Rok 2025 przyniósł fundamentalną zmianę w zakresie cyfrowej identyfikacji i obsługi procesów zatrudnienia w Polsce. Wprowadzenie w aplikacji mObywatel możliwości składania bezpłatnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego — dostępnego w ramach pięciu podpisów miesięcznie — po raz pierwszy umożliwiło zawieranie umów o pracę całkowicie zdalnie, z zachowaniem pełnej mocy prawnej i wymogu formy pisemnej.
Dzięki temu narzędziu, powszechnie dostępnym dla każdego pracownika i pracodawcy, digitalizacja procesu zatrudnienia stała się praktyczną, bezpieczną i legalną alternatywą dla tradycyjnych podpisów własnoręcznych. Zmiana ta znacząco wpływa na sposób organizacji pracy działów HR, przyspieszając i upraszczając procedury formalne związane z nawiązywaniem stosunku pracy.
1. Dlaczego podpis kwalifikowany mObywatel to przełom w zawieraniu umów o pracę?
Cyfryzacja dokumentacji kadrowej napotykała przez lata jedną kluczową barierę: wymóg formy pisemnej przy zawieraniu umowy o pracę (art. 29 § 2 Kodeksu pracy). Oznaczało to, że umowa musiała zostać podpisana:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym (QES), lub
- podpisem własnoręcznym.
W praktyce brak powszechnego dostępu do podpisu kwalifikowanego wymuszał osobiste spotkania stron lub stosowanie komercyjnych certyfikatów, które były kosztowne i mało przystępne dla pracowników.
Dzięki nowej funkcji mObywatel:
- koszt wejścia został wyeliminowany (5 darmowych podpisów miesięcznie),
- kwalifikowany podpis stał się powszechny,
- pracownicy i pracodawcy mogą podpisywać umowę natychmiast, z dowolnego miejsca,
- nie ma konieczności drukowania i przesyłania dokumentów,
- proces zatrudnienia stał się w pełni zdalny.
Po raz pierwszy podpis kwalifikowany stał się praktycznym standardem, a nie narzędziem zarezerwowanym dla wybranych.
2. Jak działa zdalne podpisywanie umowy o pracę w mObywatel?
Podpis kwalifikowany dostępny w aplikacji mObywatel jest równoważny podpisowi własnoręcznemu i spełnia wszystkie wymogi rozporządzenia eIDAS. Dzięki temu może być stosowany we wszystkich czynnościach wymagających formy pisemnej, w tym przy:
- zawieraniu umowy o pracę,
- wypowiedzeniu umowy,
- rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron,
- zmianie warunków zatrudnienia (aneksy).
Proces podpisywania umowy o pracę jest w pełni zdalny i przebiega w kilku etapach:
- Pracodawca wysyła umowę do pracownika (np. e-mailem lub linkiem do systemu kadrowego).
- Pracownik otwiera dokument w aplikacji mObywatel, gdzie ma możliwość zapoznania się z treścią umowy.
- Aplikacja weryfikuje tożsamość pracownika, wykorzystując m.in. PIN, biometrię lub e-dowód (NFC).
- mObywatel generuje kwalifikowany podpis elektroniczny, który ma moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu.
- Podpisana umowa wraca do pracodawcy, który może ją archiwizować lub wprowadzić do systemu kadrowego.
Całość trwa z reguły kilka minut i nie wymaga żadnego specjalistycznego sprzętu poza smartfonem.
3. Jakie dokumenty związane z umową o pracę można podpisywać zdalnie?
Dzięki podpisowi kwalifikowanemu mObywatel możliwe jest zdalne podpisywanie wszystkich dokumentów związanych z nawiązywaniem, zmianą i zakończeniem stosunku pracy, w tym:
- umowy o pracę na okres próbny, czas określony, czas nieokreślony,
- aneksów zmieniających warunki pracy i płacy,
- porozumień stron,
- wypowiedzeń umowy,
- potwierdzenia warunków zatrudnienia wysyłanych drogą elektroniczną.
Dokumenty te wcześniej wymagały bezwzględnie obecności podpisu własnoręcznego lub kwalifikowanego e-podpisu. mObywatel czyni tę procedurę powszechnie dostępną i znacznie prostszą.
4. Jakie korzyści daje zdalne podpisywanie umów o pracę?
Przyspieszenie procesu zatrudnienia. Umowę można podpisać w kilka minut , bez wysyłek, kolejek, skanów, wizyt w biurze.
Obniżenie kosztów operacyjnych. Brak druku, wysyłek, przechowywania papieru.
Zwiększenie komfortu pracowników i kandydatów. Możliwość podpisania umowy z domu, z innego miasta, a nawet z zagranicy.
Większa elastyczność organizacji. Firmy działające w modelu zdalnym lub rozproszonym nie tracą czasu na logistykę dokumentów.
Wyższy poziom bezpieczeństwa i audytu
Podpis kwalifikowany gwarantuje:
- jednoznaczną identyfikację podpisującego,
- integralność treści,
- ślad audytowy pełnego procesu.
To kluczowe w kontekście PIP, audytów i compliance.
5. Co ta zmiana oznacza dla przyszłości HR?
Reforma sprawia, że Polska zbliża się do modelu, w którym:
- umowy o pracę mogą być podpisywane wyłącznie cyfrowo,
- nie ma potrzeby fizycznego kontaktu stron,
- cyfrowa ścieżka zatrudnienia staje się standardem,
- papierowe dokumenty stopniowo przestają być potrzebne.
To element budujący przewagę konkurencyjną pracodawców , zwłaszcza tych, którzy funkcjonują w dużej skali, zatrudniają zdalnie lub dynamicznie rekrutują specjalistów.
Wprowadzenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w aplikacji mObywatel, dostępnego w ramach pięciu darmowych podpisów miesięcznie stanowi przełom w cyfryzacji zatrudnienia w Polsce.
Po raz pierwszy podpisywanie umów o pracę, wypowiedzeń i aneksów można przeprowadzić w pełni zdalnie, szybko, bezpiecznie i zgodnie z wymogami prawa.
