Przekazane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez e-MSI Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, KRS 0000387940, w celach związanych z udzieleniem odpowiedzi na Państwa żądanie zgłoszone za pośrednictwem formularza kontaktowego. Więcej informacji w polityce prywatności.

Zgadzam się na przesyłanie na wskazany adres e-mail informacji handlowych od e-MSI Sp. z o.o. zgodnie z przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz prawem telekomunikacyjnym. (wymagane)

Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez e-MSI Sp. z o.o. w celu przekazywania informacji w postaci newsletterów. Podanie danych jest dobrowolne. Wiem, że mam prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, żądania od administratora danych dostępu do moich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, lub sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Odbiorcami danych mogą być podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora danych.

Zapisz mnie do newslettera!

*Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe

Integracja z KSeF

Bezpieczna integracja i cyfrowa transformacja obiegu faktur
z e-MSI KSeF HUB

Setki firm z całej Polski wybrało nasze rozwiązania

Zamień obowiązek KSeF w szansę – sprawdź, jak nasza technologia pomoże Twojej firmie

e-MSI KSeF Hub oraz platforma JobRouter® to nowoczesne rozwiązania, które pomagają firmom sprawnie i bezproblemowo połączyć się z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), zgodnie z przepisami i w sposób, który realnie wspiera biznes.

Bezproblemowa integracja z KSeF

e-MSI KSeF Hub to nowoczesne i inteligentne narzędzie zaprojektowane z myślą o pełnej i bezpiecznej obsłudze wymagań Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Umożliwia wysyłanie oraz odbieranie faktur w zgodnym z przepisami formacie XML, gwarantując zgodność z aktualnymi regulacjami i wymogami Ministerstwa Finansów.
Rozwiązanie działa elastycznie może funkcjonować jako samodzielna aplikacja lub zostać zintegrowane z Twoimi obecnymi systemami księgowymi lub ERP.

Zautomatyzowane i zoptymalizowane procesy

Nowe regulacje nie muszą oznaczać dodatkowego obciążenia dla Twojej firmy.
Wprowadzenie automatyzacji w obszarze fakturowania, dzięki platformie workflow JobRouter to nie tylko odpowiedź na wymagania prawne, ale także realna szansa na zwiększenie kontroli nad obiegiem dokumentów, przyspieszenie procesów oraz znaczną redukcję błędów i pracy manualnej.
To wymierne oszczędności czasu i kosztów a jednocześnie krok w stronę nowoczesnej, cyfrowej organizacji.

e-MSI KSeF Hub zapewnia automatyczną i bezpieczną komunikację z KSeF

Pełna zgodność z KSeF

zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów

Bezpieczna komunikacja z KSeF

szyfrowanie, autoryzacja, kontrola dostępu

Integracja z JobRouter

automatyczne przekazywanie faktur do elektronicznego obiegu dokumentów

Automatyczny odbiór faktur zakupowych

dla jednego lub wielu podmiotów

Wysyłka faktur sprzedażowych do KSeF

możliwość integracji z wieloma systemami źródłowymi

Pobieranie numeru KSeF i UPO

potwierdzenie skutecznego przesłania faktury

Generowanie podglądów HTML/PDF

zgodnych z wytycznymi MFStale aktualizowany moduł komunikacji z KSeF

GotowI na cyfrową transformację?

Czas uwolnić potencjał Twojej firmy!

Odkryj moc nowoczesnej automatyzacji procesów, która została zaprojektowana, aby przyspieszyć rozwój Twojego biznesu. Od kompleksowej analizy potrzeb po zaawansowane rozwiązania AI i low-code.

Integracja KSeF

Wdrażając e-MSI KSeF Hub wraz z systemem JobRouter® zyskujesz:

Stale aktualizowany moduł komunikacji z KSeF

Indywidualny proces obiegu faktur dostosowany do Twojej firmy

Integrację z Twoim systemem FK/ERP

Obsługę kontrahentów poza KSeF (kontrahenci zagraniczni i konsumenci)

Generowanie plików płatności

Archiwum faktur z pełnotekstowym inteligentnym przeszukiwaniem dokumentów

Możliwość generowania metryki dokumentu

Obsługę załączników do faktur

Obsługę błędów po stronie KSeF oraz dostęp do procesów w trakcie niedostępności KSeF

Dojrzałą platformę klasy low-code do wdrażania kolejnych elektronicznych procesów w Twojej firmie

Jak powinien wyglądać obieg faktur w organizacji po wdrożeniu KSeF?

Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązek prawny – to szansa na rewolucję w zarządzaniu fakturami. Nasze rozwiązanie KSeF_HUB łączy obowiązkowe raportowanie z inteligentną automatyzacją całego procesu księgowego.

Jak działa nowoczesny obieg faktur z KSeF?

Automatyczny odbiór i weryfikacja

Faktury sprzedaży trafiają bezpośrednio do KSeF, a faktury zakupu są automatycznie pobierane z platformy rządowej. System natychmiast weryfikuje poprawność danych i zgodność z przepisami.

Inteligentne rozpoznawanie dokumentów (IDR)

Nasza technologia IDR automatycznie:
– Rozpoznaje dane kontrahentów i pozycje faktur
– Przypisuje właściwe konta księgowe
– Wykrywa duplikaty i nieprawidłowości
– Przygotowuje dokumenty do dekretacji

Bezpieczna dekretacja i akceptacja

System automatycznie tworzy zadania dekretacji dla wskazanych użytkowników. Proces może być wieloetapowy, z pełną historią zmian i powiadomieniami o terminach.

Płynna integracja z ERP

Zaksięgowane faktury trafiają bezpośrednio do Twojego systemu finansowo-księgowego (SAP, Symfonia, InsERT, Comarch i inne), zachowując pełną spójność danych.

„Cel Projektu, którym było wdrożenie w PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. narzędzia informatycznego wspierającego automatyzację procesu ocen okresowych i premiowania pracowników Spółki – został osiągnięty. System
informatyczny, który został wdrożony, pozwala na znaczące ułatwienie przeprowadzenia procesu oceny dla pracowników i menedżerów.

Dodatkowo ogranicza czas poświęcony przez menedżerów na realizację procesu oceny podległych pracowników. Wdrożenie systemu zapewnia także lepszy dostęp do informacji (zestawienia, raporty, analiza wyników w czasie).”

Aneta Zgorzelska
Dyrektor Zarządzania
Kapitałem Ludzkim

Czy wiesz, że…

Znajdź odpowiedzi na najbardziej nurtujące pytania dotyczące KSeF.

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Centralna platforma do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych.

Faktura ustrukturyzowana

Faktura w formacie XML, zgodna z oficjalnym wzorem Ministerstwa Finansów.

Archiwizacja

Faktury przechowywane przez MF przez 10 lat – brak obowiązku lokalnej archiwizacji.

Obowiązek KSeF

Duzi przedsiębiorcy od 1 lutego 2026 r. dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł (brutto) w 2025 r.
Obowiązek KSeF – pozostali przedsiębiorcy: od 1 kwietnia 2026 r.

Faktury konsumenckie

Dopuszczone do wystawiania w ramach KSeF.

Wyrównanie środowisk KSeF

Zapewnienie pełnych funkcjonalności technicznych systemu przed wejściem obowiązku.

Jak zacząć przygotowania do KSeF?

Wystarczy jedno spotkanie z e-MSI, by rozpocząć świadome i skuteczne wdrożenie.

Poznaj wymagania KSeF

Wyjaśniamy, czym jest Krajowy System e-Faktur i co oznacza dla Twojej organizacji – bez technicznego żargonu.

Przyglądamy się Twoim procesom i systemom

Analizujemy aktualny obieg dokumentów oraz wykorzystywane systemy (ERP, DMS, CRM).

Ustalamy priorytety i etapy

Pokazujemy, od czego warto zacząć i jak rozłożyć działania na etapy – z myślą o ciągłości pracy.

Tworzymy plan wdrożenia KSeF

Opracowujemy konkretną, dopasowaną do Ciebie ścieżkę integracji z e-MSI KSeF Hub i systemem JobRouter.

Krok po kroku w stronę automatyzacji

Digitalizujemy i automatyzujemy procesy związane z fakturami, budując nowoczesny, zgodny z prawem ekosystem dokumentów.

Przekonaj się

Dlaczego e-MSI?

Globalny JobRouter + lokalna ekspertyza i wiedza e-MSI

Sprawdzona platforma obiegu dokumentów JobRouter zintegrowana z rozwiązaniem dopasowanym do polskiego rynku i KSeF.

Dedykowany e-MSI KSeF Hub

Gotowe, zgodne z przepisami rozwiązanie do wysyłki, odbioru, walidacji i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych.

Integracja z wieloma systemami

Możliwość połączenia KSeF z różnymi źródłami danych (ERP, DMS, CRM) bez kosztownych zmian infrastruktury.

Low-code z AI na pokładzie

Elastyczne procesy tworzone szybciej dzięki JobRouter i funkcjom sztucznej inteligencji (np. IDR, klasyfikacja dokumentów).

Blisko 15 lat doświadczenia w digitalizacji

Od lat usprawniamy obiegi dokumentów – teraz również w zgodzie z wymogami KSeF.

Bezpieczeństwo i SLA klasy enterprise

Zapewniamy niezawodność działania, zgodność z RODO i szybkie wsparcie techniczne w ramach SLA.

FAQ

Co to jest e-faktura i czym różni się od tradycyjnej faktury papierowej?

E-faktura to elektroniczna faktura w ustandaryzowanym formacie XML, zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów. Zawiera te same dane co faktura papierowa, ale jest automatycznie przetwarzana przez systemy księgowe i podatkowe. Po przesłaniu do KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i staje się oficjalnym dokumentem sprzedaży.

Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) i jak działa w praktyce?

KSeF to centralna platforma rządowa służąca do wystawiania, wysyłania, odbierania i archiwizacji e-faktur. Zapewnia jednolity format dokumentów, automatyczną walidację błędów oraz pełną kontrolę nad obiegiem faktur w firmach.

Czy KSeF już działa i kto może obecnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

Tak. System działa od 2022 roku w trybie dobrowolnym. Mogą korzystać z niego podatnicy VAT, firmy zwolnione z VAT oraz zagraniczne podmioty posiadające polski NIP. Od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe.

Czy korzystanie z KSeF jest darmowe i jakie są koszty wdrożenia integracji z KSeF?

KSeF jest bezpłatny. Koszty mogą pojawić się jedynie przy wdrożeniu oprogramowania, które automatyzuje integrację z KSeF, np. systemu ERP, księgowego lub workflow.

Jakie korzyści daje KSeF dla firm – czy opłaca się przejść na e-faktury w KSeF?

Korzyści to m.in.:
– szybszy obieg dokumentów,
– automatyczne potwierdzenia odbioru,
– brak duplikatów i błędów formalnych,
– 10-letnie archiwum faktur,
– pełna automatyzacja procesu,
– mniejsze koszty księgowania.
Dla większości firm przejście na KSeF oznacza oszczędność czasu i pieniędzy.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy – czy KSeF na pewno wejdzie w życie w 2026 roku?

Tak. Obowiązkowe e-fakturowanie w Polsce ruszy w 2026 roku. MF określi szczegółowe daty dla różnych typów przedsiębiorstw.

Kogo obejmie obowiązek KSeF – kto musi wystawiać e-faktury w Krajowym Systemie e-Faktur?

Obowiązek obejmie:
– czynnych podatników VAT,
– podatników zwolnionych (częściowo),
– firmy prywatne i jednostki publiczne,
– podmioty dokonujące sprzedaży w Polsce.

Czy firmy zagraniczne z polskim numerem VAT też muszą korzystać z KSeF i wystawiać e-faktury?

Tak. Jeżeli zagraniczna firma wystawia faktury dotyczące sprzedaży opodatkowanej w Polsce i posiada polski NIP – również podlega KSeF.

Jakie sankcje i kary grożą za brak wdrożenia KSeF lub nieprawidłowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur?

Kary to m.in.:
– grzywny za niewystawienie faktury przez KSeF,
– sankcje za błędny format,
– kary VAT do 100% kwoty podatku wynikającej z błędnej faktury.
Sankcje zaczną obowiązywać po okresie przejściowym.

Czy KSeF oznacza koniec faktur papierowych i faktur PDF – kiedy znikną tradycyjne faktury?

Po pełnym wdrożeniu KSeF dominującą formą faktury będzie e-faktura ustrukturyzowana. Faktury papierowe i PDF zostaną wycofane z obiegu, z wyjątkiem wybranych dokumentów.

W jakich krajach działają systemy podobne do polskiego KSeF i jak wygląda e-fakturowanie w Europie?

Systemy e-fakturowania funkcjonują m.in. we Włoszech, Hiszpanii, Portugalii, Francji, Niemczech oraz wielu krajach Ameryki Południowej. Polska implementuje nowoczesny standard zgodny z trendami UE.

Jakie dokumenty i rodzaje faktur nie są objęte KSeF – czego nie trzeba wysyłać do Krajowego Systemu e-Faktur?

Do KSeF nie trafiają m.in.:
– faktury uproszczone (paragony z NIP do 450 zł),
– bilety spełniające funkcję faktury,
– rachunki niebędące fakturami VAT,
– noty, protokoły i inne dokumenty niefakturowe.

Czy noty obciążeniowe i noty księgowe też muszą być wysyłane przez KSeF?

Nie. Nota księgowa nie jest fakturą i nie podlega raportowaniu przez KSeF.

Czy paragony z NIP do 450 zł (faktury uproszczone) będą trafiać do KSeF?

Nie, ponieważ są uznawane za faktury uproszczone, które pozostają poza zakresem KSeF.

Czy KSeF zastępuje PEF – jaka jest różnica między KSeF a PEF w zamówieniach publicznych?

Nie. KSeF obsługuje e-fakturowanie ogólnorynkowe, a PEF dotyczy wyłącznie sektora zamówień publicznych.

Co to jest PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) i do czego służy?

PEF to system, który umożliwia przesyłanie faktur elektronicznych do jednostek publicznych zgodnie z unijnym standardem.

Czy korzystanie z PEF jest obowiązkowe przy współpracy z sektorem publicznym?

Tak, w zamówieniach publicznych dostawca musi wystawiać faktury zgodne z PEF lub systemem kompatybilnym.

Czy KSeF zastąpi pliki JPK_V7 – jak KSeF wpływa na raportowanie JPK?

Nie, KSeF nie zastępuje plików JPK_V7, choć w przyszłości może zmniejszyć zakres danych wymaganych do raportowania.

Jak wystawić e-fakturę do KSeF – gdzie i w jaki sposób przygotować fakturę ustrukturyzowaną?

Możesz to zrobić:
– w systemie księgowym lub ERP z integracją KSeF,
– w aplikacjach przygotowanych przez MF,
– generując XML zgodnie ze schemą FA(2).

Czy można anulować fakturę wysłaną do KSeF – na czym polega nieodwracalność faktury w KSeF?

Nie. Faktury wysłanej do KSeF nie można anulować. Możliwe jest jedynie wystawienie korekty lub oznaczenie dokumentu jako niepodlegającego odczytowi.

Jak odebrać fakturę z KSeF – w jaki sposób nabywca pobiera e-faktury z systemu?

Faktury pobiera się poprzez uprawnienie nadane w KSeF. Można to zrobić ręcznie lub automatycznie przez system zintegrowany z KSeF, np. workflow lub ERP.

Czy wystawca faktury w KSeF widzi, że odbiorca pobrał e-fakturę z Krajowego Systemu e-Faktur?

Tak. KSeF gromadzi datę i godzinę pobrania faktury przez odbiorcę, choć nie wysyła automatycznych powiadomień.

Jak przekazywać e-faktury z KSeF do zagranicznych kontrahentów spoza Polski?

Kontrahent zagraniczny nie ma dostępu do KSeF, dlatego otrzymuje fakturę w formie PDF lub papierowej, przygotowaną na podstawie e-faktury z KSeF.

Czy faktura musi zostać wysłana do KSeF w dniu wystawienia – jakie są terminy przekazania e-faktury do systemu?

Tak – moment wysłania do KSeF = moment wystawienia faktury.

Kiedy faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną w KSeF?

W chwili, kiedy system KSeF ją przyjmie i nada jej unikalny numer identyfikacyjny.

Kiedy faktura w KSeF jest uznana za doręczoną odbiorcy – jak działa fikcja doręczenia?

Faktura jest doręczona:
– w momencie jej pobrania przez odbiorcę,
– albo automatycznie po upływie ustawowego czasu (fikcja doręczenia).

Czy w e-fakturze przesyłanej do KSeF trzeba wypełniać pole P_1 (data wystawienia faktury)?

Tak – pole P_1 jest obowiązkowe, choć KSeF i tak przypisuje ostateczną datę wystawienia.

Jak szybko pojawia się UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) z KSeF po wysłaniu e-faktury?

Przeważnie w kilka sekund. W sytuacjach dużego obciążenia systemu czas może być dłuższy.

Co z fakturami, które mają załączniki – jak w KSeF obsłużyć dokumenty z dodatkowymi plikami?

Załączników nie przesyła się przez KSeF. Należy je dostarczyć kontrahentowi innym kanałem, np. mailem.

Czy KSeF obsługuje załączniki do e-faktur – jakie są ograniczenia systemu?

Nie, KSeF przyjmuje wyłącznie faktury w formacie XML. Załączniki są poza zakresem systemu.

Jakie są wady KSeF i najczęściej wskazywane problemy przy wdrożeniu systemu?

Najczęściej wymieniane trudności to:
– brak obsługi załączników,
– wyższa odpowiedzialność techniczna po stronie firmy,
– konieczność dostosowania procedur,
– ryzyko przeciążenia systemu po starcie obowiązkowym,
– błędy wynikające z niepoprawnej integracji.

Czy KSeF wysyła automatyczne powiadomienia (e-mail / SMS) o nowych fakturach i zmianach statusu?

Nie. Takie powiadomienia może generować jedynie oprogramowanie zewnętrzne, np. ERP lub workflow.

Czy w KSeF można wystawiać zbiorcze faktury cykliczne?

Tak, można wystawiać faktury zbiorcze, o ile spełniają one warunki wynikające z przepisów VAT.

Co się dzieje w przypadku awarii KSeF – jak działa tryb awaryjny?

MF przewiduje tryb awaryjny, w którym firma wystawia fakturę offline, a po przywróceniu działania systemu przesyła ją do KSeF.

Jak długo KSeF przechowuje e-faktury – czy firma musi prowadzić własne archiwum?

KSeF przechowuje e-faktury przez 10 lat od końca roku ich wystawienia. Nie ma obowiązku prowadzenia dodatkowego archiwum.

Skontaktuj się z nami

aby dowiedzieć się więcej o naszej ofercie i znaleźć rozwiązanie idealne dla Twojego biznesu. Jesteśmy tu, aby wspierać Twój rozwój
i sukces.

Bartosz Wicijowski

Chief Sales Officer

+48 577 992 636

bartosz.wicijowski@e-msi.pl

*Twoje imię i nazwisko

*Nazwa firmy

Twój numer telefonu

*Twój adres e-mail