłoszone za pośrednictwem formularza kontaktowego. Więcej informacji w polityce prywatności.

Zgadzam się na przesyłanie na wskazany adres e-mail informacji handlowych od e-MSI Sp. z o.o. zgodnie z przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz prawem telekomunikacyjnym. (wymagane)

Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez e-MSI Sp. z o.o. w celu przekazywania informacji w postaci newsletterów. Podanie danych jest dobrowolne. Wiem, że mam prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, żądania od administratora danych dostępu do moich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, lub sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Odbiorcami danych mogą być podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora danych.

Zapisz mnie do newslettera!

*Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to rewolucja w polskim biznesie, ale jednocześnie budzi wiele pytań. Chcesz się dowiedzieć czym w ogóle jest KSeF? Zapoznaj się z KSeF – Krajowy System e-Faktur – co to jest i od kiedy obowiązuje? Co się dzieje, gdy zawodzi internet, a co, gdy to sam KSeF ma awarię? Z myślą o takich sytuacjach Ministerstwo Finansów przewidziało kilka trybów pracy. Zrozumienie ich jest kluczem do utrzymania płynności w rozliczeniach, nawet w najbardziej nieprzewidzianych okolicznościach.

Cztery tryby pracy KSeF – od idealnego do awaryjnego

1. Tryb Online – Standard i efektywność

To podstawowy i najczęściej używany tryb. Gdy masz stabilne połączenie z internetem i KSeF działa bez zarzutu, to właśnie w nim pracujesz. Wystawiasz fakturę, a system od razu ją weryfikuje i nadaje unikalny numer KSeF. Odbiorca może natychmiast ją pobrać, a Ty masz potwierdzenie, że dokument dotarł. To najszybszy i najbezpieczniejszy sposób rozliczania.

2. Tryb Offline24 – Gdy to Twój internet zawodzi

Ten tryb został stworzony z myślą o problemach technicznych po stronie podatnika. Wystawiasz ustrukturyzowaną fakturę w formacie XML, a system automatycznie generuje na niej dwa kody QR. Jeden służy do weryfikacji dostępu do KSeF (po wysłaniu faktury), a drugi potwierdza Twoją tożsamość. Masz 24 godziny na wysłanie faktury do systemu po powrocie internetu. W przypadku ogłoszenia awarii KSeF, termin ten wydłuża się do 7 dni roboczych.

3. Tryb Offline – Gdy KSeF ma awarię

Gdy Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłosi awarię systemu, włączasz ten tryb. Podobnie jak w Trybie Offline24, wystawiasz ustrukturyzowaną fakturę w formacie XML z dwoma kodami QR i przechowujesz ją lokalnie. Masz 24 godziny na jej wysłanie od momentu usunięcia awarii. Czas ten może zostać wydłużony do 7 dni roboczych, jeśli problem będzie się utrzymywał.

4. Awaria Całkowita – Ostateczny scenariusz

To rzadka i ekstremalna sytuacja. Kiedy Ministerstwo Finansów ogłosi całkowitą awarię, obowiązek korzystania z KSeF zostaje zawieszony. W takiej sytuacji możesz wystawiać faktury w dowolnym formacie (np. papierowym lub PDF), a Twoim jedynym obowiązkiem jest dostarczenie ich kontrahentowi w tradycyjny sposób.

Kody QR – Twój klucz do bezpiecznych rozliczeń

Na fakturach KSeF kody QR nie są tylko ozdobą. Są cyfrowym zabezpieczeniem, które pozwala zweryfikować autentyczność dokumentu, zwłaszcza w trybach awaryjnych.

Jeden kod QR: Oznacza, że faktura została już przyjęta przez KSeF i otrzymała unikalny numer identyfikacyjny. Skąd go masz, skoro faktura jest już w KSeF? To po prostu wizualizacja, która pozwala szybko sprawdzić, czy dane na dokumencie są zgodne z oficjalną wersją w systemie.
Dwa kody QR: Pojawiają się na fakturach wystawionych w trybie offline. Wskazują, że faktura nie została jeszcze wysłana do KSeF. Jeden kod pozwala na dostęp do dokumentu po jego wysłaniu, a drugi, powiązany z Twoim kluczem uwierzytelniającym, potwierdza, że to Ty jesteś jej autorem.

Jak zorganizować proces akceptacji faktur w firmie?

Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna, ale też organizacyjna. Warto dostosować wewnętrzne procesy, by sprawnie obsługiwać faktury, które mogą napływać z różnych źródeł:

Faktury z KSeF (online): Twój system (np. ERP lub workflow) powinien być zintegrowany z KSeF, by automatycznie pobierać i konwertować faktury XML na czytelny format. Po walidacji, dokument trafia do odpowiedniej osoby, która w systemie akceptuje go merytorycznie i rachunkowo.
Faktury w trybach awaryjnych: Kiedy dostaniesz fakturę z dwoma kodami QR, Twój proces powinien obejmować skanowanie i weryfikację obu kodów, aby upewnić się, że dokument jest autentyczny. Uporządkowanie tego w systemie workflow zapewni, że żadna faktura nie zostanie zagubiona, nawet jeśli nie trafiła do KSeF od razu.

Dowiedz się czym są faktury ustrukturyzowane: Ustrukturyzowane faktury elektroniczne KSeF – czym są i dlaczego warto?

Podsumowując: Integracja z KSeF to nie tylko sposób na spełnienie wymogów prawnych. To również inwestycja w odporność firmy na nieprzewidziane zdarzenia, które pozwala utrzymać ciągłość działania i chronić się przed błędami. Poznaj integrację KSeF od e-MSI.