wtorek,30 Kwiecień 2019

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Co na to prawo?

Przechowywanie dokumentacji firmowej w określony ustawowo sposób jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Przepisy regulujące sposób archiwizowania dokumentów przez firmy są coraz bardziej przyjazne dla osób prowadzących biznes. Bieżąca legislacja ma na uwadze cyfrowy postęp i dąży do poziomu nowoczesności kompatybilnego z panującą erą digitalizacji.

DOKUMENTY ELEKTRONICZNE

Prawo umożliwia przechowywanie coraz większej ilości dokumentów w formie elektronicznej. Wprowadzane są nowe ustawy pozwalające na elektronizację pism i druków z kolejnych kategorii.

Dla sprawnego funkcjonowania firmy istotna jest możliwość wprowadzania nowoczesnych form działalności.

Przedsiębiorstwa mogą w formie elektronicznej archiwizować:

    • osobowe akta pracownicze
    • księgi rachunkowe lub podatkowe
    • dowody księgowe – faktury
    • kopie dokumentów kasowych
    • dokumentacja inwentaryzacyjna
    • sprawozdania finansowe
    • listy płac
    • dokumenty kadrowe – wnioski, dokumenty rekrutacyjne
    • systemy ocen, awansów, nagród
    • delegacje
    • dokumentacja lekarska – zwolnienia, zaświadczenia

Przechowywanie elektroniczne możliwe jest także w przypadku wszystkich kopii dokumentów powstałych oryginalnie w tej formie.

OPŁACALNA INWESTYCJA

Świadomy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z konieczności podjęcia kroków prowadzących do unowocześniania firmy poprzez elektronizację przeprowadzanych w niej procesów.

Na rynku dostępne są narzędzia oraz infrastruktury dla małych i dużych przedsiębiorstw. Profesjonalna obsługa wirtualnych archiwów, postępowań i systemów pozwala firmom rozwijać się w tempie dostosowanym do wymagań nowoczesnego świata cyfrowego biznesu.

Digitalizacja przedsiębiorstwa przy współpracy ze specjalistyczną firmą obsługującą tego typu procesy gwarantuje poprawne wprowadzenie zmian, mające na względzie spełnienie określonych warunków prawnych, technicznych, czy infrastrukturalnych. Zaświadczone jest również adekwatne zabezpieczenie przed utratą, zniszczeniem, a nawet zgubieniem czy kradzieżą dokumentów.

RACJONALNE DOPASOWANIE

Konsultacja z profesjonalnym doradcą może okazać się rozstrzygająca. Wspólne ustalenie wymagań i potrzeb oraz uwzględnienie planów biznesowych przedsiębiorstwa pozwala na zawodowe dopasowanie odpowiedniego narzędzia do wirtualnej obsługi firmy.

PRZYSZŁOŚĆ

Z rozpoczęciem 2019 roku w życie weszła kolejna ustawa regulujące kwestie elektronicznego prowadzenia dokumentacji w firmach. Z czasem regulacji uprawnień ułatwiających digitalizację biznesów będzie coraz więcej. Ministerstwo Cyfryzacji tworzy i powołuje do działania dalsze ordynacje. Z kolei Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii pracuje nad uruchomieniem specjalnej platformy do obiegu faktur elektronicznych.

Zautomatyzowanie procesów przechowywania i obiegu dokumentów doprowadzi do obniżenia kosztów, eliminacji błędów, przyspieszenia procesów, ułatwienia prowadzenia przedsiębiorstwa.

Zmieniające się prawo ma na celu ułatwić firmom dostosowanie się do wymagań cyfrowego świata i ekspresowo rozwijającej się gospodarki globalnej. Ma być motorem napędowym do śmiałego wdrażania koncepcji przemysłu 4.0 i cyfrowych technologii w gospodarce, które są przyszłością świata biznesu.

OSTATNIE WIPISY

DESI 2019

W poprzednim roku pisaliśmy o Digital Society Index…


Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o