Blog

Po co archiwizować dokumenty w DMS?

Po co archiwizować dokumenty w DMS?

Pierwszym krokiem do wprowadzenia w firmie elektronicznego obiegu dokumentów jest stworzenie elektronicznego archiwum i import dokumentów do systemu zarządzania dokumentami (DMS – Document Management System). Na tym etapie pojawia się wiele wątpliwości związanych z czasochłonnością tego procesu i obaw o to, że włożony wysiłek nie przyniesie wymiernych rezultatów. Chcielibyśmy je rozwiać i przedstawić główne zalety elektronicznej archiwizacji firmowych dokumentów (bo na wszystkie nie starczy miejsca w jednym artykule).

1. Możliwość przechowywania dokumentów z różnych źródeł w jednym miejscu

Elektroniczne archiwum umożliwia przechowywanie w jednym miejscu plików z różnych źródeł. Nie ma znaczenia, czy mamy do czynienia z dokumentem papierowym, przesłanym mailem czy przechowywanym na dyskach sieciowych – może on zostać zaimportowany do systemu, a następnie udostępniony każdemu użytkownikowi posiadającemu odpowiednie uprawnienia. Nie będziecie musieli nosić ze sobą niezliczonych segregatorów lub przesyłać dokumentów pocztą pracownikom znajdującym się w innych biurach lub pracujących w terenie, ponieważ wszystkie pliki będzie można bezpiecznie przeglądać z dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia z dostępem do sieci. Ponadto każdy z pracowników będzie miał dostęp do najnowszej wersji dokumentu.

2. Automatyzacja powtarzalnych i nużących czynności

Gdy pracowników pochłaniają drobne, powtarzalne zadania, wciąż brakuje im odpowiedniej ilości czasu na naprawdę ważną pracę, twórczą i wymagającą koncentracji. Ponadto, tego rodzaju obowiązki często wywołują znudzenie i są demotywujące. Utworzenie elektronicznego archiwum dokumentów pozwala na zminimalizowanie liczby tego rodzaju zadań. Skanowane lub importowane ze skrzynek pocztowych dokumenty można automatycznie przypisać do różnych klas (np. “Faktury”, “Dokumenty rekrutacyjne”). Kiedy system rozpozna dokument z danej klasy, może dokonać jego wstępnego opisu zgodnie z wprowadzonymi wcześniej kryteriami lub rozpocząć zdefiniowany wcześniej proces (np. wysłać odpowiedniemu pracownikowi powiadomienie o pojawieniu się w systemie wniosku, który musi zostać przez niego zaakceptowany).

Wiele obaw budzi w szczególności konieczność skanowania wszystkich dokumentów. Tutaj jednak również mamy dobrą wiadomość – ten proces także można częściowo zautomatyzować. Dzięki naklejeniu na pierwszej stronie dokumentu specjalnego kodu kreskowego system może rozpoznawać kolejne dokumenty i podzielić skan na osobne pliki (uznając strony bez kodu kreskowego za kolejne strony tego samego dokumentu). Po naklejeniu kodów kreskowych można umieścić cały plik dokumentów w skanerze, a następnie zająć się bardziej wymagającymi zadaniami (lub po prostu nareszcie zrobić sobie prawdziwą przerwę podnosząc efektywność kolejnych godzin pracy).

3. Wygodne i szybkie wyszukiwanie oraz przeszukiwanie dokumentów

Osoby pracującej z dużą ilością dokumentów doskonale wiedzą, jak wiele czasu poświęcają na ich poszukiwanie – w teczkach i segregatorach, załącznikach do maili i na dyskach komputerów. Dzięki elektronicznemu archiwum już nigdy nie zdarzy się sytuacja, gdy dokument, który widzieliśmy jeszcze dwa dni wcześniej, nagle “zniknął”. Dokumenty można wyszukiwać w systemie zarówno w oparciu o ich opis, jak i treść, więc informację łatwo można odnaleźć nawet wtedy, gdy nie jesteśmy pewni, w którym dokumencie się znajdowała. Ponadto, z dokumentu w tym samym czasie może korzystać kilka uprawnionych osób i możemy być pewni, że nie zaginie on przez to w stosach papierów na czyimś biurku.

System ułatwia również pracę wtedy, gdy musimy odnaleźć dokument zarchiwizowany kilka miesięcy lub nawet lat wcześniej. Odnalezienie faktury sprzed dwóch lat w segregatorach, aby np. zgłosić reklamację laptopa objętego jeszcze gwarancją, zajęłoby mnóstwo czasu. Natomiast w elektronicznym archiwum dzięki wbudowanej funkcji OCR (Optical Character Recognition – mechanizm rozpoznawania tekstu) faktura zostanie odnaleziona w kilka sekund – wystarczy wpisać do wyszukiwarki model komputera.

4. Raz zarchiwizowany dokument może być wykorzystany wielokrotnie

W odróżnieniu od innych form przechowywania danych, jednorazowe wprowadzenie dokumentu do elektronicznego archiwum umożliwia dostęp do niego różnym osobom zgodnie z ich uprawnieniami, rozpoczęcie kilku procesów lub skorzystanie z niego przez inne systemy. Gdy system rozpozna jakiś zaimportowany dokument (np. fakturę), prześle informacje do odpowiednich pracowników tych działów, które ich potrzebują. Co więcej, informacje te mogą być spersonalizowane – pracownik otrzymuje tylko te dane z faktury, które są mu potrzebne, przez co łatwiej jest mu się na nich skoncentrować i podjąć decyzję lub dostrzec ewentualne błędy. Dane mogą również zostać wyeksportowane do innych systemów, oszczędzając czas pracowników, którzy do tej pory musieli kilkukrotnie wprowadzać te same informacje.

 

Elektroniczne archiwum dokumentów to także więcej wolnego miejsca w biurze, mniejsze zużycie papieru, większa produktywność pracowników i zwiększone bezpieczeństwo. Jeśli wciąż macie jakieś wątpliwości – pytajcie!

[contact-form-7 404 "Nie znaleziono"]

    Aplikuj do nas






    Przekazane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez e-MSI Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, KRS 387940, w celach związanych z udzieleniem odpowiedzi na Państwa żądanie zgłoszone za pośrednictwem formularza kontaktowego. Więcej informacji w polityce prywatności.




      Przekazane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez e-MSI Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, KRS 387940, w celach związanych z udzieleniem odpowiedzi na Państwa żądanie zgłoszone za pośrednictwem formularza kontaktowego. Więcej informacji w polityce prywatności.


        W czym możemy Ci pomóc?
        Przekazane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez e-MSI Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, KRS 387940, w celach związanych z udzieleniem odpowiedzi na Państwa żądanie zgłoszone za pośrednictwem formularza kontaktowego. Więcej informacji: https://e-msi.pl/polityka-prywatnosci