czwartek,2 Sierpień 2018

OBIEG FAKTUR WRAZ Z SYSTEMEM IDR DLA HOMANIT

Dla dwóch dynamicznie rozwijających się spółek grupy: Homanit Karlino oraz Homanit Krosno Odrzańskie zespół e-MSI wdrożył system JobRouter workflow, tym samym automatyzując dotychczasowe procesy biznesowe. Platformą JobRouter został objęty proces akceptacji faktur kosztowych i magazynowych. Proces rozpoczyna się od automatycznego pobrania faktur elektronicznych w momencie wysyłania ich przez klientów mailowo lub po zeskanowaniu dokumentu papierowego.

Jednym z elementów wdrożenia był mechanizm IDR (Invoice Data Recognition), który automatycznie znajduje kluczowe dane na skanach faktur i sam umieszcza je w formularzach. Po weryfikacji rozpoznanych danych, system przekazuje fakturę do akceptacji właściwych komórek organizacyjnych.

Ponadto, proces jest zintegrowany z systemem SAP w zakresie wspólnej bazy kontrahentów, zamówień oraz zleceń. Dodatkowo, jeśli istnieją różnice w kwotach pomiędzy zamówieniem i fakturą, system oznacza kolorami takie pozycje. W takiej sytuacji uruchamiane są dodatkowe kroki akceptacji zarządu dla danej faktury.

Po zakończeniu akceptacji system generuje metryczkę faktury z pełnymi danymi, a po weryfikacji przez księgowość faktura jest automatycznie księgowana w systemie SAP.

Poza samym procesem system wyposażono w serię kluczowych raportów.

Podsumowanie wdrożenia:

1. Proces akceptacji faktur

2. 120 użytkowników

3. 6 usług integracyjnych SAP, takich jak:

  • zapis dokumentów (osobno faktury usługowe bez zamówień i faktury z powiązanym dokumentem zamówienia),
  • pobieranie  słowników (terminy płatności, ośrodki kosztów, numery zleceń, środki trwałe)

4. Automatyczne rozczytywanie faktur (IDR)

5. Kontrola statusu podatnika VAT dla każdego kontrahenta (dla polskich kontrahentów – z usługi udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, dla zagranicznych: z usługi VIES)

Korzyści płynące z wdrożenia:

1. Kontrola organizacji faktur i kosztów od momentu położenia na skaner/otrzymania maila

2. Znaczna redukcja czasu procesowania faktury od wpływu do zaksięgowania w SAP

3. Zmniejszenie czasu i kompleksowości pracy przy wprowadzaniu danych do systemu dzięki IDR

4. Pełen monitoring procesu, wąskich gardeł

OSTATNIE WPISY

Czym są platformy low code i z czego wynika ich popularność?

Low code odnosi się do techniki tworzenia aplikacji biznesowych, bez konieczności programowania ich od podstaw. Jest to odpowiedź na zwiększające się diametralnie potrzeby dzisiejszego świata przy jednoczesnym deficycie programistów. Low code pozwala tworzyć aplikacje i inne rozwiązania programistyczne za pomocą wcześniej skonstruowanych modeli, szablonów, oraz grafik, odpowiadającym krokom w procesach, które są w większości “wyklikiwane”, […]


Elektroniczne podpisywanie dokumentów

Podpis elektroniczny w JobRouter W dzisiejszych czasach i aktualnych warunkach pracy wielu firm, podpisywanie dokumentów w sposób elektroniczny jest znacznym udogodnieniem dla obu zaangażowanych stron.  Podpisywanie dokumentów w sposób elektroniczny jest uregulowane prawnie przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej w rozporządzeniu eIDAS. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS podpisem elektronicznym są dane elektroniczne powiązane i połączone […]


JobRouter 5.1

Najnowsza wersja JobRouter została połączona z Microsoft Office oraz z platformą Zapier. Wprowadzenie integracji z Microsoft Office pozwala na znacznie łatwiejszą pracę nad dokumentami. Zapier natomiast pozwala na integrację z ponad 2000 aplikacji. JobRouter 5.1 to również dodatkowe funkcje w modułach JobData i  JobViewer. Platforma poszerzyła również swoje możliwości integracji. Zapier to platforma, pozwalająca na […]


COVID-19 – Jak digitalizacja firmy przygotowuje ją na każdą ewentualność?

Plądrujący Europę korona wirus, wywołujący chorobę Covid-19, to ogromne uderzenie w gospodarkę. Niestety, wiele firm nie było przygotowanych na takie okoliczności, w związku z czym musiało tymczasowo zawiesić swoją działalność. W wielu przypadkach oznaczało to redukcję wakatów. Dla każdego przedsiębiorcy jest to jeden z najczarniejszych scenariuszy prowadzenia biznesu. W większości dotkniętych sektorów brak szybkiej reakcji […]


Możliwość komentowania jest wyłączona.