czwartek,2 Listopad 2017

Magazynowanie akt pracowniczych, a elektronizacja?

Elektronizacja akt pracowniczych oraz skrócenie czasu ich przechowywania

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumentację pracowniczą należy magazynować w formie papierowej, a wybrane dokumenty pracodawca musi przechowywać nawet przez 50 lat. Za niedopełnienie tego uciążliwego i kosztownego obowiązku przewidziane są surowe kary finansowe. Na szczęście, już wkrótce ma się to zmienić.
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt ustawy, której najważniejszymi założeniami są:

  • skrócenie okresu przechowywania dokumentów pracowniczych z 50 do 10 lat
  • elektronizacja całości akt pracowniczych

Ustawa ma wejść w życie 1. września 2018 roku.

Dlaczego zmiany są konieczne?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz mikroprzedsiębiorstwo, czy jesteś częścią wielotysięcznej korporacji, na pewno znasz problemy związane z obrotem dokumentacji papierowej. Koszty związane z wydrukiem, zabezpieczeniem i archiwizacją dokumentów pracowniczych są nieuniknione w każdej firmie.
Według wyliczeń Ministerstwa Finansów koszty ponoszone z tytułu długotrwałego papierowego przechowywania akt osobowych pracowników szacuje się na ponad 130 milionów złotych rocznie!
Co więcej, to po stronie pracodawcy leży odpowiedzialność za ewentualne zniszczenie lub zaginięcie dokumentów, niezależnie od przyczyny. Przechowywanie akt pracowniczych w wersji elektronicznej zapewnia możliwość pełnej ochrony dokumentacji przy jednoczesnej redukcji kosztów archiwizacji.

E-teczka pracownicza

Pomimo, że obecnie akta w formie elektronicznej – z wyjątkiem wniosków urlopowych – muszą mieć swój papierowy oryginał, coraz więcej firm decyduje się na digitalizacje dokumentacji. Zmiana ustawy wprowadza szereg nowych możliwości – wszystkie akta pracownicze będą mogły być przechowywane w postaci elektronicznej. Co więcej, ustawa przewiduje nie tylko digitalizację dokumentów w formie skanów, ale również dopuszcza dokumenty typu born digital (np. podpisane za pomocą elektronicznego podpisu). Możliwe też będzie pobieranie niektórych danych prosto z systemów – na przykład systemu elektronicznej ewidencji czasu pracy. E-teczka niesie szereg korzyści, takich jak:

  • Optymalizacja pracy firmy – e-teczka zwiększy wydajność w każdym przedsiębiorstwie. Możliwość szybkiego wyszukania dokumentu czy udostępnienia go upoważnionym osobom bez potrzeby opuszczenia stanowiska pracy, z pewnością usprawni pracę administracyjną. Dostęp do dokumentów z każdego miejsca i w każdym momencie, jest zwłaszcza istotny dla firm z rozproszoną strukturą organizacyjną.
  • Redukcja kosztów – papierowa dokumentacja generuje gigantyczne koszty. Od drukowania, przez przechowywanie (często w zewnętrznych archiwach spełniających wymogi bezpieczeństwa) aż do zniszczenia. E-teczka pracownicza eliminuje wszystkie z tych wydatków.
  • Lepsza jakość dokumentów – z biegiem czasu, papier się starzeje. Kilkuletnie dokumenty często stają się nieczytelne w skutek zżółcenia papieru, blaknięcia tuszu i atramentu czy uszkodzeń mechanicznych. Dokumenty cyfrowe bez względu na upływ czasu pozostają w tym samym stanie.
  • Rozwiązanie proekologiczne – szacuje się, że każdego dnia administracja publiczna w Polsce zużywa 43 tony papieru. Już ta ilość jest ciężka do wyobrażenia, a przecież nie uwzględnia sektora prywatnego. Do tego dochodzą zanieczyszczenia miliardów litrów wody podczas przetwarzania papieru oraz koszty energii wykorzystanej na jego produkcję. E-teczka pracownicza to rozwiązanie wpisujące się w europejskie trendy minimalizacji obrotu papierowymi dokumentami.

Podejmując kluczowe decyzje dla firmy często na siłę trzymamy się starych rozwiązań. Obawa przed zmianami jest rzeczą naturalną, mimo to coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na elektronizacje akt pracowniczych. Jest to proste rozwiązanie, które nie tylko zmniejsza koszty, ale też poprawia efektywność, zwiększa bezpieczeństwo, a na dodatek jest przyjazne dla środowiska – na pewno warto je rozważyć.

OSTATNIE WPISY

COVID-19 – Jak digitalizacja firmy przygotowuje ją na każdą ewentualność?

Plądrujący Europę korona wirus, wywołujący chorobę Covid-19, to ogromne uderzenie w gospodarkę. Niestety, wiele firm nie było przygotowanych na takie okoliczności, w związku z czym musiało tymczasowo zawiesić swoją działalność. W wielu przypadkach oznaczało to redukcję wakatów. Dla każdego przedsiębiorcy jest to jeden z najczarniejszych scenariuszy prowadzenia biznesu. W większości dotkniętych sektorów brak szybkiej reakcji […]


JobRouter – Aplikacja Mobilna

Zastanawialiście się czy JobRouter może być jeszcze bardziej przyjazny użytkownikom? Otóż może, odkąd do przyjaznego systemu dostępnego z poziomu przeglądarki internetowej, dołączyła zintegrowana aplikacja mobilna. Aplikacja umożliwia dostęp do dokumentów i procesów w systemie za pomocą dostosowanego do smartfonów interfejsu. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do systemu, bez potrzeby włączania laptopa.  Aplikacja mobilna jest w […]


Zmiany w Administracji – Biała Lista

Czego i kogo dotyczy nowy obowiązek? Z początkiem tego roku przedsiębiorcy stanęli przed kolejnym administracyjnym wyzwaniem. Od stycznia 2020 są zobowiązani do korzystania z białej listy, czyli rejestru aktywnych płatników VAT. Dodatkowo, obowiązuje ich nowa ustawa o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym. Pierwszy z obowiązków polega na weryfikowaniu kontrahentów na białej liście. Na liście znajdują się firmy, […]


Proces Obiegu Faktur – Przykład

Przykład procesu obiegu faktur kosztowych Według danych podanych przez Global Business Travel Association (2017) około 50% procesów związanych z przetwarzaniem faktur wciąż odbywa się w sposób manualny. 19% z nich zawiera błędy. Wprowadzenie zmian w procesie manualnej akceptacji faktury, zajmuje średnio 18 minut. W zależności od wielkości firmy, czas spędzony na wykonywanie poprawek w systemie […]


Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o