Każda firma ma obowiązek składować pewne dokumenty przez okres czasu wyznaczony przez stosowne ustawy. Po upływie tego czasu dokumenty można przekazać do utylizacji, ale co zrobić z nim przez te kilka lat?
Im więcej dokumentów, tym więcej półek i regałów potrzebujemy. W końcu dochodzimy do momentu, w którym znaczna część przestrzeni biurowej jest zajmowana przez magazynowaną dokumentację, co generuje dodatkowe koszty. Dlatego zewnętrzna archiwizacja dokumentów staje się dla wielu firm alternatywą dla przechowywania akt we własnej siedzibie i pozwala uporządkować sposób ich magazynowania oraz udostępniania.
Jak to działa? Firmy zajmujące się składowaniem dokumentów dostarczają nam miejsce, a coraz częściej również narzędzia niezbędne do archiwizacji – od segregatorów, teczek i pudeł, po systemy elektroniczne, ułatwiające nam wyszukanie interesującego nas dokumentu. Niektóre z dokumentów (zgodnie z prawem) należy składować tylko przez pewien okres czasu, po którym mogą zostać zniszczone. Inne – takie jak dyplomy ukończenia studiów, świadectwa pracy – są dokumentami krążącymi, w przypadku odejścia pracownika z firmy należy mu je oddać. Osobnym działem są faktury kosztowe; możemy ich potrzebować np. przy procesie reklamacji czy gwarancyjnym.
Większość firm oferujących swoje usługi w zakresie składowania dokumentów daje możliwość wyciągnięcia dokumentów 7 dni w tygodniu. Dobrym rozwiązaniem dla małych firm, które pozwoli ograniczyć im koszty, są archiwa samodzielne – zewnętrzna firma udostępnia miejsce, natomiast dostarczenie dokumentów, sposób ich magazynowania oraz zarządzanie nimi odbywa się bezpośrednio przez przedstawicieli firmy.
Największe firmy minimalizują załogę poprzez mechanizacje procesu – każdy dokument ma swoje ID, najczęściej oznaczone jako sektor/nr regału/nr segregatora/nr teczki, dzięki czemu wyszukanie dokumentu jest szybkie. Minimalizuje to także ryzyko zaginięcia dokumentu.
Niektóre firmy wykonujące usługi związane z archiwizacją dokumentów, oferują nie tylko magazynowanie, ale także transport akt do archiwum, rejestracje dokumentów w komputerowych bazach danych, a także cykliczne przeprowadzają brakowanie akt, dla który minęły ustawowe terminy przechowywania. Niektóre zajmują się nawet porządkowaniem dokumentów i przypisywaniem ich do poszczególnych klas, czy segregacją dokumentów z wydzieleniem tych zbędnych. Skanują, wysyłają mailem, udostępniaj upoważnionym osobom – taka kompleksowa obsługa pozwala zaoszczędzić na czasie pracowników, chociaż oczywiście niesie za sobą koszty większe niż te w przypadku zwykłego magazynowania.
Jeżeli korzystasz z usług takiej firmy w wyznaczonym przez ciebie terminie dokumenty zostaną odebrane, uporządkowane, przypisane do klas, umieszczone w archiwum, zutylizowane kiedy przestana być potrzebne – krótko mówiąc nie musisz zajmować się nimi w ogóle.
Niektóre magazyny oferują skanowanie dokumentów i umieszczenie ich wszystkich w elektronicznym archiwum, dzięki czemu będziesz mieć do nich dostęp z dowolnego miejsca, i w dowolnym czasie. To w znaczny sposób przyspieszy pracę twojej firmy.
Ważne, żeby wybrana przez Ciebie firma przeprowadzała operacje niszczenia dokumentów w sposób profesjonalny. Każda firma ma wrażliwe akta, chodzi o to, żeby przy niszczeniu mieć pewność, że poufne informacje nie wyciekną na zewnątrz. Niszczenie niepotrzebnych dokumentów jest tak samo istotne jak ich przechowywanie.
