Przekazane przez Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez e-MSI Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, KRS 0000387940, w celach związanych z udzieleniem odpowiedzi na Państwa żądanie zgłoszone za pośrednictwem formularza kontaktowego. Więcej informacji w polityce prywatności.

Zgadzam się na przesyłanie na wskazany adres e-mail informacji handlowych od e-MSI Sp. z o.o. zgodnie z przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz prawem telekomunikacyjnym. (wymagane)

Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez e-MSI Sp. z o.o. w celu przekazywania informacji w postaci newsletterów. Podanie danych jest dobrowolne. Wiem, że mam prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, żądania od administratora danych dostępu do moich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, lub sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Odbiorcami danych mogą być podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora danych.

Zapisz mnie do newslettera!

*Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe

Postępująca cyfryzacja usług publicznych w Polsce w istotny sposób redefiniuje modele komunikacji obywatela, obejmując już nie tylko relacje z administracją, lecz także z podmiotami spoza sektora publicznego.
Jednym z kluczowych elementów tej zmiany jest aplikacja mObywatel, która z prostego repozytorium dokumentów przekształciła się w zaawansowane narzędzie umożliwiające bezpieczne potwierdzanie tożsamości oraz składanie podpisów elektronicznych.

Funkcjonalność ta znacząco zwiększa dostępność procesów administracyjnych i kadrowych, umożliwiając realizację wielu czynności z poziomu urządzenia mobilnego – szybko, bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi standardami prawnymi.

Jednocześnie rozwój mObywatela wpisuje się w szerszy trend rozszerzania zastosowań usług cyfrowych poza sektor publiczny. Rozwiązania, które pierwotnie miały wspierać wyłącznie obsługę spraw urzędowych, są obecnie wykorzystywane również w sektorze prywatnym, w tym w procesach HR. Możliwość wykorzystania podpisów elektronicznych mObywatel w kontaktach z przedsiębiorstwami powoduje, że aplikacja pełni dziś rolę elementu infrastruktury zaufania o rosnącym znaczeniu dla całego ekosystemu usług cyfrowych.

W rezultacie podpis elektroniczny dostępny w aplikacji staje się uniwersalnym instrumentem potwierdzania oświadczeń woli, eliminując konieczność korzystania z papierowych dokumentów i wspierając dalszą automatyzację procesów zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym.

Czym dokładnie jest e-podpis w mObywatel?

E-podpis w aplikacji mObywatel stanowi formę elektronicznego potwierdzenia tożsamości i złożenia oświadczenia woli, opartą na mechanizmach uwierzytelniania wykorzystywanych w państwowych usługach cyfrowych. Łączy dane użytkownika z rejestrów publicznych oraz zaawansowane zabezpieczenia kryptograficzne, gwarantując jego wiarygodność oraz zgodność z obowiązującymi standardami prawnymi.

Podpis składany w aplikacji:

ma moc urzędową,
może być stosowany w kontaktach z administracją i sektorem prywatnym,
umożliwia autoryzację dokumentów bez konieczności wizyty w urzędzie lub firmie.

Rodzaje podpisów elektronicznych w Polsce

W polskim porządku prawnym funkcjonują trzy podstawowe rodzaje podpisów:

1. Zwykły podpis elektroniczny

Najprostsza forma, niewymagająca zaawansowanego uwierzytelnienia; stosowany najczęściej w relacjach prywatnych.

2. Zaawansowany podpis elektroniczny (AES)

Wykorzystywany był m.in. w pierwotnych wersjach mObywatela. Zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, ale nie spełnia wymogu formy pisemnej, więc nie może być stosowany do podpisywania umów o pracę.

3. Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES)

Najwyższy poziom bezpieczeństwa, prawnie równoważny podpisowi własnoręcznemu.
To właśnie ten podpis został udostępniony w mObywatel w ramach limitu 5 podpisów miesięcznie.

Różnica między podpisem mObywatel a kwalifikowanym podpisem elektronicznym

Do 2025 r. w aplikacji mObywatel dostępny był jedynie podpis o charakterze zaawansowanym (AES), który:

nie był równoważny podpisowi odręcznemu,
nie mógł zastępować pisemnej formy umowy o pracę,
miał ograniczone zastosowanie w sektorze prywatnym.

Wprowadzenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w mObywatel diametralnie zmieniło sytuację.

Nowy podpis kwalifikowany w mObywatel:

jest w pełni równoważny podpisowi własnoręcznemu,
spełnia normy rozporządzenia eIDAS,
umożliwia podpisywanie dokumentów wymagających zachowania formy pisemnej,
zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa i identyfikacji osoby podpisującej.

Limit 5 podpisów kwalifikowanych — co oznacza?

Limit pięciu podpisów miesięcznie:

obniża barierę wejścia, podpis kwalifikowany staje się darmowy,
umożliwia powszechne zastosowanie QES, również w mniejszych firmach,
wspiera upowszechnienie zdalnych procesów, szczególnie w obszarze zatrudnienia,
eliminuje konieczność zakupu płatnych certyfikatów kwalifikowanych,
pozwala realizować kluczowe czynności — w tym podpisywanie umów o pracę.

Limit odpowiada typowemu zapotrzebowaniu przeciętnego użytkownika, a w przypadku firm wyższa liczba podpisów może być realizowana innymi narzędziami QES.

Jak wygląda proces podpisania dokumentu w aplikacji mObywatel?

Proces podpisania dokumentu w aplikacji mObywatel został zaprojektowany tak, aby zapewnić równoczesne spełnienie wymogów bezpieczeństwa, integralności danych oraz maksymalnej użyteczności dla użytkownika.

1. Udostępnienie dokumentu do podpisu

Dokument trafia do użytkownika przez urząd, firmę lub wygenerowany link/QR. Aplikacja weryfikuje format i przygotowuje go do podpisania.

2. Weryfikacja treści dokumentu

Użytkownik zapoznaje się z dokumentem i szczegółami identyfikującymi operację.

3. Uwierzytelnienie podpisu

Tożsamość potwierdzana jest za pomocą PIN, biometrii lub e-dowodu (NFC).

4. Generowanie podpisu elektronicznego

Aplikacja tworzy podpis kryptograficzny, jednoznacznie przypisany do użytkownika i konkretnego dokumentu.

5. Udostępnienie podpisanego dokumentu

Użytkownik otrzymuje podpisany plik i potwierdzenie operacji, które może przesłać dalej lub zarchiwizować.

Jakie dokumenty można podpisywać za pomocą aplikacji mObywatel?

Aplikacja mObywatel umożliwia podpisywanie szerokiego katalogu dokumentów wykorzystywanych zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Dzięki dostępności podpisu mObywatel (podpis zaawansowany) oraz kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES), użytkownicy mogą autoryzować dokumenty o różnym stopniu formalności — od prostych oświadczeń po dokumenty wymagające zachowania formy pisemnej.

1. Dokumenty podpisywane w relacji z administracją publiczną

Dokumenty urzędowe i administracyjne:

wnioski kierowane do urzędów centralnych i samorządowych,
podania i pisma ogólne do urzędu,
oświadczenia i deklaracje administracyjne,
dokumenty związane z postępowaniami administracyjnymi,
wnioski rejestracyjne (np. meldunkowe, ewidencyjne),
pisma procesowe w sprawach urzędowych,
oświadczenia majątkowe i formalne,
zgody i potwierdzenia wymagane przez instytucje publiczne.

Dokumenty podatkowe i ewidencyjne:

wybrane deklaracje i oświadczenia podatkowe,
zgłoszenia aktualizacyjne,
wnioski kierowane do organów podatkowych i rejestrowych.

2. Dokumenty podpisywane w sektorze prywatnym

Dokumenty kadrowo-pracownicze (HR)

(z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego mObywatel)

umowa o pracę (każdy rodzaj),
aneksy do umowy o pracę,
porozumienia stron,
wypowiedzenia umowy,
potwierdzenia warunków zatrudnienia,
oświadczenia pracownika (np. oświadczenia rekrutacyjne),
dokumenty onboardingowe,
zgody pracownika i potwierdzenia zapoznania się z regulaminami.

Dokumenty cywilnoprawne i biznesowe

umowy cywilnoprawne (zlecenie, dzieło),
umowy z kontrahentami (B2B),
umowy o świadczenie usług,
pełnomocnictwa i upoważnienia,
oświadczenia woli składane w relacjach biznesowych,
potwierdzenia odbioru usług i dokumentów,
zgody formalne i dokumenty umowne wymagające autoryzacji.

Dokumenty branżowe i regulacyjne

dokumenty bankowe (wybrane wnioski i zgody),
dokumenty medyczne (zgody, oświadczenia),
dokumenty edukacyjne (oświadczenia, zgłoszenia, zgody rodziców/opiekunów),
zgody i deklaracje związane z usługami cyfrowymi i telekomunikacyjnymi.

Podpisy elektroniczne dostępne w aplikacji mObywatel stały się jednym z kluczowych narzędzi wspierających cyfryzację usług publicznych i procesów biznesowych w Polsce. Od prostego podpisu mObywatel, umożliwiającego autoryzację oświadczeń i wniosków administracyjnych, po wprowadzenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego z limitem pięciu podpisów miesięcznie – rozwiązanie to znacząco rozszerzyło zakres dostępnych zastosowań.

Dzięki integracji z rejestrami państwowymi, zaawansowanym mechanizmom uwierzytelniania oraz zgodności z europejskimi standardami eIDAS, podpisy składane w aplikacji są bezpieczne, wiarygodne i prawnie skuteczne. Użytkownicy mogą z nich korzystać zarówno w kontaktach z administracją publiczną, jak i w relacjach z sektorem prywatnym — podpisując dokumenty pracownicze, umowy cywilnoprawne, pełnomocnictwa czy wnioski biznesowe.

Wprowadzenie podpisu kwalifikowanego w mObywatel otworzyło drogę do pełnej digitalizacji procesów wymagających zachowania formy pisemnej, w tym zdalnego podpisywania umów o pracę. To istotny krok w kierunku nowoczesnej, mobilnej i przyjaznej użytkownikowi administracji oraz prawdziwej transformacji cyfrowej w organizacjach prywatnych.

mObywatel przestaje być więc jedynie cyfrowym portfelem dokumentów – staje się elementem infrastruktury zaufania i uniwersalnym narzędziem autoryzacji, które upraszcza kontakt z instytucjami, przyspiesza procesy biznesowe i umożliwia bezpieczne funkcjonowanie w cyfrowym ekosystemie. Rozwój tej technologii zapowiada jeszcze szersze zastosowania podpisu elektronicznego w przyszłości, wzmacniając fundamenty cyfrowej gospodarki w Polsce.