Bezpłatny Webinar Optymalizacja procesów kontroli jakości 08.10.2026 r. | godz. 11:00 Zapisz się
Kontakt
KSeF dla firm

Integracja z KSeF – automatyzacja faktur i zgodność z przepisami

Bezpieczna integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) oraz automatyzacja obiegu faktur w firmie dzięki e-MSI KSeF Hub i platformie workflow JobRouter®.

Pomagamy firmom przygotować się do obowiązkowego KSeF w 2026 roku – od analizy procesów i integracji z ERP, po pełną automatyzację obiegu faktur.

Dowiedz się jak zintegrować KSeF
Bezpieczna integracja z systemem KSeF i nowoczesny obieg dokumentów
Setki firm z całej Polski wybrało nasze rozwiązania
  • DHL Parcel
  • Państwowe Gospodarstwo Wodne Wody Polskie
  • Miasto Stołeczne Warszawa
  • Anwim
  • PGNiG
  • Eurocash
Integracja z KSeF

Czym jest KSeF i co oznacza dla firm?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.

Po wprowadzeniu obowiązku KSeF wszystkie faktury sprzedaży pomiędzy firmami będą musiały zostać przesłane do systemu Ministerstwa Finansów.

Dla organizacji oznacza to konieczność:

integracji systemów ERP z KSeF
obsługi faktur ustrukturyzowanych
automatycznego odbierania faktur zakupowych
dostosowania procesów księgowych i obiegu dokumentów.

Dlatego wiele firm wykorzystuje wdrożenie KSeF jako moment do automatyzacji procesów finansowych i cyfryzacji obiegu faktur.

Poznaj nasze Możliwości

Integracja z KSeF bez zmian w Twoim ERP

e-MSI KSeF Hub to rozwiązanie umożliwiające bezpieczną integrację systemów finansowo-księgowych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
System automatyzuje komunikację z platformą Ministerstwa Finansów i pozwala firmom na:

Wysyłanie faktury sprzedażowej do KSeF

Odbieranie faktury zakupowej z systemu KSeF

Pobieranie numeru identyfikacyjnego faktury i UPO

Generowanie podglądu faktury w PDF i HTML

Obsługiwanie faktury wielu podmiotów w jednej organizacji

Integracja z KSeF

Integracja z KSeF –
dla każdego systemu

Rozwiązanie może działać jako samodzielna aplikacja lub zostać zintegrowane z systemami ERP, takimi jak SAP, Comarch, Symfonia, InsERT czy Microsoft Dynamics.e-MSI od ponad 15 lat wspiera firmy w digitalizacji obiegu dokumentów i integracji systemów finansowych. Nasze rozwiązania są wykorzystywane przez organizacje z wielu branż, które przetwarzają tysiące dokumentów miesięcznie.
Integracja z KSeF

Dlaczego integracja z KSeF to coś więcej niż obowiązek?

Wdrożenie KSeF często jest postrzegane jako obowiązek wynikający z przepisów. W praktyce jest to jednak moment, w którym wiele firm modernizuje swoje procesy finansowe.

Integracja z KSeF może oznaczać:

pełną automatyzację obiegu faktur
eliminację ręcznego przepisywania danych
szybszą dekretację dokumentów
większą kontrolę nad zobowiązaniami i płatnościami
lepszą integrację systemów ERP i księgowości.

Dlatego wiele organizacji traktuje wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur jako pierwszy krok w kierunku automatyzacji procesów finansowych.
Integracja z KSeF

„Brak poukładanych cyfrowych procesów i jasno przypisanych ról w ramach KSeF nie kończy się tylko “bałaganem w dokumentach”. Kończy się realnymi konsekwencjami:
– bardzo długimi poszukiwaniami czyja jest dana faktura, którego działu dotyczy
– podwójnymi płatności lub opóźnieniami,
– błędami w rozliczeniach VAT,
– istotnymi zaburzeniami cash flow,
– a w skrajnych przypadkach – ryzykiem nadużyć.

Stąd istotny jest przemyślany, cyfrowy proces, który będzie czuwał nad kosztami.”

Michał Galas, CEO e-MSI

e-MSI KSeF Hub – kluczowe funkcje integracji z KSeF

e-MSI KSeF Hub zapewnia automatyczną komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur i pełną zgodność z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
System umożliwia:

Wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF

Automatyczny odbiór faktur zakupowych

Pobieranie numeru KSeF i UPO

Obsługę wielu podmiotów w jednej organizacji

Integracja z KSeF

Integrację z elektronicznym obiegiem dokumentów

Generowanie podglądów faktur PDF i HTML

Obsługę wyjątków i trybów awaryjnych

Jak zmienia się obieg faktur po wprowadzeniu KSeF?

Po wdrożeniu KSeF faktury przestają być przesyłane między firmami e-mailem lub w formie PDF.

Pełna kontrola i transparentność

Zamiast tego:

faktura sprzedaży trafia do KSeF
system nadaje jej unikalny numer
odbiorca pobiera ją bezpośrednio z systemu Ministerstwa Finansów.
Elastyczna integracja i skalowalność

Dlatego nowoczesne firmy integrują KSeF z platformami workflow, które automatyzują:

dekretację faktur
akceptację kosztów
integrację z ERP
archiwizację dokumentów

Sama integracja przenosi fakturę do firmy, ale nie rozstrzyga, kto ją zaakceptuje, w jakim terminie i na jaki koszt zostanie zaksięgowana. Tym zajmuje się warstwa procesowa – jak automatyzacja procesów biznesowych a KSeF łączą się w jednym obiegu, opisujemy szerzej tutaj.

„Wdrożenie systemu JobRouter obejmowało budowę kompleksowego procesu obiegu faktur kosztowych i zakupowych, wraz z modułem IDR (Intelligent Data Recognition) umożliwiającym automatyczne odczytywanie danych z faktur papierowych i elektronicznych. Projekt obejmował również integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), co zapewniło pełną zgodność z obowiązującymi przepisami oraz usprawniło proces obsługi faktur przychodzących i wychodzących.

Realizacja przebiegała etapowo. Po  finalnym wdrożeniu systemu i szkoleniu użytkowników firma e-MSI Sp. z o.o. zapewniła również wsparcie powdrożeniowe, gwarantując stabilność i ciągłość działania systemu.

Zaimplementowany system został zintegrowany z istniejącym oprogramowaniem finansowo-księgowym, zapewniając automatyczny przepływ danych, elektroniczne archiwum dokumentów oraz możliwość generowania raportów analitycznych.”

Aleksander Nowacki
Co-Founder Łazienkaplus

ZOBACZ CASE STUDY
Integracja z KSeF
jobrouter3
component 33 – 2@2x

Rozpocznij swoją cyfrową podróż z JobRouter®

Przekształć procesy biznesowe w cyfrowe, zautomatyzowane środowisko z JobRouter®: systemem oferującym niskokodowość, szybkość i elastyczność

umów demo
Poznaj system JobRouter®
EcoVadis Silver — Top 15%, rating zrównoważonego rozwoju Certyfikat ISO 9001:2015 — system zarządzania jakością Certyfikat ISO 27001 — system zarządzania bezpieczeństwem informacji

Procesy dla każdej przestrzeni biznesowej

Zbuduj cyfrową przyszłość swojej organizacji z nami. Oferujemy zarówno sprawdzone, standardowe rozwiązania, jak i tworzymy unikalne systemy „szyte na miarę” – zawsze dopasowane do Twoich potrzeb, niezależnie od wielkości firmy.

Sprzedaż i obsługa

• CRM – zarządzanie kontaktami i relacjami • Wsparcie sprzedaży • Obsługa reklamacji • Zgłoszenia serwisowe • Call-Center / Helpdesk

Finanse i Księgowość

• Budżetowanie • Zarządzanie projektami • Zarządzanie płynnością • Obieg faktur i zamówień • Akceptacje finansowe • Księgowanie

Produkcja

• Realizacja zleceń • Zarządzanie jakością • Zarządzanie projektami

Integracja z KSeF

HR

• Rekrutacja • Onboarding • Szkolenia • Urlopy i delegacje • Zwolnienia • Zarządzanie zasobami • Ocena okresowa

Administracja

• Zarządzanie zasobami • Obieg korespondencji • Zamówienia publiczne • Regulaminy wewnętrzne

Zaopatrzenie

• E-zaopatrzenie • przetwarzanie zamówień • przyjmowanie towarów • autoryzacja wydatków • zarządzanie inwentaryzacją • proces zakupu do zapłaty • portal dostawców • portal samoobsługowy

e-teczha_hero

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Według aktualnych przepisów obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce będzie wprowadzany etapowo.


Planowany harmonogram:
1 lutego 2026 – obowiązek dla największych przedsiębiorstw
1 kwietnia 2026 – obowiązek dla pozostałych firm.

Dlatego większość organizacji przygotowuje integrację z KSeF z wyprzedzeniem, aby uniknąć ryzyka przestojów w fakturowaniu.

Jak przygotować firmę do KSeF?

Proces przygotowania do KSeF obejmuje kilka kluczowych kroków:

analizę obecnego obiegu faktur
integrację systemów ERP z KSeF
przygotowanie obsługi faktur ustrukturyzowanych
automatyzację procesów księgowych.

W e-MSI wspieramy firmy na każdym etapie wdrożenia – od analizy procesów po pełną automatyzację obiegu faktur.

e-Doręczenia – o co dokładnie chodzi

Kiedy wizja przekształca się w działanie

W naszym portfolio poznacie historie dziesiątek zadowolonych klientów oraz opisy wdrożonych przez nas rozwiązań. Sprawdź jak nasi klienci dokonali cyfrowej transformacji i zwiększyli swoją efektywność.

Dzięki wdrożeniu udało nam się skrócić czas procesowania dokumentów kosztowych. Współpraca z firmą e-MSI przebiegła bardzo dobrze. e-MSI Sp. z o.o. spełniło nasze oczekiwania w zakresie wykonanego zlecenia. Z przyjemnością rekomendujemy e-MSI Sp. z o.o. jako profesjonalistę w zakresie dostarczania usług informatycznych i obsługi klienta.

Jacek Wesołowski
Dyrektor Departamentu Informatyki
Polskie Gospodarstwo Wodne

Zobacz realizację

Wdrożone rozwiązanie pozwoliło skrócić czas niezbędny do realizacji spraw klientów, poprawić jakości i spójności danych wymienianych między jednostkami administracji, zwiększyć transparentność realizowanych procesów i ich audytowalność oraz zapewniło możliwość monitorowania efektywności procesów w celu ich optymalizacji.

Kamil Rogowski
Główny Specjalista
Miasto Stołeczne Warszawa

Zobacz realizację

Zlecenie zostało wykonane w sposób satysfakcjonujący. Rekomendujemy firmę e-MSI Sp. z o.o., która potwierdziła opinie rzetelnego oraz kompetentnego wykonawcy i dostawcy usług informatycznych spełniających wymagania klienta.


Jacek Drwięga
Project Management Oficer
Anwim S.A.

Zobacz realizację

Wiedza o KSeF: Jak przeprowadzić skuteczną integrację?

Poznaj nasze najnowsze artykuły o tym, jak integracja z KSeF i automatyzacja procesów w JobRouter mogą usprawnić codzienną pracę Twojego działu księgowości.

Zobacz więcej wpisów

FAQ – Integracja z KSeF

Poznaj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące integracji z KSeF

Skontaktuj się z nami

aby dowiedzieć się więcej o naszej ofercie i znaleźć rozwiązanie idealne dla Twojego biznesu. Jesteśmy tu, aby wspierać Twój rozwój
i sukces.

Bartosz Wicijowski

Chief Sales Officer

+48 577 992 636

bartosz.wicijowski@e-msi.pl






    Przekazane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez e-MSI Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, KRS 0000387940, w celach związanych z udzieleniem odpowiedzi na Państwa żądanie zgłoszone za pośrednictwem formularza kontaktowego. Więcej informacji w polityce prywatności.










    *Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe

    Przewijanie do góry