Blog

E-teczka pracownicza – Dokumenty Kadrowe

E-teczka pracownicza - Dokumenty Kadrowe
E-teczka pracownicza - Dokumenty Kadrowe

Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.):

  • pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe,
  • dotyczy wszystkich pracodawców – bez względu na formę organizacyjną i liczbę zatrudnionych pracowników

Szczegółowe zasady prowadzenia teczek osobowych pracowników zawarte są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobem prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Zgodnie z nimi, akta osobowe powinny składać się z trzech części:

  • Część A – tu znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
  • Część B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
  • Część C – w której gromadzi się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby.
Część A

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

  • wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii,
  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,
  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwa ukończenia szkoły podstawowej – w przypadku osoby niepełnoletniej, ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Część B

Po zakończeniu procesu rekrutacji pracodawca może żądać od osoby już zatrudnionej podania oprócz danych, które uzyskał podczas ubiegania się o zatrudnienie, również innych informacji. Kluczowym dokumentem, w tej części jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo określony został zakres obowiązków pracownika, to należy go również przechowywać w części B akt osobowych. Ponadto powinny się tu znaleźć:

  • pisemne potwierdzenia zapoznania się pracownika z: treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową,
  • zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP,
  • kwestionariusz osobowy dla pracownika,
  • oświadczenie pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z: uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14,
  • oświadczenie pracownika z prośbą o przekazywanie pieniędzy na konto bankowe,
  • PIT-2,
  • oświadczenie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,
  • informacja dotycząca równego traktowania,
  • orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • umowa o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta,
  • dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, nagrodami, karami porządkowymi, obniżonym wymiarem czasu pracy lub indywidualnym rozkładem czasu pracy,
  • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
  • oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy, a także kopie informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
  • kopia zawiadomienia PUP o zatrudnieniu pracownika, który uprzednio był zarejestrowany jako bezrobotny.
Część C

W tej części znajdują się wszystkie dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • dokumenty, które dotyczą żądania wydania świadectwa pracy,
  • dokumenty, które związane są z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, jeżeli zatrudnienie jest kontynuowane na podstawie kolejno następujących po sobie terminowych umów o pracę (art. 171 par. 3 Kodeksu pracy),
  • kopia świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi,
  • potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  • umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Czy możliwa jest digitalizacja dokumentów pracowniczych?

Zeskanowanie w/w dokumentów pozbawia je waloru oryginalności (skan = kserokopia). Główny Inspektor Pracy obstaje przy stanowisku, że e-akta osobowe nie mogą stanowić wyłącznej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej (stanowisko GIP), ale mogą pełnić funkcję pomocniczą (uzupełniającą).

W praktyce inspektorzy pracy nie kwestionują prowadzenia dokumentacji czasu pracy, płacowej, czy urlopowej w formie elektronicznej, pod warunkiem, że:

  • e-dokumentacja spełnia warunki określone w przepisach,
  • elektronicznie prowadzone są wyłącznie te dokumenty, dla których nie została wyraźnie zastrzeżona forma pisemna,
  • istnieje możliwość wydruku dokumentów w razie ewentualnej kontroli
Które dokumenty muszą być przechowywane w formie papierowej, a które mogą funkcjonować wyłącznie w formie elektronicznej takiej jak e-teczka?

Dokumenty, które musimy przechowywać w oryginale to:

  • część A akt osobowych
    • orzeczenie lek. z wstępnych badań,
  • część B akt osobowych:
    • umowa o pracę,
    • informacja o warunkach zatrudnienia (z art. 29 § 3 k.p.),
    • karta szkolenia wstępnego w zakresie bhp,
    • orzeczenia lekarskie z badań okresowych i kontrolnych,
    • zaświadczenie ze szkolenia okresowego w dziedzinie bhp,
    • oświadczenia pracownika (np. o zapoznaniu się z regulaminem pracy/obwieszczeniem o czasie pracy, ryzykiem zawodowym, o zamiarze korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem)
  • część C akt osobowych:
    • oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę,
    • kopia świadectwa pracy
Dokumentacja, którą możemy prowadzić wyłącznie w formie elektronicznej:
  • dokumentacja czasu pracy:
    • harmonogramy (art. 129 § 3 k.p.) → przekazywane pracownikom na min. 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy,
    • ewidencja (art. 149 § 1 k.p. w związku z § 8 pkt 1 rozporządzenia o aktach osobowych) → udostępniana do wglądu na żądanie pracownika
  • dokumentacja płacowa:
    • listy płac → udostępniane do wglądu na żądanie pracownika,
  • dokumentacja urlopowa:
    • plan urlopów,
    • wnioski urlopowe
z wyjątkiem (muszą być w wersji papierowej):
  • dokumentacja czasu pracy:
    • wnioski pracowników o objęcie tzw. ruchomym czasem pracy (art. 129 § 4 pkt 3 k.p.),
    • wnioski pracowników o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 129 § 4 pkt 4 k.p. w związku z art. 142 k.p.),
    • wnioski pracowników o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.),
    • wnioski pracowników o zastosowanie weekendowego systemu czasu pracy (art. 144 k.p.),
    • wnioski pracowników o odpracowanie wyjścia prywatnego (art. 151 § 21 k.p.),
    • wnioski pracowników o czas wolny w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 1512 § 1 k.p.)
  • dokumentacja płacowa:
    • zgoda pracownika na wypłatę pensji na konto (art. 86 § 3 k.p.),
    • zgoda pracownika na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia (art. 91 § 1 k.p.),
  • dokumentacja urlopowa:
    • wniosek o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 k.p.),
  • wnioski rodziców o urlopy związane z rodzicielstwem:
    • o dodatkowy urlop macierzyński (art. 1791 k.p.),
    • o urlop rodzicielski (art. 1821a § 4 k.p.),
    • o urlop ojcowski (art. 1823 § 2 k.p.),
    • o obniżenie wymiaru zatrudnienia w miejsce korzystania z urlopu wychowawczego (art. 1867 § 1 k.p.)

Warto zwrócić uwagę na to, że większość dokumentów teoretycznie mogłaby być przechowywana tylko w wersji elektronicznej, ponieważ kwalifikowany podpis cyfrowy jest odpowiednikiem oryginalnego podpisu na dokumencie papierowym.

Dowiedz się więcej na temat przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.

[contact-form-7 404 "Nie znaleziono"]

    Aplikuj do nas






    Przekazane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez e-MSI Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, KRS 387940, w celach związanych z udzieleniem odpowiedzi na Państwa żądanie zgłoszone za pośrednictwem formularza kontaktowego. Więcej informacji w polityce prywatności.




      Przekazane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez e-MSI Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, KRS 387940, w celach związanych z udzieleniem odpowiedzi na Państwa żądanie zgłoszone za pośrednictwem formularza kontaktowego. Więcej informacji w polityce prywatności.


        W czym możemy Ci pomóc?
        Przekazane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez e-MSI Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, KRS 387940, w celach związanych z udzieleniem odpowiedzi na Państwa żądanie zgłoszone za pośrednictwem formularza kontaktowego. Więcej informacji: https://e-msi.pl/polityka-prywatnosci