poniedziałek,5 Marzec 2018

Elektroniczny Obieg Korespondencji Wewnętrznej

Obieg korespondencji wewnętrznej

 

Znaczącą część biznesu stanowi nieustanny obieg korespondencji, bez względu czy są to dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, e-maile, notatki czy strony internetowe. Wszystkie te pliki stanowią potężne źródło informacji w firmie. Problem pojawia się, gdy dokumenty giną, niezależnie czy z powodu usterki komputera, czy z powodu własnej nieopatrzności. Nieuporządkowane dokumenty lub awarie sprzętu mogą spowodować problem z odnalezieniem ważnej treści. W konsekwencji, uniemożliwienie sklasyfikowania i udostępnienia informacji pracownikom jako zasobu wiedzy.

Jak zwykle wygląda proces korespondencji wewnętrznej w firmie?

Proces korespondencji wewnętrznej w organizacji zazwyczaj wygląda następująco:

  • Osoba A chcąc przekazać dokument do osoby B przenosi dane informacje “z biurka na biurko”. Ryzykuje przy tym narażenie dokumentów na czynniki zewnętrzne, takie jak zagubienie wśród innych informacji, a nawet wylanie na dany dokument kawy.
  • Osoba A wysyła e-mail do osoby B.

W obu przypadkach istnieje ryzyko zagubienia dokumentu, brak możliwości podglądu statusu sprawy (na przykład, kiedy dokument został przeczytany i przekazany kolejnej osobie) oraz ryzyko braku reakcji adresata na dany e-mail.

Aby uniknąć wymienionych sytuacji i sprawić by praca w firmie była bardziej zorganizowana i efektywniejsza, wiele przedsiębiorców sięga po narzędzia umożliwiające elektroniczny obieg korespondencji wewnętrznej. Elektroniczny obieg dokumentów wymusza odpowiedź od adresata, dodatkowo eliminując ryzyko zagubienia pliku.

Takie możliwości daje system JobRouter, o którym dowiesz się więcej tutaj.

Jak wygląda modelowy proces w Elektronicznym Obiegu Dokumentów?

Na przykład, gdy kierownik działu produkcji zgłasza zapotrzebowanie kierownikowi działu zamówień.  Takie pismo jest opatrzone unikalnym numerem kancelaryjnym, opisane ustalonymi parametrami. (Np. przedmiot pisma, data wpływu, osoba kierująca pismo, dział do którego jest skierowane pismo itp.).

Osoba, która otrzymuje dany dokument, może na nie odpowiedzieć, lub przekazać dalej. System nie pozwoli jednak aby adresat o danym pliku zapomniał, dopóki nie podejmie odpowiedniego działania. Z kolei nadawca ma dostęp do pełnego monitoringu przebiegu danej sprawy, a wszystkie osoby zaangażowane w ten proces otrzymują automatyczne powiadomienia o przekroczonych terminach.

Wartym uwagi przykładem, jest komunikacja zarządu z pracownikami. Gdy zarząd wydaje rozporządzenie, dotyczące np. nowej polityki bezpieczeństwa, bądź przekazuje informację o dniu wolnym od pracy, administracja nie ma pewności do kogo ta informacja dotrze i czy zostanie przeczytana. Natomiast, gdy ten sam proces odbędzie się w elektronicznym obiegu korespondencji, administracja uzyska stały wgląd, do tego, kto, kiedy przeczytał daną informację. Ponadto, będzie miała możliwość wysłania przypomnienia do osób, które nie odczytały doręczonej informacji.

Co więcej, aby ułatwić weryfikację i akceptację dokumentów, system obsługuje również podpis elektroniczny, który może zostać dodany do każdego pliku.

System do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala również na tworzenie raportów korespondencji z podglądem osób, przez które pismo zostało zaakceptowane.

Rozwiązanie, jakim jest elektroniczny obieg dokumentów, wpłynie pozytywnie na efektywność pracy Twoich pracowników, skrócenie czasu akceptacji dokumentów i stałą kontrolę nad ważnymi sprawami, które są zazwyczaj przekazywane “z ręki do ręki” lub udostępniane większej grupie pracowników.

Jako firma z doświadczeniem we wdrażaniu systemów informatycznych i rzeszą zadowolonych klientów, polecamy zapoznanie się z nasza oferta. Przede wszystkim pełnego spersonalizowanych projektów i rekomendacji portfolio. Skontaktuj się z nami poprzez formularz kontaktowy u góry strony lub adres e-mail biuro@e-msi.pl, a my dopasujemy nasze narzędzia do potrzeb Twojej firmy.

OSTATNIE WPISY

COVID-19 – Jak digitalizacja firmy przygotowuje ją na każdą ewentualność?

Plądrujący Europę korona wirus, wywołujący chorobę Covid-19, to ogromne uderzenie w gospodarkę. Niestety, wiele firm nie było przygotowanych na takie okoliczności, w związku z czym musiało tymczasowo zawiesić swoją działalność. W wielu przypadkach oznaczało to redukcję wakatów. Dla każdego przedsiębiorcy jest to jeden z najczarniejszych scenariuszy prowadzenia biznesu. W większości dotkniętych sektorów brak szybkiej reakcji […]


JobRouter – Aplikacja Mobilna

Zastanawialiście się czy JobRouter może być jeszcze bardziej przyjazny użytkownikom? Otóż może, odkąd do przyjaznego systemu dostępnego z poziomu przeglądarki internetowej, dołączyła zintegrowana aplikacja mobilna. Aplikacja umożliwia dostęp do dokumentów i procesów w systemie za pomocą dostosowanego do smartfonów interfejsu. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do systemu, bez potrzeby włączania laptopa.  Aplikacja mobilna jest w […]


Zmiany w Administracji – Biała Lista

Czego i kogo dotyczy nowy obowiązek? Z początkiem tego roku przedsiębiorcy stanęli przed kolejnym administracyjnym wyzwaniem. Od stycznia 2020 są zobowiązani do korzystania z białej listy, czyli rejestru aktywnych płatników VAT. Dodatkowo, obowiązuje ich nowa ustawa o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym. Pierwszy z obowiązków polega na weryfikowaniu kontrahentów na białej liście. Na liście znajdują się firmy, […]


Proces Obiegu Faktur – Przykład

Przykład procesu obiegu faktur kosztowych Według danych podanych przez Global Business Travel Association (2017) około 50% procesów związanych z przetwarzaniem faktur wciąż odbywa się w sposób manualny. 19% z nich zawiera błędy. Wprowadzenie zmian w procesie manualnej akceptacji faktury, zajmuje średnio 18 minut. W zależności od wielkości firmy, czas spędzony na wykonywanie poprawek w systemie […]


Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o