czwartek,19 Maj 2016

BPM – zacznijmy od podstaw

Zdążyliśmy już przedstawić na blogu kilka powodów, dla których warto przyjrzeć się procesom biznesowym w organizacjach, ale specjalnie dla tych z Was, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z zagadnieniami z zakresu zarządzania procesami biznesowymi, chcielibyśmy powrócić do podstaw. Dziś o tym co w praktyce oznacza BPM.

Co to jest BMP?

Business Process Management, czyli zarządzanie procesami biznesowymi koncentruje się na analizie i ulepszaniu procesów w celu usprawnienia działania organizacji. Czym zatem jest proces? To każdy zbiór wykonywanych krok po kroku czynności, zmierzających do rozwiązania jakiegoś problemu lub ukończenia zadania. Przykład? Złożenie i realizacja zamówienia to jeden z podstawowych procesów w wielu organizacjach.

Systemy informatyczne klasy BPM, takie jak JobRouter, ułatwiają wdrożenie, realizację i monitorowanie procesów biznesowych.

Czym nie jest system BPM?

Organizacje korzystają z wielu różnych rozwiązań wspomagających zarządzanie i na pierwszy rzut oka może wydawać się, że wszystkie realizują podobne funkcje. Na początek przyjrzyjmy się więc różnicom pomiędzy systemami wspomagającymi zarządzanie procesami biznesowymi a innymi rozwiązaniami.

System BPM:

  • nie służy do zarządzania projektem lub zadaniamitego typu systemy wykorzystywane są wtedy, gdy mamy do czynienia z jednorazowym projektem, natomiast system BPM służy do zarządzania cyklicznie powtarzającymi się seriami powiązanych ze sobą działań
  • nie jest checklistą checklista spełni swoje zadanie wtedy, gdy proces jest bardzo prosty, jednak jej funkcją jest przede wszystkim przypominanie o zadaniach, które pozostały do wykonania; system BPM służy do usprawniania o wiele bardziej złożonych procesów i ma przede wszystkim zapewnić, że dany krok w procesie zostanie wykonany w odpowiednim czasie
  • nie działa jak e-mail proces, w którym wiele informacji przekazywanych jest drogą mailową, jest bardzo trudny do monitorowania i nieprzejrzysty; systemy BPM pozwalają na to, aby osoba odpowiedzialna za dany proces mogła kontrolować postępy, a tym samym w krótkim czasie reagować na pojawiające się problemy

Kiedy zatem warto rozważyć wdrożenie systemu BPM?

Oto kilka sytuacji, w których warto przyjrzeć się bliżej systemom BPM i zastanowić się, czy nie pozwoliłyby na rozwiązanie problemów związanych z realizacją procesów biznesowych. System BPM może okazać się przydatny wtedy, gdy:

  • realizacja procesów w Twojej organizacji wymaga współpracy między osobami pracującymi w różnych działach lub lokalizacjach,
  • korzystasz z procesów, w których dokonywane są częste zmiany i aktualizacje,
  • procesy często nie są realizowane na czas,
  • nie możesz czerpać korzyści ze świetnie zaprojektowanych procesów, ponieważ nie są prawidłowo wykonywane,
  • chcesz mieć dostęp do informacji o tym, przez kogo podejmowane są poszczególne decyzje i możliwość monitorowania przebiegu procesu,
  • Twoja organizacja wykorzystuje w pracy kilka różnych systemów, przez co pracownicy muszą wielokrotnie wprowadzać te same dane;
  • liczba procesów i korzystających z nich pracowników jest na tyle duża, że nikt w organizacji nie ma pełnej wiedzy o tym, ile procesów zostało uruchomionych i jaki jest ich status.

Co można osiągnąć dzięki wprowadzeniu rozwiązania klasy BPM?

Przede wszystkim spokój umysłu. Prawidłowo zaprojektowane i wdrożone procesy biznesowe to takie, o których można przestać myśleć. Nie trzeba pamiętać o kolejnych krokach, ponieważ przypominają o sobie same, a w razie konieczności osoba odpowiedzialna za dany proces ma łatwy i szybki dostęp do wszystkich informacji.

Jeśli w Waszych organizacjach dostrzegacie procesy, które moglibyście usprawnić dzięki systemowi BPM, zachęcamy Was do dalszego śledzenia naszego bloga, na którym znajdziecie więcej informacji na temat zarządzania procesami i obiegu dokumentów. Na początek proponujemy zapoznanie się z artykułem przedstawiającym kilka podstawowych problemów, które na zawsze rozwiąże automatyzacja procesów biznesowych.

OSTATNIE WPISY

COVID-19 – Jak digitalizacja firmy przygotowuje ją na każdą ewentualność?

Plądrujący Europę korona wirus, wywołujący chorobę Covid-19, to ogromne uderzenie w gospodarkę. Niestety, wiele firm nie było przygotowanych na takie okoliczności, w związku z czym musiało tymczasowo zawiesić swoją działalność. W wielu przypadkach oznaczało to redukcję wakatów. Dla każdego przedsiębiorcy jest to jeden z najczarniejszych scenariuszy prowadzenia biznesu. W większości dotkniętych sektorów brak szybkiej reakcji […]


JobRouter – Aplikacja Mobilna

Zastanawialiście się czy JobRouter może być jeszcze bardziej przyjazny użytkownikom? Otóż może, odkąd do przyjaznego systemu dostępnego z poziomu przeglądarki internetowej, dołączyła zintegrowana aplikacja mobilna. Aplikacja umożliwia dostęp do dokumentów i procesów w systemie za pomocą dostosowanego do smartfonów interfejsu. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do systemu, bez potrzeby włączania laptopa.  Aplikacja mobilna jest w […]


Zmiany w Administracji – Biała Lista

Czego i kogo dotyczy nowy obowiązek? Z początkiem tego roku przedsiębiorcy stanęli przed kolejnym administracyjnym wyzwaniem. Od stycznia 2020 są zobowiązani do korzystania z białej listy, czyli rejestru aktywnych płatników VAT. Dodatkowo, obowiązuje ich nowa ustawa o przeciwdziałaniu zatorom płatniczym. Pierwszy z obowiązków polega na weryfikowaniu kontrahentów na białej liście. Na liście znajdują się firmy, […]


Proces Obiegu Faktur – Przykład

Przykład procesu obiegu faktur kosztowych Według danych podanych przez Global Business Travel Association (2017) około 50% procesów związanych z przetwarzaniem faktur wciąż odbywa się w sposób manualny. 19% z nich zawiera błędy. Wprowadzenie zmian w procesie manualnej akceptacji faktury, zajmuje średnio 18 minut. W zależności od wielkości firmy, czas spędzony na wykonywanie poprawek w systemie […]


Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o