piątek,10 Styczeń 2020

AUTOMATYZACJA PROCESÓW W GBS W BARLINKU

W 2019 roku Gospodarczy Bank Spółdzielczy (GBS) w Barlinku dołączył do grona klientów e-MSI i użytkowników JobRouter.

e-MSI podjęło się wdrożenia systemu mającego na celu zautomatyzowanie wewnętrznych procesów oraz zwiększenie efektywności pracy w GBS.

Do zautomatyzowanych procesów należały:

  • Proces obiegu delegacji

Proces obiegu delegacji obejmuje składanie wniosków o wyjazd służbowy z możliwością aplikowania o zaliczkę. Posiada on również funkcję weryfikacji innych aktualnie zaplanowanych wyjazdów służbowych, dzięki czemu wyjazdy można ze sobą łączyć.
Zautomatyzowany obszar daje możliwość akceptacji wniosku przez bezpośredniego przełożonego, a następnie wspomaga proces rozliczenia delegacji, weryfikację rozliczenia merytoryczną i formalną. 
Ostatecznie trafia do księgowości gdzie na podstawie wcześniejszych wyliczeń opracowywana jest kwota do zapłaty / pobrania od pracownika. W procesie istnieje integracja z szyną danych def2500 służąca do wykonywania płatności za zaliczki i rozliczenie delegacji. 

  • Proces zapotrzebowania

Użytkownicy systemu o uprzednio zdefiniowanych uprawnieniach, mogą tworzyć listy z produktami biurowymi. Takie zapotrzebowania są akceptowane przez kierowników, a następnie przez pracowników centrum kosztowych. Na koniec danego miesiąca wszystkie listy zapotrzebowań od poszczególnych działów są przesyłane do osoby odpowiedzialnej za całość zamówienia, która ma możliwość usuwania, dodawania i edycji tabeli zapotrzebowania. Gdy całość zostanie zweryfikowana i ostatecznie zaakceptowana, tabela zostaje automatycznie zamieniana w zamówienie i trafia do procesu o tej samej nazwie. 

  • Proces zamówień

Proces składania zamówienia może być wykonywany w dwojaki sposób:

  • Na podstawie zaakceptowanej listy produktów z procesu zapotrzebowania
  • W sposób niezależny

Po złożeniu zamówienia  system automatycznie generuje dokument je przedstawiający. Dokument musi następnie zostać zaakceptowany przez wcześniej wyznaczoną do tej funkcji osobę. W procesie mamy możliwość wybrania ścieżki z opłacenie dokumentu proformy, po tym jak wystawi ją dla nas kontrahent. 
Płatność odbywa się poprzez integrację z szyną danych z systemu def2500.

  • Proces budżetowania:

Proces ten służy do planowania budżetów w poszczególnych działach firmy GBS. Raz w roku deklarowane są budżety z rozpisaniem kosztów na poszczególne zadania w ramach 4 kwartałów. Koszty te są planowane przez poszczególnych kierowników działów, a następnie weryfikowane i akceptowane przez zarząd. Proces budżetowy jest ściśle powiązany z procesem obiegu faktur, w którym to poszczególne koszty z pozycji faktur wiązane są z zadaniami deklarowanymi w budżetach. 

  • Proces obiegu faktur kosztowych

Obieg faktur kosztowych ma na celu automatyzację i przyśpieszenie ich akceptacji.  Dzięki integracji z procesem budżetowania, kontrolowanie wydatków na bieżąco stało się bardzo proste. Przebieg procesu zakłada wieloetapową akceptację, a także kontrolę formalno-rachunkową. W końcowym etapie procesu poprzez integrację z szyną danych programu def2500 faktura jest księgowana oraz generowane jest zlecenie płatności. 

Dodatkowo, Bank planuje wdrażanie dalszych procesów we własnym zakresie i przy wsparciu naszego zespołu.

Rok ukończenia: 2019

gbs barlinek

OSTATNIE WPISY

Czym są platformy low code i z czego wynika ich popularność?

Low code odnosi się do techniki tworzenia aplikacji biznesowych, bez konieczności programowania ich od podstaw. Jest to odpowiedź na zwiększające się diametralnie potrzeby dzisiejszego świata przy jednoczesnym deficycie programistów. Low code pozwala tworzyć aplikacje i inne rozwiązania programistyczne za pomocą wcześniej skonstruowanych modeli, szablonów, oraz grafik, odpowiadającym krokom w procesach, które są w większości “wyklikiwane”, […]


Elektroniczne podpisywanie dokumentów

Podpis elektroniczny w JobRouter W dzisiejszych czasach i aktualnych warunkach pracy wielu firm, podpisywanie dokumentów w sposób elektroniczny jest znacznym udogodnieniem dla obu zaangażowanych stron.  Podpisywanie dokumentów w sposób elektroniczny jest uregulowane prawnie przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej w rozporządzeniu eIDAS. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS podpisem elektronicznym są dane elektroniczne powiązane i połączone […]


JobRouter 5.1

Najnowsza wersja JobRouter została połączona z Microsoft Office oraz z platformą Zapier. Wprowadzenie integracji z Microsoft Office pozwala na znacznie łatwiejszą pracę nad dokumentami. Zapier natomiast pozwala na integrację z ponad 2000 aplikacji. JobRouter 5.1 to również dodatkowe funkcje w modułach JobData i  JobViewer. Platforma poszerzyła również swoje możliwości integracji. Zapier to platforma, pozwalająca na […]


COVID-19 – Jak digitalizacja firmy przygotowuje ją na każdą ewentualność?

Plądrujący Europę korona wirus, wywołujący chorobę Covid-19, to ogromne uderzenie w gospodarkę. Niestety, wiele firm nie było przygotowanych na takie okoliczności, w związku z czym musiało tymczasowo zawiesić swoją działalność. W wielu przypadkach oznaczało to redukcję wakatów. Dla każdego przedsiębiorcy jest to jeden z najczarniejszych scenariuszy prowadzenia biznesu. W większości dotkniętych sektorów brak szybkiej reakcji […]


Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o