Nowoczesne rozliczanie podróży
Cyfrowa obsługa delegacji – szybciej, prościej, zgodnie z przepisami
Zamiast gubić się w papierach, arkuszach i ręcznych rozliczeniach, postaw na cyfrowy obieg delegacji. Automatyzacja procesu pozwala oszczędzić czas, zmniejszyć ryzyko błędów i zapewnić zgodność z przepisami podatkowymi oraz wewnętrznymi zasadami firmy.
Na czym polega zarządzanie podróżami służbowymi?
To proces, który pozwala firmie sprawnie planować i kontrolować wszystkie etapy wyjazdów pracowników. Obejmuje m.in. zgłoszenie i akceptację wyjazdu, rezerwację biletów czy hoteli, zarządzanie budżetem oraz rozliczenie kosztów po powrocie.
Rezerwacją mogą zajmować się zewnętrzne biura podróży, natomiast cała reszta zwykle leży po stronie wewnętrznych travel managerów, przełożonych i samego pracownika.
Wyzwania w zarządzaniu podróżami służbowymi
Niezależnie od tego, czy korzystasz z analogowego, czy cyfrowego zarządzania delegacjami, wyzwań związanych z planowaniem, realizacją i kontynuacją podróży służbowej jest wiele. Mimo to cyfrowe zarządzanie podróżami służbowymi oferuje wyraźną przewagę nad procesami papierowymi.
Typowe wyzwania to:
Połącz elastyczność z firmowymi standardami
Nowoczesne zarządzanie podróżami służbowymi łączy dwa światy. Z jednej strony wspiera firmę w realizacji celów biznesowych – dba o sprawne procesy, przejrzyste zasady i kontrolę kosztów. Z drugiej strony odpowiada na oczekiwania pracowników, którzy chcą planować wyjazdy tak wygodnie, jak prywatne podróże.
Coraz częściej pojawia się też trend „bleisure” – łączenie wyjazdu służbowego z prywatnym wypoczynkiem. Dlatego papierowe formularze i przestarzałe systemy nie wystarczają – potrzebne są nowoczesne, elastyczne narzędzia.
Zadowolenie pracowników, a stres związany z podróżami służbowymi
Planowanie, branie udziału lub rozliczanie podróży służbowej może być stresujące. Pracownicy z kilku działów muszą podejmować decyzje, uzasadniać wydatki i elastycznie reagować na zmiany. Muszą:
przestrzegać wytycznych ogólnofirmowych,
złożyć wniosek o podróż służbową,
komunikować prośby o rezerwację lub specjalne wymagania,
samodzielnie rezerwować wynajem samochodów i noclegów lub zlecać ich rezerwację,
w tym samym czasie, przygotowywać się na spotkania biznesowe,
być gotowym na elastyczne zmiany rezerwacji połączeń,
zarządzać odroczeniami lub zmianami,
zbierać paragony i faktury,
księgować wydatki i raporty kosztów podróży.
Wdrażanie cyfrowego zarządzania podróżami z automatyzacją procesów JobRouter®
Aby cyfrowa automatyzacja zarządzania podróżami służbowymi przyniosła pożądany efekt, należy wcześniej odpowiedzieć sobie na następujące pytania:
Platformy cyfryzacji, takie jak JobRouter®, pomagają firmom analizować wszystkie procesy biznesowe w celu odwzorowania wydajnych i w dużej mierze zautomatyzowanych procesów. W cyfrowym zarządzaniu podróżami, aplikacja do podróży służbowych i raportowania kosztów szczególnie wpłynie na zwiększenie korzyści i wydajności płynących z automatyzacji tego procesu.
Oba procesy mogą zostać zdefiniowane dzięki zarządzaniu uprawnieniami i rolami. Digitalizacja wpłynie natomiast na oszczędność papieru, zasobów oraz cennego czasu. Dla powiązanych pracowników oznacza to redukcję nakładu pracy związanego z wyjaśnianiem procesów, zapytań i błędów.
Czas uwolnić potencjał Twojej firmy!
Odkryj moc nowoczesnej automatyzacji procesów, która została zaprojektowana, aby przyspieszyć rozwój Twojego biznesu. Od kompleksowej analizy potrzeb po zaawansowane rozwiązania AI i low-code.
Zalety cyfrowego zarządzania podróżami służbowymi z JobRouter®
Zmniejsza formalności,
Tworzy przejrzystość zobowiązań i stanu procesów,
Daje bezpieczeństwo w działaniach i obowiązkach,
Oszczędza czas w codziennych zadaniach biznesowych i organizacyjnych,
Daje wygodny dostęp z dowolnego miejsca i o każdej porze przez przeglądarkę webową i aplikację mobilną,
Pracownicy mogą przesyłać rachunki w formie cyfrowej,
Wyświetla wszystkie informacje na pierwszy rzut oka,
Dane mogą być wprowadzane bezpośrednio do zintegrowanych systemów kadrowych i finansowych,
Zwiększa satysfakcję pracowników zarówno w działach HR, Finansowym, jak i reklamacyjnym,
Formularze nie są tracone, ani pozostawiane niedokończone,
Umożliwia tworzenie indywidualnych formularzy
Zmniejsza błędy we wprowadzaniu danych i manualnych kontrolach
Wspomaga finanse w budżetowaniu
Pomaga firmom wywiązać się z prawnych zobowiązań
Dostarcza zintegrowane zarządzanie eskalacją
Daje większą przejrzystość, zgodność, bezpieczeństwo i kontrolę
Wprowadź cyfrowe zarządzanie podróżami w swojej firmie: jeśli nie teraz, to kiedy?
Rozpowszechnienie opcji mobilności i perspektywa udanego biznesu będą nadal napędzać podróże służbowe w przyszłości. W tym celu decydenci powinni zapewnić swoim pracownikom z działów finansów i HR oraz podróżującym kolegom wygodne rozwiązanie.
Oprogramowanie do zarządzania podróżami cyfrowymi może wspierać tworzenie różnych aplikacji, takich jak wnioski o podróże służbowe i raportowanie kosztów podróży. Automatyzacja tego procesu zapewnia pracownikom większą wygodę dzięki dostępowi z różnych urządzeń, takich jak smartfony lub laptopy. W oparciu o zarządzanie uprawnieniami i rolami – system umożliwia cyfrowe śledzenie obowiązujących zasad zarządzania podróżami służbowymi w całej firmie.
Ponadto narzędzia, takie jak asystenci cyfrowi, mogą wykorzystywać sztuczną inteligencję do pomocy w rezerwacji podróży, obliczaniu dokładnego kosztu i ustawianiu właściwego czasu procesu rezerwacji.
Jednak wielu zewnętrznych dostawców usług i rozwiązań nie pasuje do specyficznych wymagań lub procesów firmy. Platforma cyfrowej automatyzacji JobRouter® jest inna, bo zawsze skaluje procesy zgodnie z wymaganiami firmy i modeluje je zgodnie z obecnymi potrzebami.
Skontaktuj się z nami
aby dowiedzieć się więcej o naszej ofercie i znaleźć rozwiązanie idealne dla Twojego biznesu. Jesteśmy tu, aby wspierać Twój rozwój
i sukces.
Bartosz Wicijowski
Chief Sales Officer
+48 577 992 636
bartosz.wicijowski@e-msi.pl