Rechnungsworkflow

Obieg Faktur System

Konventioneller Dokumentenumlauf

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wird ein konventioneller Dokumentenumlauf immer weniger effizient. Hin- und Herschieben von Dokumenten, das Verlieren von Unterlagen oder Papierschäden verlangsamen die Freigabe. Das führt zum Zeitverlust und ein wenig effizienter Prozess kostet dem Unternehmen immer mehr Geld. In jeder sich entwickelnden Organisation kommt man zum Punkt, an dem man sich die Frage stellen muss: was soll geändert werden, um die Arbeit effizienter zu machen?

Rechnungslauf heute – es geht einfacher, aber warum lohnt sich das?

Sobald der Geschäftsführung klar wird, dass der jetzige Rechnungslauf ineffizient ist, wird sie nach neuen Lösungen suchen. Die Suche scheint ganz einfach zu sein. Doch die Auswahl an Lösungen für vorgegebene Prozesse, ja sogar Branchen, kann überraschen und die Entscheidung ist nicht leicht.

Selbst die Entscheidung zu treffen und vor allem die angebotenen Lösungen genau unter die Lupe zu nehmen, ist enorm schwer, wenn es darum geht, maximale Vorteile zu erzielen. Es soll darauf hingewiesen werden, dass durch die Umstellung von Beschreibungs-, Freigabe-, Kontierungs- und Speicherungsprozessen auf ein digitales Archivierungssystem der gesamte Ablauf reduziert wird, wobei die Dokumente nicht mehr verloren gehen. Dabei ist die laufende Kontrolle über die Finanzen und Zahlungsvorgänge möglich.

Allerdings müssen die Größe des Unternehmens, der Entwicklungsgrad der Prozesse und das geschäftliche Wachstumspotenzial bei der Lösungsfindung berücksichtigt werden. Bei der Suche nach den neuen Wegen kann die Geschäftsführung zum einen auf die Optionen stoßen, die zwar vorgegeben und günstig, zum anderen aber in Hinsicht auf Integration und Weiterentwticklung beschränkt sind. Das können auch teure Systeme für internationale Konzerne sein. Daher sollen mehrere Angebote geprüft werden. Von den oft angebotenen und kostenlosen Analysen empfehlen wir Voreinführungsanalysen bzw. Probeeinführungen (Pilotprojekte).

Was sind die Vorteile von einem digitalen Rechnungsworkflow?

Neben der oben erwähnten Zeit- und Geldersparnis hat der digitale Rechnungsworkflow auch andere Vorteile. Bei einem konventionellen Rechnungslauf kann die Rechnung nur durch eine Person zu dem jeweiligen Zeitpunkt freigegeben werden. Die Rechnung muss auf dem Tisch vorliegen oder per E-Mail gesendet und erst dann weitergeleitet werden. Bei JobRouter® können alle berechtigten Personen zu dem gleichen Zeitpunkt auf die abgelegten Rechnungen zugreifen. Die Freigabestufen werden im Vorfeld festgelegt. Dabei haben berechtigte Personen einen Überblick darüber, wo die jeweilige Rechnung derzeit abgelegt wird, wann sie eingesehen oder freigegeben wurde.

Zudem soll ein modernes Rechnungsworkflowsystem mit der OCR-Funktion ausgestattet sein. Bei OCR-Funktion wird der Inhalt einer Rechnung anhand des Scans oder Bildes durch Algorithmen des Rechnungsworkflowsystems und automatischen Bearbeitungsprozess erkannt. Das bedeutet, dass die Dokumente an entsprechende Personen/ Abteilungen nach den vorab eingestellten Funktionen der Inhaltserkennung bzw. der Informationsübergabe, die mit dem Buchführungssystem bzw. ERP-System usw. gekoppelt sind, weitergeleitet werden. Währenddessen wird die Übereinstimmung der Daten parallel überprüft.

Die OCR-Algorithmen von JobRouter® mit dem integrierten IDR-Modul lernen kontinuierlich beim Eingeben von neuen Rechnungen und ihr Wahrscheinlichkeitsnetz wird in Hinsicht auf das Vorkommen der jeweiligen Werte in Bezug auf jeweilige Formulierungen ständig ausgebaut. So können auch beschädigte Rechnungen (beispielsweise mit Flecken) durch das Rechnungsworkflowsystem gelesen werden.

Wie kann die Freigabe im Rechnungsworkflowsystem verlaufen? Ein Beispiel?

Im Folgenden wurde ein Beispielprozess für Rechnungsworkflow mit Hilfe von JobRouter® beschrieben:

  1. Der Prozess beginnt meist mit dem Eingang der E-Mail, der eine Rechnung beigefügt ist, oder mit dem Scannen einer Papierrechnung. Der Scan kann automatisch von der Festplatte oder einem beliebigen Ordner im Archiv gespeichert werden – je nach Einstellungen des Scanners, der die Datei übersendet.
  2. Anschließend wird das Dokument in JobRouter® mit den Kopfdaten beschrieben. Wenn möglich, werden die Kundendaten aus dem Buchführungssystem aufgrund der Steueridentifikationsnummer bezogen. Durch die eingebettete OCR-Texterkennung wird der Text auf der gescannten Rechnung mit Hilfe von IDR bezeichnet und in das Bezeichnungsfeld übertragen – schnell und unkompliziert.
  3. Das eingangs bezeichnete Dokument wird an die entsprechende Abteilung weitergeleitet, wo es dem Bearbeiter zugeordnet wird, der eine inhaltliche Beschreibung anfertigt.
  4. Die beschriebene Rechnung durchläuft eine oder mehreren Freigabestufen und anschließend geht in die Buchhaltung. Nach der Überprüfung durch die Buchhaltung werden die Daten in das Buchführungssystem übertragen.
  5. Es wird systemseitig eine zusätzliche Seite erstellt, in der die Zusammenfassung des Freigabeprozesses und die Kontierung dargestellt sind.
  6. Nach der Freigabe der zu zahlenden Rechnungen entsteht automatisch eine Datei mit vorgegebenen Überweisungen per Internet.

Andere Abteilungen können auch auf die Angaben innerhalb der erstellten Rechnungsbeschreibung zugreifen, um z.B. die Berichterstattung bzw. Aufstellungen zu ermöglichen.

Warum lohnt es sich, Ihren Rechnungsworkflow mit JobRouter® abzuwickeln?

Obwohl für alle die gleichen gesetzlichen Regelungen gelten, führen die unterschiedlichen organisatorischen Strukturen dazu, dass der Freigabeprozess für Rechnungen in jedem Unternehmen individuell ausgestaltet ist. JobRouter® wird durch Firmen aus verschiedenen Branchen empfohlen (Hier lesen Sie mehr zu unseren Geschäftsfeldern). Der Vorteil von JobRouter® liegt in der hohen Flexibilität, die unsere Software für Unternehmen jeder Größe geeignet macht.

Die Software ist so ausgelegt, dass der Bearbeitungsweg der Papierrechnung digital abgebildet wird. Die Integrationsmöglichkeiten mit Banken, Datenbanken wie beispielsweise Kundendatenbank, Wörterbücher, Übersicht von Unternehmen im statistischen Bundesamt, Aufträge usw. und betriebsinternen Systeme spielen hier eine sehr wichtige Rolle. Wurden die Daten mal im System eingetragen, müssen sie nicht mehr überschrieben werden.
Dabei wird den im Umlauf befindlichen Dokumenten zusätzlich immer eine Übersicht angehängt, in der die systemseitig erstellten Sachverhalte ersichtlich sind. Die Geschäftsführung verfügt dagegen über den Zugriff auf Berichte, in denen die Lasten des Unternehmens zum beliebigen Zeitpunkt eingesehen werden können. Dies umfasst auch die Lasten, die jeweils auf den im Umlauf befindlichen Rechnungen und zur Freigabe stehen. Alle Rechnungen im Workflow werden automatisch in einem eingebetteten Archiv gespeichert. Der Zugriff wird anhand der erteilten Berechtigungen festgelegt.

Wie viel kostet der digitale Rechnungsworkflow?

Die Kosten für den digitalen Rechnungsworkflow hängen von dem Lizenztyp ab. In einigen Fällen gilt eine einmalige Zahlung, in den anderen Fällen variiert der Preis je nach Nutzungszeit oder Nutzerzahl. Bei JobRouter® ist der Preis hauptsächlich von der Komplexität des Prozesses abhängig und wird einmalig gezahlt. Das Softwaresystem kann ausgebaut werden, da der digitale Rechnungslauf meistens der erste Schritt in den Unternehmen ist, die sich für Digitalisierung im Bereich Dokumentenarchiv und Rechnungsworkflow entscheiden. Das bedeutet, dass diese Weiterentwicklungen für Unternehmen verfügbar sind, die das IDR-System für Rechnungsworkflow einsetzen und auch andere Prozesse digitalisieren wollen. Das geschieht ohne Umstellung des gesamten Systems, Datenverlustrisiko oder Verlust der Integrationsfähigkeit mit den anderen Systemen. Eine solche Lösung ist auch günstiger und eine Schulung zum Umgang mit dem neuen System entfällt.

Rechnungsworkflow im Einsatz als Beispiel sehen

Wie ein Rechnungsworkflow beispielsweise funktionieren kann, wurde auf unserem Blog beschrieben. Sie lesen es hier. Wenn Sie Ihren Rechnungsworkflow im Einsatz testen wollen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie können uns gerne auf die Demo-Version ansprechen.

Unser Angebot einsehen und JobRouter® testen

Für Näheres zu JobRouter® kontaktieren Sie uns: biuro@e-msi.pl oder füllen Sie das Formular oben aus. Unser Expertenteam stellt die Präsentation vor und führt für Sie gerne die Voranalyse zur Anwendung durch. Alles kostenlos. Unser Team steht Ihnen gerne mit Rat und Tat unterstützend zur Seite und hilft Ihnen, den maßgeschneiderten Rechnungsworkflow für Ihr Unternehmen zu finden.

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