Jedno jest pewne: automatyzacja procesów napędza wzrost i podnosi wydajność. Jednak zautomatyzowane, pozbawione papierów procesy otwierają w działach finansowo-księgowych dodatkowe możliwości. Istnieje pięć obszarów, w których są one szczególnie zauważalne:
1. Inteligentniejsze zarządzanie dostawcami
Błędy ludzkie mogą zaszkodzić relacjom z dostawcami. Nierzadko zdarza się że pracownicy dwa razy płacą za fakturę lub przeoczają błędy, co może generować spore straty finansowe. Automatyzacja procesów umożliwia prowadzenie analiz i ocenianie popytu w czasie rzeczywistym, monitorowanie ciągłości dostaw i trendów kosztów oraz śledzenie dostaw w celu zautomatyzowania powiązanych zamówień i płatności.
Szansa:
Osoby podejmujące decyzje zyskują solidną wiedzę na temat zarówno dostawców, jak i własnych wyników finansowych. Dostęp do danych umożliwia dokładny pomiar procesów i pracę nad zwiększeniem ich efektywności, a także wyeliminować potencjalne ryzyko z wyprzedzeniem.
2. Biznes oparty na danych
Dane mają kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy. Jednak zbieranie ich w izolowanych systemach przynosi więcej chaosu niż korzyści, gdy zarząd może uzyskać do nich niewielki lub żaden dostęp. Platformy cyfryzacji łączą te informacje, dając decydentom jasny i szczegółowy wgląd w ich dane. Ponadto istnieją funkcje, które umożliwiają analizy predykcyjne, a tym samym przybliżają nas do “inteligentnego biznesu” (ang „smart business“).
Szansa:
Automatyzacja procesów pomaga usprawnić planowanie finansowe i umożliwia podejmowanie decyzji biznesowe w oparciu o rzeczywiste trendy. Od identyfikacji najlepszych pracowników, przez śledzenie zdarzeń w łańcuchu dostaw, po analizę różnic w kosztach między dostawcami, wszystko to jest widoczne na konfigurowalnym pulpicie zarządczym.
3. Większa płynność finansowa
Dla organizacji z bardzo sprawnym procesem akceptacji faktur możliwe jest skrócenie terminów płatności, które można z jednej strony wykorzystać w zniwelowaniu ryzyk związanych z ustawą przeciwdziałającą zatorom płatniczym, z drugiej strony krótkie terminy umożliwiają osiągnięcie oszczędności poprzez mechanizm skonta czy też mogą być silnym argumentem w negocjacji ceny.
Szansa:
Mniejsze koszty dzięki możliwości stosowania skróconych terminów płatności, a także poprzez skrócenie czasu niezbędnego do obsługi procesów akceptacji dokumentów kosztowych.
4. Płynniejsza zgodność
Ręczna archiwizacja danych spowalnia procesy, ogranicza przejrzystość i identyfikowalność. Precyzyjna identyfikacja dostępu do danych jest kluczowa dla wytycznych dotyczących zgodności i ochrony danych. Platformy digitalizacji definiują i automatyzują te procesy, aby firmy mogły wykazać, w jaki sposób chronią swoje dane i właściwie zarządzają wszelkimi zagrożeniami. Obejmuje to redukcję silosów danych, często tworzonych za pomocą działań manualnych, a także zapewnienie spójnego wykonywania wewnętrznych wytycznych i kompleksowej dokumentacji. W rezultacie decydenci wydajniej przeprowadzają audyty i unikają kar i głośnych naruszeń bezpieczeństwa.
Szansa:
Skutecznie zmniejszając ryzyka naruszenia, decydenci i ich współpracownicy korzystają z lepszej jakości danych i scentralizowanych dokumentów oraz zautomatyzowanych ścieżek audytu — a wszystko to bez potrzeby dodatkowej, manualnej pracy.
5. Sprawność operacyjna
Biuro oparte na dokumentacji papierowej powoduje zarówno przepracowane jak i brak wystarczającej liczby zadań dla pracowników. Są mniej wydajni, bardziej podatni na błędy i muszą być obecni w biurze. Automatyzacja procesów może usunąć większość tych przeszkód, automatyzując powtarzalne i manualne zadania, jednocześnie umożliwiając dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia. Zespoły mogą usprawnić procesy, poprawić dokładność i przyspieszyć wieloetapowe akceptacje. Pracują nad bardziej wymagającymi zadaniami z większymi korzyściami, napędzając innowacyjność i rozwój biznesu. Więcej na temat automatyzacji dowiesz się tutaj.
Szansa:
Gdy fizyczna lokalizacja staje się nieistotna, opóźnienia w przepływie procesów znikają, a procesy akceptacji są optymalizowana. Zespoły finansowe mogą działać szybciej, zatwierdzać, przetwarzać i opłacać faktury, a także korzystać ze scentralizowanych danych, takich jak kartoteki dostawców, raporty wydatków lub historia faktur.
