Postępująca cyfryzacja usług publicznych w Polsce w istotny sposób redefiniuje modele komunikacji obywatela,  obejmując już nie tylko relacje z administracją publiczną, lecz coraz częściej także interakcje z sektorem prywatnym. Jednym z kluczowych narzędzi wspierających tę transformację jest aplikacja mObywatel, która z cyfrowego portfela dokumentów ewoluowała w platformę umożliwiającą bezpieczne potwierdzanie tożsamości i składanie podpisów elektronicznych. Od 2025 roku zakres tych funkcjonalności został znacząco rozszerzony dzięki wprowadzeniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, dostępnego dla każdego użytkownika w ramach pięciu darmowych podpisów miesięcznie.

Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny w mObywatel?

Wprowadzone rozwiązanie stanowi pełnoprawny kwalifikowany podpis elektroniczny (QES), spełniający wymagania rozporządzenia eIDAS i równoważny podpisowi własnoręcznemu. Jego istotą jest połączenie danych użytkownika z certyfikatem kwalifikowanym wydawanym przez zaufanego dostawcę usług identyfikacji elektronicznej. Proces odbywa się w pełni mobilnie – z wykorzystaniem smartfona oraz dowodu osobistego z warstwą elektroniczną (e-dowodu).

Użytkownik aplikacji otrzymuje możliwość złożenia pięciu darmowych podpisów kwalifikowanych miesięcznie, co znacząco obniża barierę wejścia dla osób, które dotychczas rezygnowały z usług komercyjnych z uwagi na ich koszt lub złożoność obsługi.

Czym różni się kwalifikowany podpis w mObywatel od wcześniejszego podpisu mObywatel?

Przed 2025 rokiem aplikacja udostępniała jedynie podpis o charakterze zaawansowanym (tzw. podpis mObywatel), który:

• nie był równoważny podpisowi własnoręcznemu,
• nie spełniał wymogów formy pisemnej,
• nie mógł być używany do podpisywania umów o pracę ani dokumentów wymagających formy kwalifikowanej,
• był stosowany głównie w kontaktach z administracją.
  

Nowy kwalifikowany podpis elektroniczny w mObywatel:

• ma moc prawną identyczną z podpisem własnoręcznym,
• spełnia standardy eIDAS,
• umożliwia podpisywanie dokumentów wymagających formy pisemnej,
• rozszerza zastosowania aplikacji na sektor prywatny i profesjonalne procesy biznesowe.

Różnica ta ma charakter fundamentalny i w praktyce otwiera całkowicie nowy rozdział cyfrowej transformacji dokumentów w Polsce.

Jakie wymagania trzeba spełnić, aby korzystać z kwalifikowanego podpisu w mObywatel?

Aby móc korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego w aplikacji mObywatel, użytkownik musi spełnić kilka kluczowych warunków technicznych i formalnych związanych z identyfikacją oraz obsługą mobilną. Obejmują one:

1. Posiadanie ważnego dowodu osobistego z warstwą elektroniczną (e-dowód)

Kwalifikowany podpis generowany w mObywatel wymaga potwierdzenia tożsamości za pomocą e-dowodu, czyli dowodu osobistego wydawanego w Polsce od marca 2019 roku, wyposażonego w chip umożliwiający komunikację NFC.
Warstwa elektroniczna e-dowodu służy do:

• potwierdzenia tożsamości użytkownika,
• aktywacji i autoryzacji podpisu kwalifikowanego,
• wykonywania operacji wymagających najwyższego poziomu zabezpieczeń.
  

Jeżeli użytkownik posiada starszy dowód bez warstwy elektronicznej, konieczna jest jego wymiana.

2. Smartfon wyposażony w moduł NFC

Ponieważ e-dowód jest odczytywany poprzez zbliżenie do telefonu, urządzenie musi posiadać NFC (Near Field Communication). Jest to warunek konieczny do:

• aktywacji certyfikatu kwalifikowanego,
• każdorazowego potwierdzenia tożsamości przy składaniu podpisu,
• komunikacji z chipem znajdującym się w dowodzie osobistym.
  

Większość współczesnych smartfonów (Android i iOS) obsługuje tę funkcję, jednak w starszych modelach może jej brakować.

3. Aktualna wersja aplikacji mObywatel z obsługą podpisu kwalifikowanego

Użytkownik musi mieć zainstalowaną najnowszą wersję mObywatel, która:

• wspiera komunikację z e-dowodem,
• umożliwia obsługę kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• obsługuje uwierzytelnienie biometryczne oraz PIN.

Aktualizacja aplikacji jest wymagana, aby uniknąć problemów z kompatybilnością certyfikatów.

4. Aktywna warstwa CAN i PIN do e-dowodu

Aby korzystać z warstwy elektronicznej, użytkownik musi znać:

• kod CAN — sześciocyfrowy numer umieszczony na dowodzie osobistym,
• PIN do e-dowodu — nadawany podczas odbioru dokumentu w urzędzie.

PIN jest niezbędny do potwierdzenia operacji podpisania dokumentu w aplikacji.

5. Profil zaufany lub możliwość potwierdzenia tożsamości

W celu aktywacji konta w mObywatel i przypisania certyfikatu kwalifikowanego użytkownik musi posiadać:

• aktywny Profil Zaufany (PZ), lub
• możliwość potwierdzenia tożsamości w inny sposób obsługiwany przez usługę.
  

Profil zaufany pozwala na weryfikację użytkownika w usługach państwowych i jest elementem procesu rejestracji.

6. Połączenie z internetem oraz odpowiedni poziom zabezpieczeń urządzenia

Składanie podpisu wymaga:

• stabilnego połączenia internetowego,
• włączonych zabezpieczeń systemowych (blokada ekranu, biometria, PIN),
• aktualnego systemu operacyjnego, który obsługuje mechanizmy kryptograficzne.

Jak wygląda proces podpisywania dokumentu?

Podpis kwalifikowany w mObywatel generowany jest w kilku etapach:

1. Dostarczenie dokumentu – użytkownik otrzymuje dokument do podpisania (np. od instytucji, firmy lub jako plik własny w formacie PDF). 
2. Weryfikacja treści – aplikacja umożliwia szczegółowe zapoznanie się z dokumentem oraz potwierdzenie zamiaru jego podpisania.
3. Uwierzytelnienie – aplikacja wymaga potwierdzenia tożsamości poprzez biometrię, kod PIN oraz potwierdzenie na e-dowodzie (NFC).
4. Generowanie podpisu – system łączy dane użytkownika, certyfikat kwalifikowany i treść dokumentu, tworząc podpis równy podpisowi własnoręcznemu.
5. Udostępnienie dokumentu – podpisany dokument może być pobrany, przesłany lub zintegrowany z obiegiem instytucji.

Proces ten spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa kryptograficznego i zapewnia integralność podpisanego pliku.

Gdzie można wykorzystać podpis kwalifikowany z mObywatel?

1. Administracja publiczna

Podpis kwalifikowany umożliwia składanie wniosków, deklaracji, oświadczeń oraz innych dokumentów w postępowaniach administracyjnych. Uznawany jest przez wszystkie instytucje publiczne, gdyż spełnia wymóg formy pisemnej wynikający z przepisów prawa.

2. Sektor prywatny

Podpis kwalifikowany znajduje coraz szersze zastosowanie w relacjach między przedsiębiorstwami a klientami, kontrahentami czy pracownikami. Firmy mogą wykorzystać go m.in. w procesach:

• zawierania umów cywilnoprawnych,
• potwierdzania zgód i oświadczeń,
• autoryzowania dokumentów wymagających wysokiego poziomu zaufania.
  

3. Dokumentacja pracownicza

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami kwalifikowany podpis elektroniczny może być stosowany przy podpisywaniu dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej, w przypadkach, w których Kodeks pracy dopuszcza formę elektroniczną jako równoważną formie pisemnej.

Czy umowę o pracę można podpisać podpisem z mObywatel?

Tak, ale tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym (QES).

Jeżeli użytkownik korzysta z kwalifikowanego podpisu dostępnego w mObywatel, podpisana umowa o pracę spełnia wymóg formy pisemnej i jest w pełni ważna prawnie.

Nie jest natomiast dopuszczalne podpisywanie umowy o pracę:

• podpisem zaufanym (profil zaufany), 
• „podpisem mObywatel” niebędącym podpisem kwalifikowanym.
  

W tych przypadkach wymóg formy pisemnej nie jest spełniony.

Oznacza to, że reforma z 2025 roku realnie otworzyła możliwość zdalnego podpisywania umów o pracę oraz innych dokumentów kadrowych, pod warunkiem, że obie strony korzystają z podpisu kwalifikowanego.

Znaczenie wprowadzenia 5 darmowych podpisów miesięcznie

Udostępnienie obywatelom limitu pięciu bezpłatnych podpisów kwalifikowanych miesięcznie stanowi przełom w obszarze cyfrowej identyfikacji. Po raz pierwszy pełnoprawny podpis kwalifikowany staje się:

• powszechny, 
• łatwo dostępny, 
• intuicyjny w obsłudze, 
• wolny od barier finansowych,
  

co prowadzi do realnego upowszechnienia elektronicznego podpisywania dokumentów w codziennych czynnościach obywateli i firm.

Podsumowanie

Wprowadzenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w aplikacji mObywatel, dostępnego w ramach pięciu darmowych podpisów miesięcznie, stanowi jedno z najważniejszych usprawnień w polskim systemie identyfikacji cyfrowej. Rozwiązanie to znacząco zwiększa dostępność usług elektronicznych, otwierając drogę do bezpiecznego i zgodnego z prawem podpisywania dokumentów w administracji, biznesie i relacjach pracowniczych.

Dzięki temu mObywatel staje się nie tylko narzędziem wspierającym komunikację z instytucjami publicznymi, ale również elementem kluczowej infrastruktury zaufania, umożliwiającym realizację procesów wymagających wysokiego poziomu identyfikacji i pewności prawnej — w pełni w środowisku cyfrowym.