Elektronischer Dokumentenumlauf

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Jedes Unternehmen besteht aus der Summe seiner Prozesse. Diese Prozesse haben zwei Dimensionen: organisatorisch und formal. Den organisatorischen Teil bilden Abläufe, Entscheidungen und Informationsfluss. E-Mails, digitale Dokumente und Formulare stellen dagegen den formalen Teil dar. Wenn der Dokumentenworkflow in einem Unternehmen nicht nach den vorher festgelegten Regeln abläuft, wird er ineffizient und jeder seiner Teile verliert seinen formalen Wert.

Im Folgenden erfahren Sie von den Vorteilen der Digitalisierung in Bezug auf den scheinbar unkomplizierten Dokumentenworkflow und von möglichen Lösungen für Ihr Unternehmen in diesem Bereich.

Dokumentenumlauf: Herausforderungen

Papier, welches manchmal im Übermaß vorliegt, gehört zu den maßgebenden Formen der formalen Dimension. Seine Verwendung hat meistens zwei Gründe.

Einer von ihnen sind gesetzliche Vorschriften: liegen Regelungen oder keine Regelungen in Sachen Prozess- und Entscheidungsdokumentation vor, wird die Verwendung von Papier zwingend. Der andere Grund ist oft ein obsoleter Prozess, in dem Papier aus Gewohnheit oder wegen mangelnder Optimierung benutzt wird. In solchen Fällen werden Papierdokumente nur intern gebraucht. Sie werden also nicht dazu verwendet, um gesetzliche Regelungen zu erfüllen  oder als Beweismaterial zu dienen.

In den beiden Fällen ist die Digitalisierung als ein notwendiger Schritt. Soll die Papierform beibehalten sein, muss die anzustrebende Vorgehensweise darauf abzielen, den Bearbeitungsweg kürzer zu machen. Das konventionelle Papier soll als Scan in den digitalen Prozesslauf überführt werden. Ist Papierform keine formale Pflicht, soll sie aus dem Umlauf gebracht und durch die digitale Form ersetzt werden. Hier sind keine E-Mails gemeint, sondern elektronische Formulare innerhalb der IT-Systeme, in denen der Informationsfluss in Hinsicht auf die Berichterstattung optimal erfasst werden kann.

Wie läuft der Digitalisierungsprozess in den beiden Fällen ab?

Dokumentenumlauf: Papierform

Wenn die Papierform aus dem Umlauf nicht vollends gebracht werden kann, soll in erster Linie sein Bearbeitungsweg festgelegt werden. Zuerst gilt es, alle Schnittstellen des Dokumenteneingangs jeder Art zu bestimmen. Doch ganz oft hat man an dieser Stelle mit einer Mischform zu tun: ein Teil der Dokumentation funktioniert digital und ein anderer Teil als Papierform, wie z.B. Rechnungen. Entscheidend ist dabei auch die Berücksichtigung aller Schnittstellen, wie Geräte (Postfach, Paketdienst, E-Mail, Scanner, Apps, Systeme) oder Lokalisation (jeweilige Abteilung, mobile Mitarbeiter, Vertreter, Agenturen). Nur ein ganzheitlicher Überblick ermöglicht eine Strukturierung des Informationsflusses innerhalb des Unternehmens.
Der nächste Schritt ist es, die Schnittstellen von Papierdokumenten zu optimieren. Damit ist ein Prozess gemeint, welcher die Papierform in eine digitale Form umwandelt. Das ist der zeitaufwendigste Teil des Bearbeitungsprozesses, denn jedes Schreiben, Rechnung usw. muss gescannt und beschrieben werden.

Die Optimierungsmöglichkeiten sind von der Art und Größe des Unternehmens abhängig, wobei vor allem die Anzahl der Standorte eine Rolle spielt. Jeweils sind drei Aspekte ins Auge zu fassen:

  • Laufweg des Papierdokuments soll vor dem Scannen gekürzt werden
  • Es soll möglich sein, die Originaldokumente zu archivieren und zu verfolgen, nachdem  diese gescannt wurden
  • Personal für Bearbeitung der Papierunterlagen soll auf Minimum reduziert werden

Dokumentenumlauf vor dem Scannen

Einer der wichtigsten Bestandteile der Prozessdigitalisierung besteht darin, die Papierunterlage digital abzubilden. Der einfachste und beste Weg ist wahrscheinlich es, jedes eingehende Dokument mit dem Barcode zu versehen. In den meisten Fällen können Rollen mit den bereits ausgedruckten Barcodes eingesetzt werden. Ein einzelner Barcode kostet ca. 0,0025 EUR.

Der Einsatz von Barcodes wirkt sich positiv auf zwei grundlegenden Bereiche aus:

 – Physische Archivierung

Erstens, die physische Archivierung von Unterlagen wird verbessert. In den Unternehmen, wo die Rechnungen den vorherrschenden Teil des Dokumentenumlaufs ausmachen, können die Unterlagen beispielsweise je nach Barcode-Index und nicht nach Geschäftspartnern aufbewahrt werden. Wenn notwendig, können die originalen Dokumente leichter gefunden werden.

Unternehmen, die jede Menge unterschiedlicher und zu bündelnder Dokumentation meistern müssen, verfügen über einem separaten Archivraum. In diesen Fällen eines der zentralen Merkmale des einzelnen Dokuments bildet die Möglichkeit, dieses zu orten. Deshalb wird beim Archivierungsprozess der Barcode verwendet. Bevor das Dokument ins Archiv geht, wird es durch den Bearbeiter gescannt, anschließend erfolgt die Ortsbestimmung. Dadurch verläuft die Verwaltung eines ganz großen Archivraums unproblematisch.

Ortsbestimmung

Wenn Originalunterlagen nur selten verwendet und die meisten von ihnen überwiegend in eine Richtung laufen, d.h. von dem Sekretariat ins Archiv, ist es nicht schwer, das Ganze in den Griff zu bekommen. Die Probleme tauchen erst dann auf, wenn die Unterlagen oft ausgeliehen werden. Das Gleiche gilt für die Situationen, wenn die Dokumente zuerst in digitaler Form vorkommen und dann als Papier verwendet werden.

So kann anhand des Barcodes der Aufbewahrungsplatz bestimmt werden, weil beim Scannen jede Übergabe aufgezeichnet wird und somit nachverfolgbar ist. Dementsprechend entsteht eine einheitliche Historie des Dokumentenlaufs unter Berücksichtigung verschiedener Unternehmensstandorte. All diese Daten tragen zur Herausbildung eines digitalen Korrespondenzbuches bei.

Dokumente durch digitale Formulare ersetzen

Um einen möglichst optimalen und unproblematischen Dokumentenworkflow zu erzielen, soll es darauf hingearbeitet werden, eine stabile digitale Struktur zu schaffen. Wenn eine solche Struktur erreicht wird, können die Papierdokumente durch digitale Form von Informationsübermittlung ersetzt werden.

Wenn Sie herausfinden wollen, welche Schritte getan werden müssen, um ein derartiges Datenübertragungssystem ins Leben zu rufen, so gilt es, das Ziel und die Vorteile zu definieren, die Sie für Ihr Unternehmen erreichen wollen.
Der Kern jedes digitalen Workflowsystems besteht darin, über den Stand laufender Aufgaben, derer Aufwand und die Leistungskapazitäten auf allen Ebenen des Informationsflusses berichten zu können. Das erfordert eine strukturierte Datenbank und Form der Datenübertragung. Alle Information der gleichen Art sollen miteinander vergleichbar sein. Um dies zu ermöglichen, ist ein entsprechendes IT-System unabdingbar. Doch bevor mit der Umstellung auf den digitalen Dokumentenworkflow angefangen wird, müssen einige zentrale Punkte in Betracht gezogen werden.

Was soll berücksichtigt werden, bevor ein digitaler Dokumentenworkflow eingeführt wird?

In erster Linie handelt es sich um die Menschen. Die Umstellung des Informationsflusses von einer konventioneller Form auf eine digitale Struktur ist rein technisch gesehen eigentlich ganz einfach. Doch der ganze Prozess hat einen enormen Einfluss auf die Mitarbeiter, die jahrelang nach bestimmten Vorgehensweisen gearbeitet haben, indem gewisse Gewohnheiten entwickelt worden sind. Als sie nach Lösungen suchten oder ihre Arbeit optimieren wollten, haben sie stets derzeit vorhandene Mittel in Anspruch genommen. Unsere Änderung erfordert kein stark „mentales Umdenken“, wie das oft von den Managern bezeichnet wird, sondern vielmehr die Entwicklung einer neuen Arbeitsorganisation. Zur Digitalisierung Ihrer Prozesse liefern wir lediglich die Möglichkeiten, die mehr oder weniger gut eingesetzt werden können.
Man soll hier auch einen weiteren Punkt im Auge behalten: das Leistungspotenzial der Prozesse steckt in den erwähnten Gewohnheiten, die im Laufe der Unternehmensentwicklung herausgearbeitet wurden. Es kommt oft vor, dass selbst die Manager von diesen meisten Gewohnheiten nicht wissen. Daher ist es sehr wichtig, bei der Analyse der Prozesse die Personen sinnvoll einzubinden, die mit diesen Prozessen im Alltag zu tun haben.

Es gilt zu beachten, dass eine schlecht durchgeführte Digitalisierung des Dokumentenworkflows die Effizienz der Mitarbeiter trotz der angepassten Technologie reduzieren kann. Die bei der Entwicklung der digitalen Prozesse spürbare Trägheit ist als ein Bestandteil der Umsetzung zu betrachten. Doch diese Trägheit schützt vor turbulenten Veränderungen.

elektronischer dokumentenumlauf

Wo soll die Änderung ansetzen?

Bei jedem Änderungsprozess in einer Organisation ist die Analyse der erste Schritt. Wo soll angesetzt werden? Kann bei der Suche nach den Schwachstellen der Ausgangspunkt bestimmt werden, um diese zu beseitigen und neue Lösungen zu finden? Oder wird die bisherige Form abgelehnt und eine neue „Idealform“ erschafft, indem allmählich weitere Änderungsschritte im Vorfeld bestimmt werden, um diese Konzeption zu erreichen? Die Antwort auf diese Frage hängt leider von vielen Faktoren ab und muss von jedem Unternehmer individuell beantwortet werden.

Bevor Sie das aber tun, machen Sie einen Schritt zurück und stellen Sie sich eine Frage: „Warum?“
Es können mehrere Gründe für den digitalen Dokumentenumlauf sprechen. Obwohl sich dies aufs Geschäft unter verschiedenen Gesichtspunkten vorteilhaft auswirken wird, ist hier das Festlegen von Hauptargument von zentraler Bedeutung. Denn das ist für die endgültige Ausgestaltung des neuen Prozesses sowie dessen Entwicklung entscheidend.
Was sind also Ihre Gründe für die Einführung der neuartigen Form des Dokumentenumlaufs? Die Gründe können vielfältig sein, aber der Schwerpunkt betrifft hauptsächlich drei Ebenen:

  1. Kostenreduzierung
  2. Leistung/ Prozesskapazitäten
  3. Aufsicht/ Kontrolle

Kostenreduzierung

Wenn die Kostenreduzierung als Hauptfaktor für die Digitalisierung genannt wird, soll zuallererst die Art der Kosten definiert werden. Die Kosten im Zusammenhang mit dem Dokumentenumlauf werden auf mehrere Ebenen verteilt. Hier werden eher selten die Papier- bzw. Druckkosten gemeint. Nur bei den Großunternehmen kann dies allein der Grund dafür sein.

Vielmehr stecken die Kosten in der Dokumentationsbearbeitung. Und sie liegen  nicht bei den Mitarbeitern der unteren Ebenen. An dieser Stelle kommt man zu dem oben aufgeführten Punkt 2 zurück. Die Kostenreduzierung bezieht sich in diesem Fall auf die Manager und die Prozesszuständigen. Die Mitarbeiter dieser Stufe sind für die Freigabe von eingehenden Unterlagen zuständig. Bevor die Fraigabe erfolgt, stapeln sich die Dokumente auf dem Tisch bzw. in der E-Post. Dieses Aufstapeln führt dazu, dass der Freigabeprozess verlangsamt wird. Der nachfolgende Bearbeitungsprozess beansprucht die Arbeitszeit der Geschäftsführung und das kostet Geld. Außerdem wird beim Durchforsten von Papierhaufen die Genauigkeit der Kontrolle beeinträchtigt, was den gesamten Freigabeprozess in Frage stellt. Das hat ferner einen bestimmten Kostenaufwand zu Folge, der wegen Fehler bzw. schlechter Entscheidungen verursacht ist.

Hantieren mit dem Papierstapel wirkt sich direkt auf die Arbeitsqualität und -zeit der Geschäftsführung negativ aus, wodurch der Dokumentenumlauf langsamer funktioniert. Dabei werden die kostenrelevanten Ressourcen der Geschäftsführung eingebunden, die Genauigkeit der Kontrolle verringert und somit der Freigabeprozess infrage gestellt. Das führt zu Fehlern bzw. falschen Entscheidungen, die zusätzliche Kosten mit sich bringen.

Leistung/ Prozesskapazitäten

Mit der oben genannten Reduzierung des Arbeitsaufwandes auf den unteren Ebenen wird wohl keine Kostenreduzierung angedeutet. Ein verringerter Arbeitsaufwand bei der Dokumentationsbearbeitung wird nicht dazu führen, dass die Arbeitskosten real senken. Gesteigert wird damit aber das Volumen von Unterlagen bzw. Informationen, die ein einzelner Mitarbeiter innerhalb der gleichen Zeit zu bearbeiten vermag. Darüber hinaus können die Bearbeitungskapazitäten steigen, ohne die Beschäftigung erhöhen zu müssen. Somit bleiben die zusätzlichen Kosten erspart.

– Aufsicht/ Kontrolle

Als einer der am häufigsten genannten Gründe für den digitalen Dokumentenumlauf in Bezug auf den internen Schriftverkehr wird eine höhere Prozesskontrolle herangezogen, welche die Fehlerquote verringern soll.
Die wegen eines nicht optimal umgesetzten Prozesses entstandenen Fehler können vielmehr verheerende Auswirkungen haben als die unabsichtlich generierten Kosten:

von Beanstandungen über Kundenverlust hinaus bis zu den Steuerstrafen einschließlich der Lizenz- bzw. Konzessionsentzug. Einen Fehler frühzeitig zu erkennen ist für Unternehmen verschiedener Größen und aller Branchen nicht zu unterschätzen.

In den meisten Fällen liegt der Einführung von digitalem Dokumentenumlauf ein Zusammenspiel aller drei Gesichtspunkte zugrunde. Die Relevanz der einzelnen Aspekte am Anfang der Implementierungsanalyse zu definieren lässt weitere Vorgehensweise bestimmen.

Digitaler Dokumentenumlauf und Informationsfluss: Analyse

Sobald klar gestellt wurde, was der Zweck des digitalen Dokumentenumlaufs sein soll, soll als Nächstes der Umsetzungsweg definiert werden. Wie bereits erwähnt, hier spielt hauptsächlich der Typ des Unternehmens eine zentrale Rolle.

Wie soll bei mittelständischen Unternehmen vorgegangen werden? Soll die Digitalisierung dabei verhelfen, mehr Aufträge, Ausbau des Teams, Implementierung eines neuen Produkts oder Expansion zu meistern? Es wäre zuallererst sinnvoll, den gewünschten Bearbeitungsprozess zu entwerfen, der die jetzigen Vorgänge ersetzen soll. Anschließend gilt es zu vereinbaren, welche Schritte gemacht werden sollen, um die jeweilige Konzeption zu erreichen.
Was soll ein Großunternehmen tun, in welchem die Prozessanalyse auf mehrere Mitarbeiter bezogen ist und die Trägheit bereits spürbar wird? Die bestmögliche Vorgehensweise an der Stelle setzt voraus, die Prozesse in dem jetzigen Zustand abzubilden und folglich jeden Prozessschritt einzeln zu optimieren. Im Rahmen des Möglichen können weitere Bereiche verbessert werden.
Es kommen, wie gesagt, mehrere Faktoren bei der Wahl einer zielführenden Softwareimplementierung ins Spiel, weshalb die Entscheidung immer individuell getroffen wird. Bei den umfangreichen Prozessen kann die Zerlegung auf kleinere Teile notwendig sein, wobei für die jeweiligen Teile eine angepasste Vorgehensweise festgelegt sein muss.

Automatisierung und Fehlerrisiko?

Die Automatisierung bildet das wichtigste Merkmal des digitalisierten Dokumentenumlaufs ungeachtet der Ausgestaltung und Größe des Unternehmens. Dies besteht darin, dass bestimmte Tätigkeiten und Entscheidungen ans IT-System übertragen werden, das den digitalen Dokumentenumlauf bewältigen wird. Wie auch immer ein solches Vorgehen aufgrund fehlender menschlichen Mitwirkung risikobehaftet erscheinen mag, trägt das paradoxerweise zur Risikominderung bei. Die Entscheidungen werden nach wie vor unverändert anhand der belastbaren Daten mit Hilfe von Algorithmen bzw. Regelwerk getroffen, wobei der menschliche Bearbeiter zusätzlich durch Störfaktoren beeinflusst wird, wie beispielsweise Ablenkung. Die Studien ergeben, dass die häufigsten Fehler in den betrieblichen Bearbeitungsprozessen nicht auf mangelnde Kompetenzen, sondern auf mangelnde Konzentration oder übliche Irrtümer  zurückzuführen sind.

Welche Aufgabe kann Software übernehmen?

Alle datenbasierten Aufgaben, die keine menschliche Reflexion erfordern.

Das schließt insbesondere die Tätigkeiten ein, die das Übertragen bzw. Kopieren von Daten bedeuten, das heißt:

  • Formulare ausfüllen
  • repetitive Dokumente erstellen
  • Scans von Unterlagen den Formularen beifügen
  • vorhandene Daten mit den Daten aus den anderen Prozessen bzw. Systemen erweitern
  • Daten zwischen den Applikationen bzw. Systemen übertragen

Dokumentenworkflow zwischen den Systemen

So gelangen wir auf einen der zentralen Punkte. Die folgenden Informationen sind besonders wichtig, wenn der Dokumentenumlauf innerhalb eines Unternehmens oder irgendeiner Organisation analysiert werden soll.

Der Ausgangspunkt für Systemimplementierung und Digitalisierung des Dokumentenumlaufs liegt meistens in der Absicht, einen jeweiligen Geschäftsprozess zu bewältigen. Manchmal handelt es sich hier um die Dokumente einer bestimmten Art, wie beispielsweise: Verträge, Rechnungen, Aufträge, Beanstandungen usw. Es ist unmöglich, den einzelnen Prozess abzugrenzen, ohne andere nicht zu beeinflussen. Jeder Vorgang innerhalb des Dokumentenumlaufsystems bildet einen Teil innerhalb der gesamten Prozesskette und basiert auf den Daten, die auch bei den anderen geschäftlichen Handlungen bearbeitet werden. Es soll unterstrichen werden, dass sich diese Handlungen auf Bereiche des Unternehmens auswirken, die in diesem Dokumetenumlaufsystem nicht direkt miteinbezogen sind.
Daher ist die ganzheitliche Betrachtung noch vor der Implementierungsanalyse und der Wahl eines passenden Systems äußerst relevant.

Welche Software wählen?

Eine passende Software soll nicht nur die Erwartungen erfüllen und dem Dokumentenumlauf beikommen, sondern auch alle Prozessbereiche abdecken, Stichwort: Workflowsystem. Das Workflowsystem wird auch als digitale Plattform bezeichnet und ermöglicht die Automatisierung sowohl in Bezug auf den internen Schriftverkehr, als auch jeden Geschäftsprozess. (Dies muss nicht unbedingt nur auf eine bestimmte Art der Unterlage bezogen sein). Bei Workflowsystem besteht die Möglichkeit, auf die Daten aus anderen Prozessen zu zugreifen, ohne Menschen einzubeziehen.

Das beste Bearbeitungssystem ist dadurch gekennzeichnet, dass es sich jederzeit um weitere Funktionen erweitern lässt. Das ist besonders von Vorteil, wenn beispielsweise die Automatisierung innerhalb des Unternehmens auf die nächste Stufen gebracht werden soll.

In diesen Situationen braucht das Personal keine Schulung zum Umgang mit einem neuen IT-System. Das Workflowsystem ist auch hocheffizient, wenn es darum geht, die Fehler zu beseitigen und die Zeit zu sparen. Diese Eigenschaften sind den hochentwickelten Algorithmen und erweiterten Integrationsmöglichkeiten zu verdanken, anders als bei „In-Box-Software“, die ausschließlich dafür ausgelegt sind, den Dokumentenumlauf zu bedienen.
Angesichts der auf dem Markt angebotenen Lösungen und zukünftigen Entwicklungen, vor denen die meisten wachsenden Unternehmungen stehen, erscheint es sinnvoll, ein hochentwickeltes IT-System bereits am Anfang des Automatisierungsvorhabens in Anspruch zu nehmen.

Durch langjährige Erfahrung kann unser e-MSI Team die Workflowsysteme sogar für die kompliziertesten Prozesse entwickeln. Den Beweis dafür liefert der kontinuierlich wachsender Kreis unserer zufriedenen Kunden, die in unserem  Portfolio zu sehen sind. Wir stellen uns gerne allen Herausforderungen der Geschäftsautomatisierung, egal welche Branche.

Hier erfahren Sie mehr zu unseren Workflowsystemen.

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