Dyrektywa unijna w zakresie e-faktur w administracji publicznej
Parlament Europejski wraz z Radą przyjęły nową Dyrektywę dot. fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (2014/55/EU) mającą na celu rozliczanie zamówień publicznych wyłącznie z udziałem e-faktur w standardzie umożliwiającym ich automatyczne przetwarzanie.
Standard ten, ma wejść w życie w 26 listopada 2018, kiedy to każdy zamawiający będzie miał obowiązek posiadania systemu umożliwiającego odbiór i przetwarzanie faktury o standardzie unijnym.
Dlaczego powstała ta dyrektywa?
Dyrektywa powstała w odpowiedzi na problem braku dominującej normy dotyczącej faktur elektronicznych we wszystkich państwach członkowskich. Dzięki ujednoliceniu norm i stworzeniu unijnego standardu możliwe będzie zmniejszenie kosztów operacyjnych i redukcja przeszkód w handlu wewnątrzunijnym. Oprócz unijnego wzoru dokumentu, będą obowiązywać także krajowe standardy faktur.
Na skutek wdrożenia dyrektywy, wszystkie systemy biznesowe, niezależnie od wykorzystywanych technologii, aplikacji i platform, muszą zostać dostosowane do obsługi standardowego dla Unii Europejskiej formatu e-faktury.
Dyrektywa unijna a wprowadzenie jej w Polsce
Polska rozpoczęła przygotowania do wdrożenia nowych zasad e-fakturowania wynikających z regulacji europejskich. Dyrektywa unijna o e-fakturach była jednym z etapów rozwoju elektronicznego fakturowania, które w kolejnych latach objęło również krajowe rozwiązania, w tym Krajowy System e-Faktur. Szczególnie w przypadku średnich i dużych organizacji istotne jest odpowiednie dostosowanie systemów finansowo-księgowych oraz procesów obiegu faktur do obsługi ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych.
Jakie znaczenie dla krajów UE ma wprowadzenie ów Dyrektywy?
Wprowadzenie jej będzie zobowiązywało administrację państwową do przyjmowania od wykonawców zamówień publicznych i koncesjonariuszy faktur w postaci elektronicznej w standardzie umożliwiającym automatyzację procesów przetwarzania danych, takich jak np. księgowanie czy ewidencja podatkowa.
W praktyce oznacza to, iż po wejściu nowych przepisów przedsiębiorcy realizujący zamówienia publiczne będą mogli posługiwać się w komunikacji z administracją ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną. Natomiast administracja będzie musiała dostosować swoje systemy IT i wewnętrzne procesy do automatycznej obsługi e-faktur.
Wprowadzone nowe normy mają umożliwić automatyzację procesów przetwarzania danych, takich jak księgowanie czy ewidencja podatkowa. Wiąże się to z oszczędnością czasu, wynikającą z braku konieczności ręcznego przepisywania faktur.
Zmiany są potrzebne, ponieważ:
- Będący w powszechnym użyciu w gospodarce PDF, jako format e-faktury, nie spełnia wymogu określonego w Dyrektywie
- W UE, w tym także Polsce nie ma rozpowszechnionych, a tym bardziej dominujących standardów e-fakturowania, które spełniałyby wymogi Dyrektywy
Dzięki wprowadzeniu ogólnoeuropejskiego standardu faktury elektronicznej możliwe stanie się rozpowszechnianie i promocja specyfikacji krajowych faktur elektronicznych stosowanych przez dostawców usług elektronicznego fakturowania oraz producentów oprogramowania, spełniających podstawowe wymagania prawne obowiązującego w Polsce.
Pierwszą firmą, która przeszła pozytywną weryfikację KWFEF – Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania, była firma Sage udostępniająca standard e-fakturowania w systemie Symfonia oraz Systemie Zarządzania Forte, a także będąca twórcą i operatorem serwisu internetowego do wymiany e-faktur i innych dokumentów elektronicznych między podmiotami gospodarczymi serwisu miedzyfirmami.pl.
Na chwilę obecną rozwiązań pojawia się więcej, jednym z nich jest nasz nowoczesny system do OCR faktur – IDR, o którym możesz dowiedzieć się więcej tutaj.
Dlaczego PDF nie jest standardowym plikiem e-faktury?
Będący dziś w powszechnym użyciu format e-faktury (zwykły PDF) w myśl Dyrektywy nie może być uznany za standard, ponieważ PDF nie umożliwia systemom informatycznym rozpoznawania zawartych w dokumencie danych takich jak nazwa kontrahenta, przedmiot sprzedaży, kwota netto, VAT, brutto, itd. Standardem zweryfikowanym przez KWFEF jest wzbogacony PDF , w którym obok obrazu dokumentu zawarte są tzw. metadane rozpoznawalne przez systemy finansowo-księgowe i ERP, zarówno po stronie nadawcy jak i odbiorcy faktury. Elementy rozpoznawalne w takim formacie to:
- identyfikatory procesu i faktury;
- okres, którego faktura dotyczy;
- informacje dotyczące sprzedawcy;
- informacje dotyczące nabywcy;
- informacje dotyczące odbiorcy płatności;
- informacje dotyczące przedstawiciela podatkowego sprzedawcy;
- odniesienie do umowy;
- szczegółowe informacje dotyczące dostawy;
- instrukcje dotyczące płatności;
- informacje dotyczące kwot uznań lub potrąceń;
- informacje dotyczące poszczególnych pozycji faktury;
- łączne kwoty faktury;
- podział na stawki VAT.
Tego typu dokument można przesyłać podobnie jak zwykły PDF. Użytkownik patrząc na fakturę nie zauważy żadnej różnicy między ,,zwykłym”, a ,,wzbogaconym” PDF.
Kto już zaczął obsługiwać e-faktury?
Pierwszym urzędem w Polsce, który zdecydował się na wdrożenie systemu obsługującego e-faktury zgodne z Dyrektywą, był Urząd Miejski we Wrocławiu. W ubiegłym roku firma e-MSI, wdrożyła tam system EOF- Elektroniczny Obieg Faktur. EOF umożliwia przyjmowanie e-faktur od wykonawców w formacie zgodnym z Dyrektywą. Więcej na temat projektu przeczytasz tutaj.
JobRouter na którym bazuje EOF obsługuje wiele standardów faktur, w tym m.in. formaty wynikające z dyrektywy dot. fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (2014/55/EU). Sam system ma również możliwość konwersji „zwykłych” faktur (np. skanu papierowej wersji lub pliku PDF) do formatu e-faktur zgodnych z dyrektywą.
